Firma electrónica de la DIAN: ¿se integra con otro proveedor autorizado?

Tiempo de lectura: 4 min

El certificado electrónico te permite garantizar la autenticidad y legalidad de las facturas que emites, gracias a su importancia es uno de los requisitos de la facturación electrónica. Revisa la autenticidad de tu firma y recuerda que la firma electrónica que solías usar en la declaración de renta y en otras operaciones legales no es la misma que debes usar al momento de emitir una factura electrónica.

La DIAN ha generado algunos certificados gratuitos para la implementación de la factura electrónica y aunque no se puede vincular o integrar con otro proveedor autorizado para emitir facturas electrónicas, funciona para la solución gratuita que tiene la DIAN y que es de gran utilidad para las Mipyme y para los contribuyentes que han decidido optar por el nuevo Régimen Simple de Tributación: Simple.

En este artículo queremos contarte cómo puedes solicitar a la DIAN el certificado electrónico de forma gratuita y cuáles son las diferencias entre la firma electrónica, el certificado electrónico y la firma digital, pues a menudo se confunden.

¿Qué es el certificado digital? 

Es un documento de naturaleza digital que contiene tus datos personales y que te identifica en Internet, por supuesto, este reconocimiento implica la aprobación de un mecanismo oficial, en el caso de Colombia es la DIAN y funciona para firmar las facturas electrónicas, por eso se confunde fácilmente con la firma electrónica.

Este tipo de certificados son los que está otorgando actualmente la DIAN de forma gratuita y, a pesar de que tienen en cuenta aplicaciones de diferentes contribuyentes, el sistema da prioridad a las solicitudes provenientes de las empresas que se acogieron al régimen SIMPLE de tributación y a las Mipyme. 

1. Certificado digital si desarrollaste tu propio sistema de facturación

Si se te agota el tiempo para facturar electrónicamente y no has logrado el certificado digital mediante la DIAN, si fue rechazado o si desarrollaste tu propio sistema de facturación, deberás contratar algún proveedor autorizado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colomiba (ONAC). Puedes elegir entre:

2. Certificado digital si contratas un proveedor de facturación autorizado por la DIAN

Muchos proveedores autorizados por la DIAN para facturar electrónicamente te cobran por el certificado digital, por la puesta en marcha, la migración de tus datos, entre otras operaciones que realices con el sistema; sin embargo, los proveedores que te cobran de esta manera, solamente te brindan el servicio de facturación y, en muchos casos resultan tener precios elevados en comparación con los software administrativos y de gestión que te permiten organizar tu empresa a la vez que están autorizados para facturar electrónicamente.

El software de Loggro, por ejemplo, está autorizado por la DIAN para facturar electrónicamente bajo el nombre PSL, pero además te permite:

  • Integrar la operación contable con tu facturación y con todos los movimientos financieros de tu empresa.
  • Generar facturas y cotizaciones en la Nube y compatirlas por correo electrónicamente.
  • Es el único software administrativo y contable que puede vincularse con la pasarela de pagos de Credibanco para generar transacciones online y tener un sistema POS íntegro.
  • Llevar al día tu inventario sin necesidad de perder tiempo en conteos y reconteos.
  • Generar la operación de nómina, desprendibles de pago, registro de novedades,
  • Entre otras funcionalidades.

En este caso, Loggro se encarga de pagar por ti el certificado digital para que emitas tus facturas electrónicas con todos los requisitos de ley y sin cobrarte más te permite llevar en orden toda la operación de tu empresa.

¿Qué es el instrumento de firma electrónica? 

El nombre legal es Instrumento de Firma Electrónica (IFE) y fue consagrado por la Resolución 070 de 2016 para reglamentar el uso de firma electrónica en los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. El IFE sustituyó el mecanismo de firma digital que se respaldaba con el certificado digital en los documentos y trámites realizados por personas naturales que actuaban a título propio o representando a otra persona. Este tipo de firmantes se conocen como suscriptores. Dentro de las características del Instrumento de firma electrónica están:  

1. Identidad electrónica 

Contiene información que está en tu RUT y permite identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor. 

2. Contraseña de la identidad electrónica 

Es igual a cualquier contraseña que utilices para autenticarte en algún servicio electrónico. Es alfanumérica y constituye la primera fase de autenticación como suscriptor usuario del IFE.

