Si tiene una pequeña empresa o trabaja por cuenta propia, mantener un control estricto de las finanzas es fundamental para el éxito. Contar con un programa contable ayudará a mantener al día la gestión administrativa y financiera de su empresa y adicionalmente podrá generar reportes y comprobantes indispensables para su negocio.
Importancia y Tipos de Comprobantes en la Contabilidad Moderna
Importancia de los comprobantes de pago como soportes contables
Denominados documentos o soportes contables tienen la principal función de documentar las transacciones que inciden directamente con la situación financiera del negocio; el documento contable es un pilar indispensable de la contabilidad.
Los comprobantes incluyen varios documentos que sirven para evidenciar las transacciones en la contabilidad: facturas, recibos y tiquetes son algunos de los tipos de comprobantes básicos, sin embargo, cabe aclarar que también están los que acreditan la salida de mercancías o el pago de la nómina. La principal función es la de documentar salidas y entradas comerciales y registrar cambios en el inventario, de forma que todas las actividades de una empresa sean transparentes y estén acordes con los indicadores registrados en la contabilidad general.
En la actualidad, existe la gran ventaja para las empresas de registrar, generar y archivar digitalmente estos comprobantes gracias al uso de la tecnología como los programas contables, en especial los que son en la nube; en cuyo caso, permiten conservarlos en la nube, evitando todo el tema de los archivos físicos o el almacenamiento en los equipos propios de las empresas.
Tipos de comprobantes que se pueden desde un programa contable
Como es habitual, las empresas generan y reciben diferentes comprobantes contables, unos serán para uso interno y otros para uso externo.
El tipo de comprobante externo más frecuente es la factura, pero hay algunos otros como: archivos para bancos y PILA, documentos soporte de nómina para transmitir a la DIAN. Cada comprobante tiene su razón de ser en una transacción específica y así encontramos aquellos que se emiten para uso interno, en los cuales encontramos, los pagos de nómina, constancias o cartas laborales, pagos de prestaciones sociales (primas, vacaciones), liquidación de contratos, entre otros.
Entre los comprobantes externos se cuentan todos aquellos que entran o salen a los registros contables como:
- Facturas de pagos y ventas: Son aquellos comprobantes que representan todos los movimientos comerciales de la empresa y que, a su vez, al realizarse de manera electrónica representan un título valor.
- Comprobantes de transferencias bancarias: Estos comprobantes, permiten visualizar las transacciones bancarias que se realicen desde las cuentas corporativas, incluyendo fecha, monto, cuenta o usuario de destino.
- Declaraciones de impuestos: Podemos hacer referencia a los pagos que debe realizar una empresa para el cumplimiento tributario a los que corresponda, de acuerdo con su régimen tributario.
En cambio, los comprobantes internos se generan dentro de la misma empresa, como:
- Pagos de nómina: En la actualidad, la mayoría de las empresas permite a sus empleados recibir estos comprobantes, de manera digital en sus correos electrónicos, dando cumplimiento con el reporte de todos los pagos o deducciones que se realicen en cada periodo liquidado.
- Certificaciones laborales: es un documento expedido y firmado por el empleador en donde esté acredita la relación laboral con su empleado, sin importar algunos hechos relacionados con el trabajador como la experiencia laboral, salario devengado, funciones o labores cumplidas; cabe recordar que este comprobante se puede generar digitalmente desde un programa contable.
- Certificaciones de vacaciones: Es el comprobante que evidencia los periodos de vacaciones a los que tiene derecho el trabajador e incluso registra el historial de estos periodos que ya fueron tomados por el mismo.
Otra gran ventaja de apoyarse en el uso de un programa contable es que esta documentación se conserva en formato digital, pudiéndose reportar fácilmente a los libros contables y a su vez optimiza el seguimiento por parte de la administración, contador y revisor fiscal de la empresa; en especial para los casos de los cierres contables donde debe reportarse las facturas expedidas, facturas recibidas, inversiones y operaciones comerciales con todos los datos como: el número consecutivo, la fecha de expedición y la fecha de realización de las operaciones si es diferente, el nombre y los apellidos, la razón social o denominación completa, el número de identificación fiscal del destinatario o de donde proviene, la base imponible de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria a la que haya lugar. En función del régimen tributario de la empresa o persona natural, también varían sus obligaciones contables y fiscales.
Un programa contable es un actor importante para el desarrollo empresarial, se ha convertido en un facilitador para la gestión de la información que los negocios generan a diario, además, permite tomar las decisiones que pueden hacer frente ante todos los retos a los que se enfrentan los empresarios y disminuyen la complejidad de éstos. Por ello, es importante no solo tener un programa contable que asegure el almacenamiento de la información, sino que además facilite su trazabilidad, actualización automatizada o manual acorde con los cambios que el entorno fiscal, tributario, económico y empresarial.
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Equipo Editorial Loggro
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