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En la era digital, el desprendible de nómina no solo refleja el compromiso de transparencia de una empresa hacia sus empleados, sino que también se convierte en un instrumento clave para el cumplimiento normativo. Con la implementación de la nómina electrónica en Colombia, la precisión en la información que se entrega a cada trabajador es fundamental. Este documento debe detallar exhaustivamente cada uno de los componentes del salario, desde el bruto hasta el neto, pasando por deducciones, retenciones e incapacidades, permitiendo así una clara visión del estado financiero del empleado dentro de la organización. Este artículo profundiza en los componentes imprescindibles que debe contener el desprendible de nómina electrónica, garantizando que tanto empleadores como empleados manejen una información clara y conforme a la legislación colombiana.
Desprendible de Nómina Electrónica: Claves para su Correcta Emisión
Por qué es importante llevar registro y hacer entrega de los desprendibles de nómina.
Lo que estipula la legislación colombiana es que “los empleadores deberán informar a los empleados sobre los aportes pagados a la protección social o garantizar que éstos puedan consultar que tales sumas hayan sido efectivamente abonadas.” De acuerdo con lo contemplado en el inciso primero del artículo 32 de la Ley 1393 de 2010. En este sentido, el desprendible de nómina cobra especial importancia para los empleados porque les permite conocer qué conceptos les han pagado, cómo se los han liquidado y qué valores le han descontado; sumado a esto, es un documento que algunas entidades de crédito pueden solicitar a los trabajadores para identificar los ingresos que efectivamente reciben.
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Información que debe incluir el desprendible de nómina
Aunque a partir de la implementación de la nómina electrónica en Colombia, bajo la Resolución 000013, del 11 de febrero de 2021 por la DIAN, “por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica”, los empresarios pueden optimizar este proceso administrativo al interior de sus empresas, la información que puede ver cada empleado en su desprendible de nómina sigue siendo la misma, procurando especificar claramente los siguientes ítems:
| Ítem | Descripción |
| Salario bruto | Es la cantidad de dinero reconocida por la prestación de servicios a una empresa o empleador. Corresponde al monto percibido por el empleado según las horas trabajadas durante el periodo a pagar. |
| Deducciones | Son los descuentos aplicados al salario bruto, usualmente destinados al pago de la seguridad social del trabajador. Se registran con el porcentaje legal vigente y el valor total deducido del salario del trabajador. |
| Retenciones | Estas deben ser autorizadas por el empleado. Pueden incluir pagos de créditos o préstamos que la empresa hace al empleado, arrendamientos de propiedades o equipos, entre otros. Algunas retenciones varían según el tipo de contrato. |
| Incapacidades | Se refiere a las incapacidades laborales reportadas durante el periodo en cuestión. Estas son pagadas directamente por el empleador, que luego recibe reembolso de la EPS. En el desprendible, se especifica que ciertos valores corresponden a incapacidades. |
| Salario neto a pagar | Es el monto que el empleado recibe después de todas las deducciones y retenciones. En algunos desprendibles, se pueden especificar los días trabajados y se adecúa a la periodicidad de pago de la empresa, ya sea quincenal o mensual. |
Información básica complementaria del desprendible de nómina
Adicionalmente, el desprendible de nómina deberá contemplar información básica que complementa los ítems anteriormente enumerados.
- Nombre legal de la empresa.
- Periodo de liquidación.
- Nombre del trabajador.
- Área o departamento al que pertenece el trabajador
- Entidad bancaria, tipo y número de cuenta a la cual se realizó el pago del salario.
- Tipo de jornada.
- Horas extra.
- Salario diario.
- Auxilios de transporte o alimentación, bonificaciones.
- Comisiones.
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Beneficios del desprendible de nómina para los trabajadores
Para el empleado, recibir el desprendible de nómina puede ser de gran utilidad ya que a través de este no solo podrá comprobar sus ingresos mensuales, también en algunos casos es un documento que solicitan las entidades financieras para el trámite de créditos.
Asimismo, si el trabajador necesita hacer alguna aclaración con respecto al salario neto, deducciones o retenciones realizadas por el empleador.
Cabe aclarar que las empresas podrán hacer la entrega del desprendible de nómina de manera física o en algunos casos como parte de los programas de reducción del uso de papel, se hace de manera digital, ya sea a través de correo electrónico, cualquiera de las dos formas tiene la misma validez.
En conclusión, la emisión y entrega del desprendible de nómina permite tanto al empleado como al empleador tener un registro detallado del salario, bonificaciones, deducciones o retenciones y la cantidad de dinero pagada por el trabajo realizado para la compañía durante determinado período de tiempo. Si deseas generar los documentos soporte de pago de la nómina, te invitamos para que conozcas nuestro software contable, adicionalmente, agilizarás este proceso y darás cumplimiento a la normatividad colombiana vigente.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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