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Si como persona natural tienes trabajadores domésticos, ya sea una empleada de servicios generales, un chofer, un jardinero u otro empleado al cual le pagas prestaciones sociales, puedes presentar los pagos que realizas a estas personas a través de nómina electrónica a la Dian; cumpliendo los plazos establecidos para su correcta transmisión.

Evaluemos el contexto legal

Cabe aclarar que desde que se dio a conocer por parte de la DIAN la implementación de la nómina electrónica mediante la resolución 0013 del 11 de febrero del 2021, surgió este interrogante y dejó en evidencia que ésta no solo aplica para las empresas sino que también incluye a personas naturales independientes, que tienen secretarias auxiliares, personal de servicios generales y otros, como sujetos que deben emitir nómina electrónica; siempre y cuando pretendan deducir costos o gastos en la declaración de renta.

Según el Artículo 4 de la Resolución 0013 “los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique”.

Ahora bien, el personal doméstico que se encuentre vinculado a través de contratos de prestación de servicio no debe transmitirse en la nómina electrónica, ya que no son empleados que no hacen parte de la nómina y, por tanto, no se deben reportar a la Dian.

De igual manera, es importante que tengas en cuenta que, si por la naturaleza de tu actividad requieres los servicios de un empleado doméstico y que su trabajo se traduzca en la consecución de tus ingresos, estos pagos de nómina sí se podrían tomar como descuento en tu declaración, en este sentido, deberías emitir Nómina para que cumplas los requisitos de acuerdo con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

Caso contrario sucede si el empleado doméstico realiza labores en tu domicilio, no se puede considerar como aporte laboral en la consecución de tus ingresos, por lo tanto, no sería necesario emitir el pago de la nómina electrónica.

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¿Cómo calcular y transmitir la Nómina electrónica de empleados domésticos?

De acuerdo con lo mencionado anteriormente, si tu caso corresponde a generar la nómina electrónica para empleados domésticos sobre la cual pretendas deducir impuestos sobre la renta; la nómina electrónica es una excelente opción para digitalizar la contabilización de estos pagos en las cuentas de tu empresa o negocio.

Para el cálculo y posterior transmisión de la Nómina electrónica de tus empleados domésticos debes tener en cuenta que lo debes hacer de la misma manera en la que se haría para cualquier empleado; según la DIAN, el documento de soporte de pago de nómina electrónica debe contener alguna información fundamental como:

  • Denominación del documento como “soporte de pago de nómina electrónica”.

  • Nombre completo o razón social y NIT o RUT.

  • Nombre completo y número de identificación del beneficiario del pago.

  • Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).

  • Número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado como empleador.

  • Valores de los conceptos que corresponden al valor devengado por el empleado en el periodo liquidado a transmitir

  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden a las deducciones propias de los pagos de nómina.

  • Valor neto correspondiente a la diferencia del total devengado de nómina menos el valor total de las deducciones.

  • Medio de pago usado.

  • Fecha y hora de generación.

  • Firma digital del empleador, de acuerdo con las normas vigentes y establecidas por la DIAN.

  • Razón social y número de identificación tributaria (NIT), del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software; si realizas la transmisión a través de un tercero.

Recuerda que la nómina electrónica empezó a ser obligatoria a partir del 1 de julio del 2021 y tiene un calendario de implementación para todas las empresas de acuerdo con el número de empleados; de acuerdo con la más resiente modificación, las empresas de 1 hasta 10 empleados tienen plazo hasta los primeros 10 días del mes de mayo, de acuerdo con la resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022.

Si aún no has comenzado con la generación de tu nómina, te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica habilitado por la DIAN.


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