3. Código electrónico 

Es una numeración aleatoria que envía la DIAN a tu correo electrónico para validar por segunda vez la autenticidad del suscriptor.  

4. Vigencia 

El tiempo establecido por la DIAN para que esté activo el Instrumento de Flirma Electrónica es de tres años a partir del momento en que termines de solicitar la emisión o de renovarla. 

5. Es gratis 

Sí, esta es una de las diferencias con el certificado digital. El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) es gratis.  

6. Exclusividad 

Solamente pueden usarla los suscriptores, es decir las personas naturales que firmen a nombre propio o que representen a otra persona natural o jurídica.  

7. Firma 

Se entiende firmado un documento electrónicamente a través de los servicios informáticos de la DIAN en el momento en que el sistema genera el acuse de recibo. Este acuse contiene la fecha y hora en que la firma quedó plasmada en el documento. 

Operaciones en las que utilizas la firma electrónica:

Aunque son procesos diferentes, ambos reconocen la autenticidad de una persona natural o jurídica, por eso puedes utilizar tu firma electrónica en:

  • Declaración de impuestos
  • Facturación de IVA
  • Actualizaciones del RUT
  • Para solicitar rangos de facturación 

Procedimiento para solicitar el certificado electrónico 

Para solicitar tu certificado electrónico primero debes registrarte como facturador electrónico y luego debes seguir el paso a paso que encuentras en la guía de factura electrónica de la DIAN. El segundo paso es seleccionar la forma de operación en la que encontrarás la opción de solicitud del certificado.

Es el momento ideal para obtener tu certificado digital gratuito ya que aún no hay límites para las personas que estén interesadas en obtenerlo; sin embargo, recuerda que para la DIAN prevalecen los acogidos al SIMPLE y las Mipyme. 

Si necesitas un Software contable en la nube que cuente con el módulo de Facturacion Electronica te invitamos a conocer Loggro, la solución más integral del mercado para administrar tu negocio en Internet de forma fácil y segura. 


Continua leyendo...

Obtén hasta 45% dcto en Nómina Electrónica adquiriéndola en combo con cualquier plan ERP

Obtén hasta 45% dcto en Nómina Electrónica adquiriéndola en combo con cualquier plan ERP


Equipo Loggro

Equipo Loggro

¿Cuáles son las ventajas de llevar el inventario de tu negocio con un software de inventarios?

El control de inventarios suele ser un aspecto de la administración que muy pocas veces recibe la atención que se merece dentro de una Pyme.


Equipo Loggro

Equipo Loggro

¿Cómo tratar los inconvenientes tecnológicos de la nómina electrónica?

No esperes a tener problemas con la emisión de la nómina electrónica. Conoce aquí qué debes hacer para que preveas esta situación y cumplas con tus obligaciones legales.


Equipo Loggro

Equipo Loggro

¿Cuáles son las características de la nómina electrónica?

Son muchas las inquietudes que se han presentado en torno a la resolución 00013 expedida por la Dian el 11 de febrero del 2021, en la cual se reglamenta y oficializa la implementación de la nómina electrónica.


Equipo Loggro

Equipo Loggro

Contáctenos

Al enviar su información, autoriza a Soluciones Empresariales En La Nube S.A.S. (“SENSAS”), NIT 901.361.537, para que en calidad de responsable, recolecte y trate sus datos personales, de conformidad con el Régimen de Protección de Datos Personales de Colombia y en cumplimiento de nuestra Política de Privacidad y de Protección de Datos

Oficina Principal:

+(57 1) 794 17 44

E-mail:

info@loggro.com

Servicio al Cliente (Colombia):

soporte@loggro.com

WhatsApp (Colombia):

304 3854956

¡Mensaje Enviado!

Sobre Loggro

Loggro es un software fácil y poderoso, 100% en la nube, que ayuda a las PYMES a organizarse y crecer. Ha sido construido con dedicación y cariño por Sensas, una compañía con más de 30 años de experiencia en el desarrollo de aplicaciones de gestión empresarial.

Loggro cubre las áreas más críticas para las PYMEs colombianas, como: Ventas, Ventas POS, Facturación, Inventarios, Contabilidad (Software contable), Software de Nómina, Tesorería, Cuentas por Pagar y por Cobrar, Informes Financieros, logísticos y Facturación electrónica.

Contacto