Hoy en día poder manejar el inventario de un negocio en tiempo real representa una gran ventaja competitiva. Después de todo, una de las grandes inversiones que tiene un negocio es el capital requerido para fondear los bienes que comercializa. Consecuentemente, un inventario bien manejado rota rápidamente y genera rentabilidad. Por el contrario, un inventario que no rota es un costo hundido, que genera iliquidez y pérdida de valor.
Con sistemas modernos, cada compra que se genera disminuye inmediatamente el inventario; y, al contrario, cada compra realizada lo incrementa. En caso de tener una factura en proceso, el software reserva el ítem hasta que finalice la venta.
Con esta información se puede mejorar la rentabilidad de los productos que se compran y se venden porque se conocen los márgenes de ganancia por ítem o categoría de ítems en el inventario. Además, se pueden establecer controles de mínimos, máximos y puntos de reorden para evitar “sobre-stock” o quedarse sin los productos más vendidos.
Por tanto, un software de inventarios constituye una herramienta de gran utilidad para hacer seguimiento al negocio y poder tomar las decisiones pertinentes para optimizar su desempeño. A diferencia del software tradicional que se encuentra instalado “en sitio”, los software de inventarios modernos operan desde la nube, permitiendo llevar un control en tiempo real de todas las existencias en inventario de manera independiente o consolidada para toda la organización, sin importar el número de establecimientos que tenga o dónde se encuentran ubicadas las bodegas de productos.
Además los diferentes locales pueden compartir mercancía cuando exista un producto agotado, ya que se pueden conocer las existencias en múltiples bodegas de la organización, ayudando a disminuir ventas perdidas.
El software de inventarios en la nube permite además a los gerentes tener una perspectiva holística de lo que sucede con las existencias de productos; y, por otro lado, contribuye a evitar pérdidas por robo, que tanto daño y costo generan a las PyMEs. Todo ingreso o salida queda registrado en el sistema y se puede consultar quién alimentó el inventario o lo consumió para una venta y a qué hora fue hecha la transacción.
Principales funciones a tener en cuenta a la hora de implementar un software de inventarios. En un software moderno, robusto:
- Se puede utilizar para manejar inventarios mixtos, que incluyan tanto productos como servicios. El sistema puede almacenar la cantidad de ítems que cada tipo de negocio requiere.
- Permite promediar los costos de los ítems en tiempo real, cada vez que se hace una compra. Además se puede operar con costos promedio a nivel de establecimiento o compañía, sin importar su ubicación geográfica.
- El inventario se puede manejar a través de atributos como talla, color, tipo, peso, fecha, etc.
- Permite manejar códigos de barra (EAN 13) y pistola de lectura láser para “escanear” los ítems al momento de la venta.
Una de las funcionalidades más importantes del software de inventarios es que se pueden generar múltiples reportes logísticos relacionados con variables como entradas y movimientos en el inventario, saldos de inventario valorizado, rentabilidad por producto y traslados recientes en el inventario.
El control de ítems se puede hacer a través de herramientas como el Kárdex, el inventario valorizado y los saldos al día por bodega y localización. El reporte Kárdex refleja las entradas y salidas de cada uno de los ítems para un período determinado que se quiera consultar, así como los cambios en su base de costo.
Con el reporte de inventario valorizado se puede conocer el capital que se tiene asociado en cada referencia. Esto permite tomar decisiones relacionadas con promociones para liquidar inventario o incrementar los precios si una referencia se agota por exceso de demanda.
El reporte de saldos al día por bodega permite consultar rápidamente las cantidades de ítems disponibles o comprometidos en cada bodega o local que se encuentre parametrizado en el software.
También es posible utilizar los exploradores de criterios múltiples para consultar ciertas operaciones logísticas y de abastecimiento, buscando fácilmente entre los miles de movimientos que un negocio tenga semana a semana y encontrar con prontitud la información requerida.
¿Cómo funciona el software de inventarios en las empresas de servicios?
En este caso, el software de inventarios permite organizar la oferta de valor mediante la generación de catálogos de servicios, con la cantidad de categorías y subcategorías que se desee. También se puede establecer si cada servicio tiene un precio estándar o si será asignado cada vez que se facture.
Estas categorías permiten hacer análisis por segmentos, lo que resulta muy útil para la gestión del negocio porque se puede ver claramente qué se vende más o la rentabilidad de cada segmento.
En resumidas cuentas, con un software de inventarios en la nube podremos gozar de un panorama más controlado de nuestro negocio, ya que estaremos siempre informados de la disponibilidad de nuestros ítems, así como la rentabilidad y distribución de los mismos.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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