Qué es la habilitación para el pago de la nómina electrónica

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Por medio de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 la DIAN implementó en Colombia el nuevo sistema de nómina electrónica.

Según la DIAN, esta es una nueva función que va a estar dentro del sistema de facturación electrónica y su obligatoriedad es progresiva teniendo en cuenta el calendario de implementación que cuenta con distintos grupos de obligados y plazos de obligatoriedad. En este artículo te contamos cómo es la habilitación de esta nueva función para las empresas que deben hacerlo.

¿Por qué se realiza el proceso de habilitación de la nómina electrónica?

El proceso de habilitación de la nómina electrónica se lleva a cabo dentro de un espacio que se encuentra en del sistema de facturación electrónica; en este caso los emisores del documento soporte de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento deben desarrollar un conjunto de actividades para comprobar que cumplen con los requisitos exigidos por la DIAN.

¿En qué consiste la habilitación de la nómina electrónica?

La habilitación de la nómina electrónica consiste en probar y demostrar que los componentes que hacen parte del software de nómina electrónica que elegiste para emitir el documento soporte de nómina electrónica y sus notas de ajuste funcionan correctamente. Este proceso debes realizarlo por medio de una evaluación de la DIAN. Luego de que el software supera las pruebas de cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión y validación, eres habilitado para  emitir tu nómina electrónica.

¿En dónde puedo realizar la habilitación para nómina electrónica?

Es un procedimiento que se realiza en el Servicio Informático Electrónico del Sistema de Facturación, dentro de este se encuentra la función del documento soporte de pago de nómina electrónica de la DIAN.

El proceso de habilitación debe ser realizado con una fecha previa a la fecha máxima en la que se debe iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste cuando haya lugar.

¿Cómo se realiza el proceso de habilitación de la nómina electrónica?

El Artículo 9 de la Resolución 000013 de 2021 indica el procedimiento que se debe realizar para cumplir con el proceso de habilitación de la nómina electrónica; en este se destaca que es importante que se cumplan con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos.

Ingresa al Servicio Informático de Validación Previa

Lo primero que se debe hacer es ingresar al Servicio Informático de Validación Previa de la Factura Electrónica de venta, allí encuentras otros documentos electrónicos y seleccionas la función del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Selecciona el software con el que vas a realizar tu nómina electrónica

Luego debes señalar en el sistema de facturación, en dónde vas a encontrar la función de documento soporte de pago de nómina electrónica, el o los medios de operación con los que vas a cumplir con la obligación de generar, transmitir y validar el documento soporte de pago de nómina electrónica; además debes informar si el software que seleccionaste para realizar tu nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o a un desarrollo informático que adquiriste con un proveedor de soluciones tecnológicas.

Registrar la información del software que elegiste para realizar tu nómina electrónica

A continuación debes registrar en el Sistema de Facturación Electrónica toda la información del software que elegiste en la sección anterior. En la sección de facturación electrónica encuentras la habilitación para generar tu nómina electrónica. Para esto debes cumplir con el siguiente procedimiento:

  • Indicar el nombre y apellido o la razón social y el NIT (Número de Identificación Tributaria) del fabricante del software junto con el nombre y código de identificación.
  • Iniciar las pruebas con las que vas a demostrar que el software que elegiste para la generación del documentos soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste cumple con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades que indica el anexo técnico del documento soporte de la nómina electrónica.     
  • Luego debes confirmar el resultado de las pruebas que resaltamos anteriormente; si son aprobadas de forma satisfactoria, el sistema de facturación actualizará tu estado de “Solicitado” a “Habilitado”; si tus pruebas no cumplan con lo que exige el sistema deberás hacer los ajustes pertinentes hasta que obtengas el estado de “Habilitado”.
  • Finalmente, cuando cuentes con el estado de “Habilitado” automáticamente el sistema migrará al estado de producción en operación.

Cabe destacar que los software que mencionamos anteriormente deben incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la generación y transmisión del documento soporte de la nómina electrónica y sus notas de ajuste, cumpliendo con todas las condiciones términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación conforme lo indica el anexo técnico.

Fecha de inicio para la habilitación en el servicio informático electrónico nómina electrónica

Las siguientes son las fechas tanto de la habilitación como del inicio de la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica

Calendario de implementación para los obligados de acuerdo con el número de empleados

Calendario permanente de implementación

Calendario de implementación para los no obligados a emitir facturas electrónicas de venta

Estos son los principales aspectos que debes conocer acerca del proceso de validación como obligado a emitir la nómina electrónica. Recuerda que debes tener presente la fecha en que debes hacer tu habilitación y elegir el software que más se ajuste a las necesidades de tu empresa y que cumpla con todos los lineamientos que exige la DIAN.

Te invitamos a que conozcas el software de nómina electrónica de Loggro con el que cumples con este requisito de Ley mientras simplificas los procesos de tu empresa y generas otros procesos, como la facturación electrónica.


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