Tabla de Contenido
- 1. Certificado digital si desarrollaste tu propio sistema de facturación
- 2. Certificado digital si contratas un proveedor de facturación autorizado por la DIAN
- 1. Identidad electrónica
- 2. Contraseña de la identidad electrónica
- 3. Código electrónico
- 4. Vigencia
- 5. Es gratis
- 6. Exclusividad
- 7. Firma
- Operaciones en las que utilizas la firma electrónica:
El certificado electrónico te permite garantizar la autenticidad y legalidad de las facturas que emites, gracias a su importancia es uno de los requisitos de la facturación electrónica. Revisa la autenticidad de tu firma y recuerda que la firma electrónica que solías usar en la declaración de renta y en otras operaciones legales no es la misma que debes usar al momento de emitir una factura electrónica.
La DIAN ha generado algunos certificados gratuitos para la implementación de la factura electrónica y aunque no se puede vincular o integrar con otro proveedor autorizado para emitir facturas electrónicas, funciona para la solución gratuita que tiene la DIAN y que es de gran utilidad para las Mipyme y para los contribuyentes que han decidido optar por el nuevo Régimen Simple de Tributación: Simple.
En este artículo queremos contarte cómo puedes solicitar a la DIAN el certificado electrónico de forma gratuita y cuáles son las diferencias entre la firma electrónica, el certificado electrónico y la firma digital, pues a menudo se confunden.
¿Qué es el certificado digital?
Es un documento de naturaleza digital que contiene tus datos personales y que te identifica en Internet, por supuesto, este reconocimiento implica la aprobación de un mecanismo oficial, en el caso de Colombia es la DIAN y funciona para firmar las facturas electrónicas, por eso se confunde fácilmente con la firma electrónica.
Este tipo de certificados son los que está otorgando actualmente la DIAN de forma gratuita y, a pesar de que tienen en cuenta aplicaciones de diferentes contribuyentes, el sistema da prioridad a las solicitudes provenientes de las empresas que se acogieron al régimen SIMPLE de tributación y a las Mipyme.
1. Certificado digital si desarrollaste tu propio sistema de facturación
Si se te agota el tiempo para facturar electrónicamente y no has logrado el certificado digital mediante la DIAN, si fue rechazado o si desarrollaste tu propio sistema de facturación, deberás contratar algún proveedor autorizado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colomiba (ONAC). Puedes elegir entre:
2. Certificado digital si contratas un proveedor de facturación autorizado por la DIAN
Muchos proveedores autorizados por la DIAN para facturar electrónicamente te cobran por el certificado digital, por la puesta en marcha, la migración de tus datos, entre otras operaciones que realices con el sistema; sin embargo, los proveedores que te cobran de esta manera, solamente te brindan el servicio de facturación y, en muchos casos resultan tener precios elevados en comparación con los software administrativos y de gestión que te permiten organizar tu empresa a la vez que están autorizados para facturar electrónicamente.
El software de Loggro, por ejemplo, está autorizado por la DIAN para facturar electrónicamente bajo el nombre PSL, pero además te permite:
- Integrar la operación contable con tu facturación y con todos los movimientos financieros de tu empresa.
- Generar facturas y cotizaciones en la Nube y compatirlas por correo electrónicamente.
- Es el único software administrativo y contable que puede vincularse con la pasarela de pagos de Credibanco para generar transacciones online y tener un sistema POS íntegro.
- Llevar al día tu inventario sin necesidad de perder tiempo en conteos y reconteos.
- Generar la operación de nómina, desprendibles de pago, registro de novedades,
- Entre otras funcionalidades.
En este caso, Loggro se encarga de pagar por ti el certificado digital para que emitas tus facturas electrónicas con todos los requisitos de ley y sin cobrarte más te permite llevar en orden toda la operación de tu empresa.
¿Qué es el instrumento de firma electrónica?
El nombre legal es Instrumento de Firma Electrónica (IFE) y fue consagrado por la Resolución 070 de 2016 para reglamentar el uso de firma electrónica en los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. El IFE sustituyó el mecanismo de firma digital que se respaldaba con el certificado digital en los documentos y trámites realizados por personas naturales que actuaban a título propio o representando a otra persona. Este tipo de firmantes se conocen como suscriptores. Dentro de las características del Instrumento de firma electrónica están:
1. Identidad electrónica
Contiene información que está en tu RUT y permite identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor.
2. Contraseña de la identidad electrónica
Es igual a cualquier contraseña que utilices para autenticarte en algún servicio electrónico. Es alfanumérica y constituye la primera fase de autenticación como suscriptor usuario del IFE.
3. Código electrónico
Es una numeración aleatoria que envía la DIAN a tu correo electrónico para validar por segunda vez la autenticidad del suscriptor.
4. Vigencia
El tiempo establecido por la DIAN para que esté activo el Instrumento de Flirma Electrónica es de tres años a partir del momento en que termines de solicitar la emisión o de renovarla.
5. Es gratis
Sí, esta es una de las diferencias con el certificado digital. El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) es gratis.
6. Exclusividad
Solamente pueden usarla los suscriptores, es decir las personas naturales que firmen a nombre propio o que representen a otra persona natural o jurídica.
7. Firma
Se entiende firmado un documento electrónicamente a través de los servicios informáticos de la DIAN en el momento en que el sistema genera el acuse de recibo. Este acuse contiene la fecha y hora en que la firma quedó plasmada en el documento.
Operaciones en las que utilizas la firma electrónica:
Aunque son procesos diferentes, ambos reconocen la autenticidad de una persona natural o jurídica, por eso puedes utilizar tu firma electrónica en:
- Declaración de impuestos
- Facturación de IVA
- Actualizaciones del RUT
- Para solicitar rangos de facturación
Procedimiento para solicitar el certificado electrónico
Para solicitar tu certificado electrónico primero debes registrarte como facturador electrónico y luego debes seguir el paso a paso que encuentras en la guía de factura electrónica de la DIAN. El segundo paso es seleccionar la forma de operación en la que encontrarás la opción de solicitud del certificado.
Es el momento ideal para obtener tu certificado digital gratuito ya que aún no hay límites para las personas que estén interesadas en obtenerlo; sin embargo, recuerda que para la DIAN prevalecen los acogidos al SIMPLE y las Mipyme.
Si necesitas un Software contable en la nube que cuente con el módulo de Facturacion Electronica te invitamos a conocer Loggro, la solución más integral del mercado para administrar tu negocio en Internet de forma fácil y segura.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
