Cuando una empresa decide adquirir un Software ERP, es necesario que la empresa haga un análisis de lo que realmente necesita.
Dar el siguiente paso no es fácil, y más aún cuando un proceso de implantación demanda tiempo, dinero y mucho esfuerzo por parte de los colaboradores de la empresa que son, en últimas, quienes llevan a buen puerto estos proceso de transformación que las empresas deciden hacer en busca de mejorar sus procesos y su rentabilidad. Adquirir un Software ERP adecuado, es como adquirir una prenda de vestir con la talla adecuada y dada la cantidad de Software ERP que hay en el mercado, es importante que el ejercicio de mapear sus procesos y necesidades por parte de la empresa, sea altamente juicioso para así saber cuál es el sistema que mejor se adapta a las necesidades inmediatas y de mediano plazo para la compañía. Así que para poder evaluar qué sistema ERP necesita es necesario primero sentar puntos como:
- ¿Qué tipo de empresa soy?
- ¿Cuál es mi sector económico?
- ¿Cuántos clientes y proveedores tengo?
- ¿Cuántos procesos tengo dentro de mi flujo de negocio?
Todos estas preguntas son necesarias al saber qué Software ERP requiere la empresa, además vamos a ver otros aspectos que son vitales para cimentar la decisión de elegir cuál es el más adecuado para la empresa.
Un Software ERP que ayude a mejorar la toma de decisiones
Es bien sabido que en las múltiples ofertas de Software ERP, es importante que cualquiera que sea la elegida, debe estar con la premisa de mejorar la toma de decisiones. Esto se logra cuando el Software ERP está en capacidad de generar información en tiempo real, ya que las decisiones, dadas las condiciones de la economía, ya no dan espera. Por eso es importante que la implantación del Software ERP tenga herramientas potentes para generar múltiples reportes desde estándar hasta personalizados, sobre los cuales permiten realizar consultas a profundidad para así tener la mayor información posible al momento de tomar la decisión
Adicionalmente, los Software ERP permiten realizar despliegues de información con múltiples gráficos y/o tableros de control, que facilitan el entendimiento por parte de la Gerencia y de cualquier empleado, sobre el estado actual de la empresa, lo que permite que las decisiones se tomen más fácilmente, así mismo, permite que los colaboradores que hacen ingreso de información, puedan sugerir acciones a seguir a la Gerencia y así fortalecer el proceso de toma de decisiones dentro de la empresa.
Un Software ERP que tenga niveles de seguridad robustos
Otro de los aspectos a tener en cuenta cuando se adquiere un Software ERP, es que debe implantarse uno que tenga robustos protocolos de seguridad en cuanto al acceso y manipulación de la información. Esto asegura que la Gerencia podrá establecer niveles de jerarquía de acceso a la información, generalmente en consonancia con las jerarquías dentro del área de la empresa. Una idea en la que la Gerencia puede diseñar los niveles de seguridad de acceso a la información es:
- Usuario que solo pueden ingresar, consultar y modificar información.
- Usuarios que solo pueden ingresar y consultar información.
- Usuarios que solo pueden consultar información.
- Usuarios que solo pueden acceder a cierta información.
Es importante delimitar los privilegios de los usuarios sobre la información y así mismo saber que el Software ERP estará en capacidad de perfilar los privilegios tanto como se pueda, para así asegurar que la información estará salvaguardada. Esto por aquello que toda la información no puede estar a la luz de cualquier colaborador, por lo que es importante restringir información de carácter delicado y, es responsabilidad de la Gerencia que la información sea manipulada responsablemente y es ahí donde el Software ERP entra en acción para poder delimitar el acceso a la información de carácter delicado.
Un Software ERP que permita mejorar la rentabilidad
Cuando se pretende implantar un Software ERP, es indispensable que esté en la capacidad de mejorar la rentabilidad. Eso a razón de que un Software ERP está diseñado para poder automatizar muchas de las labores rutinarias y que demandan tiempo, como por ejemplo, notificar a los proveedores cuando se les haya pagado. Pero sobretodo, es importante que el Software ERP logre integrar a todas las áreas con una sola base de datos, para así disminuir costos y tiempos al momento de procesar información, esto por aquello que antiguamente, las empresas debían administrar 2 o más programas que les permitiera abarcar todo su flujo de negocios. Sin embargo, esa situación conllevaba a que los tiempos y costos de capacitación y mantenimiento se aumentarán, además de la alta demanda de tiempo que implicaba el hecho de integrar y homogeneizar las diferentes bases de datos que la empresa creaba a través de esos programas, haciendo más difícil la administración de la información.
En cambio, en un Software ERP, la palabra integración se da desde el origen ya que, por ejemplo, si nace un prospecto de cliente que después se convierte como tal, la información generada desde el principio será válida, sin necesidad de generar reingresos de información que hacían de este proceso algo largo y poco eficiente.
Otro aspecto que permite ver que un Software ERP está mejorando la rentabilidad, es poder disminuir los tiempos en que la Gerencia debe realizar tareas de rutina o de poco valor, a manera de ejemplo, vamos a citar cuando el Gerente debe aprobar la compra de algún equipo. Antiguamente, la persona de compras realizaba todo el proceso de cotización y selección, una vez seleccionado, se enviaba un correo a la Gerencia que debía ser aprobado, pero eso implicaba el tiempo de elaborar el correo y el de respuesta por parte de la Gerencia para aprobarlo. Con un Software ERP, es posible crear niveles de aprobación que permitan asegurar una mejor trazabilidad de cómo se efectuaron las transacciones y así evidenciar con transparencia quién y cuándo aprobó, además, es posible crear niveles de aprobación, para asegurarse que la persona que aprueba la compra, tenga las facultades de hacerlo.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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