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Colombia ha avanzado en la transformación digital, poniendo en marcha diferentes procesos como la habilitación de la Nómina Electrónica, haciendo más eficiente la transmisión y acceso a la información de las empresas y dando cumplimiento a las nuevas leyes implementadas por el gobierno nacional.

En qué consiste la nómina electrónica y cuáles son sus beneficios para los empresarios

La nómina electrónica comenzó a hacer obligatoria en todo el territorio nacional ​ y de acuerdo con información presentada por la DIAN “es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA – Cuando aplique – se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria. Está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de los mismos”.

Asimismo, este documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, uno por cada para cada uno de los empleados de los pagos realizados por parte del empleador.

A partir de la entrada en vigencia de la Resolución 00063 del 30 de julio de 2021, se definió el calendario de implementación para empleadores de acuerdo con el número de trabajadores que tengan a cargo dentro de su empresa o si es el caso como persona natural.

El gran avance que representa esta nueva implementación es que se trata de un documento 100 porciento digital, equivalente a la nómina clásica que se venía manejando hasta el momento; debe presentarse bajo un archivo electrónico que se puede enviar a los empleados por canales electrónicos. Para la DIAN, este proceso representa un comprobante beneficioso para las empresas ya que les permite registrar los pagos a sus empleados y presentarlos como un soporte de costos y deducciones a través de un archivo digital. 

Cuáles son sus beneficios para los empresarios

Los beneficios de la puesta en marcha de este proceso de nómina electrónica de manera digital, que incluye a toda empresa o persona natural que tenga empleados, son significativos, en especial:

  • Aspecto operativo con la optimización de procesos.
  • Ahorro de costos.
  • Garantía en la elaboración de liquidaciones exactas y oportunas de pagos y seguridad social,
  • cálculo de proyecciones de pagos rápidos y accesibles,
  • Actualización continua frente a los cambios que presente la Resolución.
  • Registro histórico de la información de los empleados.
  • Reducción de trámites.
  • Mejora en la administración tributaria.
  • Habilitación oportuna de la nómina en las fechas establecidas por la DIAN.
  • Acceso por parte de los organismos de control a la información de las empresas. 

Nómina electrónica y Transformación digital una fórmula ganadora para los empresarios

Aunque al principio estos cambios pueden ocasionar resistencia, digitalizar procesos como la nómina electrónica, generó un proceso de apertura de los empresarios a dar el primer paso tecnológico de cara a los procesos administrativos de sus empresas.

De acuerdo con cifras reportadas por la Dian, hasta mediados de noviembre de 2021 en Colombia hay cerca de 33.000 empresas habilitadas para hacer uso de la nómina electrónica en todo el territorio; de estas las empresas con la mayor participación en el total son las que tienen entre 11 y 100 empleados, pues más de 15.000 de este tamaño han sido identificadas y habilitadas para realizar este proceso. Le siguen cerca de 10.000 que tienen por encima de 100 empleados y continúan las que se encuentran en el rango de entre 101 y 250 que suman alrededor de 4500 y finalmente las que dentro por encima de 250 colaboradores en su nómina; siendo este el grupo más pequeño con 3557 empresas.

Siendo este el panorama en Colombia, la transformación digital ha cobrado especial relevancia demostrando que estas medidas han sido el paso para tener procesos administrativos más fáciles con herramientas que los automatizan logrando un impacto positivo a la operación de los negocios.

Las medidas que toman los gobiernos en materia tributaria se han convertido en los primeros pasos de la digitalización y han motivado a los empresarios a verlas como una inversión ganadora, donde ellos de manera intuitiva pueden hacer uso de las tecnologías y además dar cumplimiento a las exigencias de la DIAN; simplemente depende de la evolución tecnológica de cada empresa.

Asimismo, se ha establecido que el uso de software en la nube como herramienta tecnológica para habilitar la nómina electrónica, se ha convertido en una herramienta indispensable para garantizar el éxito del proceso, teniendo en cuenta que la resolución contempla transmitir gran variedad de campos informativos sobre los empleados, como: su ciudad de trabajo, el tipo de contrato, el tipo de cotizante, el tiempo laborado, entre otros; esto representa para las entidades gubernamentales una mejorara para la generación de informes estadísticos sobre el empleo formal en el país.

Queda demostrado que la transformación digital con la implementación de procesos como el registro y transmisión de la nómina electrónica permite acercar a los empresarios a herramientas y soluciones que potencian su trabajo y les permita ahorrar tiempo en sus gestiones administrativas; siendo un gran paso para que las empresas ingresen al mundo de la era digital y particularmente con estos procesos permiten tener una visión más detallada  del panorama y estado actual de la empresa; dando como resultado una mejor organización, mayor y mejor almacenamiento de la información contable que a su vez permite una toma de decisiones más acertada.


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