La nómina electrónica es un nuevo requisito que se agrega a las empresas colombianas, por esta razón el soporte de pago para la nómina electrónica se va a incorporar al sistema de facturación electrónica según lo indicó la nueva Resolución 000013 que emitió la DIAN el 11 de febrero de 2021.
En este artículo te resumimos todo lo que debes saber acerca de la nueva obligación de las empresas para emitir su nómina electrónica.
¿Por qué llegó la nómina electrónica a Colombia?
Luego de que se masifique la herramienta de nómina electrónica, la DIAN espera que esta nueva Resolución sea el paso que las empresas colombianas tienen que dar para fortalecer el sistema de nómina electrónica en Colombia; esto permitirá una transformación más profunda del control tributario de las organizaciones.
Bajo este nuevo concepto, la DIAN necesitó que se estableciera el contenido de los documentos de soporte de pago de nómina, al igual que los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación; en resumen es un proceso similar al que se llevó a cabo con la facturación electrónica. Todo lo anterior fue necesario, debido a que el soporte de pago de nómina es considerado como un documento de gran importancia para evidenciar costos, deducciones o impuestos descontables como consecuencia de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria.
¿Qué es al soporte para el pago de la nómina electrónica?
El soporte para el pago de la nómina es un documento de tipo electrónico que se encarga de contribuir al soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, a esto se suma que también funciona como un impuesto descontable del IVA. Otro aspecto importante es que se deriva de los pago o abonos que una empresa realiza a distintas cuentas que están relacionadas con la nómina de una empresa y que se deben realizar porque existe una relación laboral o reglamentaria, y por supuesto que se compone por el valor devengado de la nómina, el valor deducido y el valor total que arroje por la diferencia entre estos.
Contenido del documento soporte para el pago de nómina electrónica
Los siguientes son los aspectos principales, del contenido, que debe incluir el soporte para el pago de la nómina electrónica en Colombia, de acuerdo con la Resolución emitida el pasado 11 de febrero de 2021.
Aspectos reglamentarios
Debe incluir toda la información sobre el contenido del documento soporte para el pago de la nómina electrónica, sus términos y condiciones, sus mecanismos técnicos y tecnológicos.
Configuración
Debe estar configurado como un documento para soportar costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de una relación reglamentaria entre una organización y una persona.
Debe incluir su respectivo código CUNE
Para el caso del documento para soportar la nómina electrónica este debe incluir el código CUNE (Código Único de Documento soporte de pago de Nómina Electrónica) que es muy parecido al código CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) y que se utiliza en el sistema de facturación electrónica actual.
Instrumento electrónico obligatorio
Por otro lado, debe contar con el instrumento electrónico obligatorio, llamado (Contenedor Electrónico), este se utiliza para incluir la información de cada uno de los documentos soporte para el pago de la nómina electrónica y sus notas de ajuste, el cual debe ser emitido por cada uno de los beneficiarios del pago a cargo de quien debe realizar la generación y transmisión del documento en mención.
Periodicidad del documento de nómina electrónica
También debe contar con la periodicidad del documento de nómina electrónica, que genera mensualmente un acumulado de información que se encuentra relacionada con los conceptos de valores devengados, valores deducidos y el valor total que la nómina tenga; además, debe diferenciar los pagos o abonos a cuentas derivadas de una relación laboral o legal y reglamentaria, o los que se realizan por pensiones.
Obligados a implementar el pago de la nómina electrónica
Según los lineamientos del nuevo proyecto de Resolución emitido por la DIAN, los obligados a emitir el documento de nómina electrónica son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos a cuentas que están vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y también para aquellos que posean pagos a pensionados que necesiten el soporte para costos y deducciones sobre el Impuesto de la Renta y complementarios.
¿Cuándo entra en vigor la Nómina Electrónica en Colombia?
Junto con la publicación de la Resolución 000013, la DIAN estableció un calendario con fechas tentativas, que mientras se tramita el proyecto de Resolución, pueden variar al igual que los lineamientos para que las empresas utilicen el sistema de nómina electrónica en Colombia. Según la DIAN, este nuevo sistema va a estar habilitado desde el 31 de marzo de 2021; la operación de transmisión de este documento inicia con las empresas que cuentan con más de 251 empleados y tiene una fecha límite del 4 de abril, luego continúa con las compañías que cuentan con menos número de colaboradores y la operación de transmisión se cierra el 31 de julio de 2021.
Conoce aquí el calendario de implementación de la nómina electrónica.
Inicio para nuevos contribuyentes
Por otro lado, los contribuyentes que estén obligados a implementar y expedir el documento de nómina electrónica contarán con un plazo de dos meses que se contarán a partir de la realización de los pagos que se encuentren derivados por una relación laboral.
¿Qué beneficio trae la nómina electrónica para las empresas colombianas?
La implementación de estas nuevas herramientas le brinda al país un mayor avance en temas de globalización, control y fiscalización que desde hace varios años ya se encuentran implementados en muchos países de Latinoamérica. Pero aún con esta implementación de la nómina electrónica en Colombia se debe seguir trabajando para implementar todos estos esquemas con el fin de estar a la par de países de la región como Brasil, México, Chile, etc. Estos son los principales aspectos que debes tener en cuenta para la implementación de la nómina electrónica en Colombia, alista tu empresa para este nuevo requisito familiarizándote con los nuevos términos y lineamientos. Ten presente que en Loggro tenemos nuestro software de nómina electrónica que puedes usar cuando decidas empezar a cumplir con tu obligación de nómina electrónica.
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Equipo Editorial Loggro
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