¿Cada cuánto se emite el documento soporte de nómina electrónica?

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La generación y transmisión de los documentos soporte de pago de nómina es un tema que aún genera confusiones entre los obligados a generarlo.

Por esta razón en este artículo te contamos por qué la nómina electrónica debe enviarse de forma mensual y cuáles son los principales lineamientos que debes seguir al realizarlos.

¿Cada cuánto se emite el documento soporte de nómina electrónica?

El documento soporte de nómina electrónica se debe generar de forma mensual sin importar que el obligado a emitirla realice sus pagos en periodos quincenales o catorcenales.

Es decir que no es posible que acumules por más de un mes cualquier tipo de información de los valores devengados, deducidos, del valor total diferencial o cualquier otro concepto relacionado con la nómina electrónica de tus empleados o de los pensionados que tengas a cargo.

¿Qué es el documento soporte de pago de la nómina electrónica?

El documento soporte de pago de la nómina electrónica se caracteriza por incluir los datos de la nómina para cada empleado de tu empresa, además cumple con los distintos requisitos de la nómina electrónica que exige la DIAN, es decir que utilizándolo, tu nómina no va a presentar ningún error y va a ser más fácil llevar el control de lo que pagas, además cuenta con distintos sistemas como es el archivo XML, la firma digital y el código CUNE que harán tus documentos más seguros.

¿Por qué es importante el documento soporte de pago?

El documento soporte de pago de la nómina electrónica es de mucha utilidad para soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando sea necesario que se deriven de los pagos o abonos que realices a tus empleados o pensionados a cargo en sus respectivas cuentas bancarias.

¿Qué debo hacer si mis documentos de nómina tienen errores?

Si tus documentos soporte de pago de nómina tienen errores, debes corregirlos utilizando las notas de ajuste; este es el único mecanismo que ha dispuesto la DIAN para corregir la nómina electrónica. Ten presente que estas notas también cumplen con todos los requisitos del anexo técnico de la Resolución 000013 de 2021 y por esta razón debes utilizarlas.

¿Quiénes deben emitir la nómina electrónica?

Los obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica y las notas de ajuste son los contribuyentes que responden por el impuesto sobre la renta y complementarios, que hagan pagos o abonos en las cuentas de sus empleados o pensionados que tengan a cargo, que necesiten soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique.

¿Cómo es la generación y transmisión del documento soporte de pago?

Antes de generar y transmitir tu nómina electrónica, debes habilitarte en el servicio informático de nómina electrónica de la DIAN; luego debes contratar los servicios de un proveedor autorizado por la DIAN que cuente con un software de nómina electrónica adecuado para tu empresa y que cumpla todos los lineamientos de generación de los documentos soporte de pago de la nómina electrónica y sus notas de ajuste.

Ten presente que debes generar los documentos  de forma independiente por cada uno de los empleados a los que les pagues, tal cual como lo indican los Artículos 5 y 17 de la Resolución en mención. 

Transmisión del documento soporte de pago

La transmisión del documento soporte de pago es un procedimiento que debes realizar una vez cumplas con todos los requisitos y estés seguro de que tu nómina no tiene errores, si es así no tendrás problemas cuando la DIAN valide tus soportes.

¿Cómo es la transmisión de las notas de ajuste?

Para la transmisión de las notas de ajuste, debes validar que la información cumple con todos los requisitos y también debes transmitirla bajo el título de nota de ajuste para el documento soporte de pago de la nómina electrónica.

¿Qué incluye el documento soporte de pago de la nómina electrónica?

El contenido de los documentos soporte de pago de la nómina electrónica se reglamenta con el Artículo 5 de la Resolución 000013, esta información es la siguiente.

• Debe estar denominado documento soporte de pago de la nómina electrónica.
• Debe incluir los apellidos y nombre o la razón social junto con el NIT del obligado a generar y transmitir la nómina electrónica.
• Incluir la información personal del beneficiario del pago.
• Debe tener el respectivo código CUNE por cada uno de los documentos.
• Incluir la numeración consecutiva para los documentos que se le asigne al obligado.
• El contenido y los valores de los conceptos devengados en la nómina se deben presentar según lo establece el anexo técnico para la nómina electrónica de la Resolución 000013.
• Incluir los valores de los conceptos asociados a las deducciones.
• Incluir el valor total diferencial que corresponde a la diferencia entre el valor total devengado en la nómina menos el valor que se deduce.
• Debes informar el medio de pago que utilizas para pagarle al beneficiario.
• La fecha y la hora en que generas los documentos.
• La firma digital del obligado a generar la nómina electrónica.
• Incluir el NIT de tu proveedor y la identificación de su software.

¿Qué pasa si no genero mi nómina electrónica en el tiempo establecido?

Las que mencionaremos a continuación son las sanciones que establece la DIAN para los contribuyentes que no cumplan con la nómina electrónica.

• Podrás tener una multa del 5% de la suma de tu nómina si no suministras la información.
• Si la información que transmites está errada y no la corriges dentro de los plazos tu multa podrá ser del 4% de la suma total de tu nómina.
• Puedes ser sancionado con el 3% de la suma total de tu nómina si presentas información fuera del tiempo establecido.

Si no es posible saber la base para tasar la nómina o esta no se cuantifica, tu multa será del 0.5% de tus ingresos netos. Si no cuentas con ingresos la multa será del 0.5% del tu patrimonio bruto, que corresponde al año inmediatamente anterior o tu última declaración de renta o de ingresos y patrimonio.

Como puedes ver, la nómina electrónica se debe transmitir de forma mensual y si aún no has comenzado con la generación de tu nómina, te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica habilitado por la DIAN.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

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