¿Tu negocio cuenta con planes claramente definidos para llevar a cabo sus operaciones o por el contrario trabaja de manera empírica y reactiva? ¿Eres capaz de solucionar problemas en cuanto se presentan o tardas en resolverlos? ¿Realizas inversiones basándote en análisis y planificación o lo haces de forma imprevista e impulsiva? Tus respuestas te indicarán si te urge conocer qué significa el control interno de una empresa y es justamente lo que trataremos en este artículo.
El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado por décadas como la herramienta más importante para el logro de los objetivos de una organización, la utilización eficiente de los recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores violación a principios y normas contables, fiscales y tributarias. Los negocios que cuentan con una serie de controles bien estructurados con políticas, normas y procedimientos, evitan riesgos.
¿Qué es el control interno?
El control interno de una empresa se define como aquellas actividades y conjunto de métodos que se integran a las operaciones normales de la organización con el objetivo de:
- Proteger activos y salvaguardar recursos
- Minimizar errores
- Garantizar una operación adecuada y eficiente
- Cumplir los objetivos y metas
- Verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa
- Incentivar la rentabilidad
Hay que asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
¿Cuáles son esas actividades?
Antes que nada, es importante decir que la estructura y actividades de control interno de una empresa es única para ella, no se pueden usar los mismos para todas ya que los controles internos deben ser efectivos y eficientes para cada organización en particular. Por ejemplo, la estructura de control interno de una empresa grande no será necesariamente adecuada para una pequeña empresa operada por sus propietarios. Así es como al diseñar las actividades de tu negocio, es importante que analices que estas aborden los riesgos para la organización sin sobrecargarla con costos y esfuerzos innecesarios.
Pasos para realizar un control interno exitoso
1. Asegúrate de que las funciones estén separadas
La segregación de funciones es clave y tal vez uno de los pasos más difíciles de lograr. En el nivel más básico, significa que ningún individuo debe tener control sobre dos o más fases de una transacción u operación. Este paso es usado para garantizar que los empleados eviten o detecten oportunamente errores o irregularidades en el curso normal de negocio, el objetivo es detectar fallas y resolverlas de forma oportuna además de evitar fraudes y errores.
2. Crear una cultura del control mediante la comunicación, la motivación y la capacitación
Antes de comenzar con la implementación del sistema de control interno, es importante preparar el terreno. Esta preparación consiste en comunicar y sensibilizar a las personas qué se quiere hacer y saber transmitir la importancia del control y sus beneficios para la organización e incluso para cada persona individualmente. Una posible forma de inculcar estos conceptos es mediante una capacitación a nivel de área o departamento. En dicha capacitación se dará a conocer la hoja de ruta para el desarrollo de las restantes fases.
3. Consigue la información
Una vez has introducido la cultura del control entre los miembros de tu organización, se deben recolectar datos. En esta fase se recomienda incluir activamente todo el personal preferiblemente coordinado por un responsable designado, ya sea externo o interno, que pertenezca a un área estratégica de tu empresa.
Existen diferentes métodos recoger información:
- Mediante una entrevista o documento, cada empleado hace una descripción de las labores, tareas, procesos que lleva a cabo, independientemente de si estos están establecidos formalmente.
- Otro método podría ser la confección de cuestionarios o listas de chequeo previos por parte del responsable del levantamiento de la información, al cual se le presume un conocimiento previo en sistemas de control interno. Estos checklist contienen cuestiones orientadas a conocer la dinámica interna de cada área de la organización.
- Una forma también usada es la de la observación, también se puede extraer información útil para complementar aspectos que deban ser documentados.
Se suelen usar flujogramas para completar la información recabada con los métodos anteriores. Se plantean de forma visual los pasos que se siguen para realizar una operación determinada.
4. Revisa los procedimientos y haz un diagnóstico
Bajo la normativa legal, la óptica de calidad total, los parámetros de reingeniería y directrices administrativas, se hace una revisión exhaustiva de los procedimientos con el fin de hacerlos más eficientes. Se suprimen pasos no necesarios, se centralizan procesos repetidos y se abren vías de comunicación.
5.Corrige los errores que puedas de inmediato
Los empleados a veces malinterpretan las instrucciones o simplemente cometen errores, es por eso por lo que es importante que una vez detectes errores en cualquier etapa de un proceso les des una acción correctiva inmediata y ser reportado al nivel apropiado de gerencia.
6. Identifica los riesgos de tu negocio
Para gestionar adecuadamente los riesgos, primero debe identificarlos. Ahora que ya conoces tus procedimientos, identifica los riesgos que ves en ellos, debes analizarlos por su posible efecto. El análisis de riesgo generalmente incluye estimar la importancia del riesgo, evaluar la probabilidad de que ocurra y decidir cómo gestionar el riesgo y qué acciones deben tomarse.
7. Desarrolla políticas y procedimientos por escrito
Un paso muy importante para la organización es desarrollar un manual de procedimientos completo para sus procesos internos de negocios y financieros, de esta forma será fácil para tus colaboradores conocerlos pasos a seguir, las expectativas y el camino a recorrer para cada objetivo. Después de escribirlos se debe hacer otro nivel de revisión y aprobación realizada por un individuo independiente del proceso. El revisor debe tener la experiencia y conocimiento para poder identificar errores y omisiones.
8. Implementar, hacer seguimiento y ajustar
En este punto, el sistema de control interno ya está diseñado. Los responsables se deben hacer cargo de implementarlo en cada una de las áreas y garantizar su cumplimiento. El responsable en cuestión deberá hacer un seguimiento continuo junto con el apoyo de la auditoría interna. También es la ocasión tomar acciones correctivas finales.
9. Autoevaluación de tu control interno
Realizar una autoevaluación de tu control interno puede ayudar a que identifiques posibles deficiencias antes de que surjan problemas y así podrás implementar controles más efectivos. Esta autoevaluación a menudo se puede realizar realizando un “Recorrido”, que es simplemente el acto de rastrear una transacción a través de los registros y procedimientos de la empresa.
Eso es todo, si llegaste a este punto no olvides el propósito, el control interno permite que la organización sea eficiente y garantiza que los recursos de una empresa se utilicen para los fines planeados, de esta manera, se reduce su uso inadecuado, disminuye la ocurrencia de errores y fraude en la información financiera y generarán un impacto positivo en su negocio.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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