Desprendible de nómina, ¿Qué información debe incluir este documento?

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El desprendible de nómina es un documento que indica el pago realizado a los empleados ya sea quincenal o mensualmente. De esta forma los trabajadores pueden conocer detalladamente las deducciones y el pago neto de su salario.

Por qué es importante llevar registro y hacer entrega de los desprendibles de nómina.

Lo que estipula la legislación colombiana es que “los empleadores deberán informar a los empleados sobre los aportes pagados a la protección social o garantizar que éstos puedan consultar que tales sumas hayan sido efectivamente abonadas.” De acuerdo con lo contemplado en el inciso primero del artículo 32 de la Ley 1393 de 2010. En este sentido, el desprendible de nómina cobra especial importancia para los empleados porque les permite conocer qué conceptos les han pagado, cómo se los han liquidado y qué valores le han descontado; sumado a esto, es un documento que algunas entidades de crédito pueden solicitar a los trabajadores para identificar los ingresos que efectivamente reciben.

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Información que debe incluir el desprendible de nómina

Aunque a partir de la implementación de la nómina electrónica en Colombia, bajo la Resolución 000013, del 11 de febrero de 2021 por la DIAN, “por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica”, los empresarios pueden optimizar este proceso administrativo al interior de sus empresas, la información que puede ver cada empleado en su desprendible de nómina sigue siendo la misma, procurando especificar claramente los siguientes ítems:

  • Salario bruto: El salario devengado es la cantidad de dinero que ha sido reconocida por la prestación de servicios a una empresa o empleador y que percibe el empleado de acuerdo con las horas laboradas durante el periodo a pagar.
  • Deducciones: son todos esos descuentos que se realizan al salario bruto y que generalmente se destina al pago de seguridad social del trabajador. Generalmente se registran con el porcentaje legal vigente y valor total que se deduce al salario del trabajador.
  • Retenciones: Las retenciones, deberán ser previamente autorizadas por el trabajador y pueden corresponder a pagos de créditos o préstamos que realice la empresa al empleado, pago de arrendamiento de predios o equipos. También aplican algunas retenciones de acuerdo con el tipo de contrato.
  • Incapacidades: Las incapacidades laborales que se reporten en el periodo a registrar en el desprendible de nómina deberán ser pagadas directamente por el empleador, quien a su vez recibe el pago por parte de la EPS. Aunque el trabajador sigue percibiendo su salario normal, en el desprendible de nómina debe especificarse que tal valor corresponde al pago de los días por incapacidad.

Salario neto a pagar: Es el salario que finalmente percibe el empleado luego de realizar las deducciones y/o retenciones anteriormente mencionadas. En algunos casos se especifican los días laborados de acuerdo con la periodicidad de pago establecida por la empresa, ya sea quincenal o mensual.

Información básica complementaria

Adicionalmente, el desprendible de nómina deberá contemplar información básica que complementa los ítems anteriormente enumerados.

  • Nombre legal de la empresa.
  • Periodo de liquidación.
  • Nombre del trabajador.
  • Área o departamento al que pertenece el trabajador
  • Entidad bancaria, tipo y número de cuenta a la cual se realizó el pago del salario.
  • Tipo de jornada.
  • Horas extra.
  • Salario diario.
  • Auxilios de transporte o alimentación, bonificaciones.
  • Comisiones.

Beneficios del desprendible de nómina para los trabajadores

Para el empleado, recibir el desprendible de nómina puede ser de gran utilidad ya que a través de este no solo podrá comprobar sus ingresos mensuales, también en algunos casos es un documento que solicitan las entidades financieras para el trámite de créditos.

Asimismo, si el trabajador necesita hacer alguna aclaración con respecto al salario neto, deducciones o retenciones realizadas por el empleador.

Cabe aclarar que las empresas podrán hacer la entrega del desprendible de nómina de manera física o en algunos casos como parte de los programas de reducción del uso de papel, se  hace de manera digital, ya sea a través de correo electrónico, cualquiera de las dos formas tiene la misma validez.

En conclusión, la emisión y entrega del desprendible de nómina permite tanto al empleado como al empleador tener un registro detallado del salario, bonificaciones, deducciones o retenciones y la cantidad de dinero pagada por el trabajo realizado para la compañía durante determinado período de tiempo. Si deseas generar los documentos soporte de pago de la nómina, te invitamos para que conozcas nuestro software contable, adicionalmente, agilizarás este proceso y darás cumplimiento a la normatividad colombiana vigente.


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