La implantación de un Software ERP lleva consigo un gran reto, en función del tiempo y dinero que se invierte para la correcta puesta en marcha.
Es importante ser consciente que los esfuerzos destinados a esta implantación no deben, en la medida de lo posible, superar los beneficios que se esperan recibir de la herramienta. Por ello, es importante hacer una correcta y concienzuda planeación de los recursos a disposición para así poder ejecutar el proyecto con los menores riesgos posibles para la compañía.
Es importante analizar pues, los factores que condicionan los tiempos de ejecución de un proyecto de implantación del Software ERP.
Etapa de Planeación del software ERP
Cualquier proyecto en una empresa, requiere que se haga una planeación que permita analizar todas las variables involucradas que pueden afectar o no la correcta ejecución del proyecto que, para nuestro caso particular, es la implantación de un Software ERP. Un tiempo prudente para planear este proyecto, puede requerir entre uno (1) y tres (3) meses, según el tamaño de empresa y las precisiones que se tengan sobre el modelo de negocio.
Desde la perspectiva de la empresa adquiriente del Software ERP, es muy importante que realice una robusta planeación en función del Software ERP a adquirir. Pautas de ello son:
- Definición de Modelo de Negocio: es vital que la empresa adquiriente del Software ERP, realice una definición precisa de cada uno de los procesos involucrados en el modelo de negocio, para así tener las definiciones claras sobre la necesidad puntual a satisfacer en el Software ERP. En muchas ocasiones, este resulta ser el atenuante para que los proyectos de implantación se dilaten y se vuelven costosos. Planear desde el principio logra dar un panorama claro del punto de partida y el punto esperado de llegada.
- Evaluación de los recursos actuales y los necesarios: una adecuada planeación permite analizar la capacidad de los recursos actuales para poder ejecutar la implantación del Software ERP sin que haya atrasos y/o impactos al transcurso normal de los negocios. Al analizar esto y encontrar la necesidad puntual de obtener más recursos de personal (como suele suceder la mayoría de las veces) para poder abordar el proyecto de implantación, es importante considerar estas variables esperadas al momento de la ejecución, para así no realizar una subvaloración del proyecto en términos de tiempos y costos.
- Presupuesto del proyecto: al ser un proyecto de implantación una inversión durante el tiempo, es importante considerar el presupuesto, que debe incluir los costos de adquirir recursos que soporten el proyecto, así como el Software ERP per sé. Así mismo, como todo presupuesto, es importante que se definan los escenarios pesimistas, moderados y entusiastas.
- Indicadores del proyecto: al tener todas las variables definidas dentro del proyecto de implantación de Software ERP, es posible construir los indicadores se medirán el avance del proyecto. Esta es la mejor manera de monitorear e identificar los riesgos y amenazas que tiene o potencialmente puede tener el proyecto, para así poder tomar los correctivos necesarios que no impacten en tiempo y/o dinero el éxito del proyecto.
Etapa de Ejecución del software ERP
Esta etapa, en un mundo ideal, debe llevarse a cabo una vez la etapa de planeación haya sido concebida de manera satisfactoria. Ya que en la planeación debieron haberse concebido los indicadores bajo los cuáles el proyecto de implantación del Software ERP será medido y así determinar que los tiempos planeados se ejecuten a cabalidad.
Si bien es cierto que en muchos casos, resulta complicado que el proyecto se ejecute en el tiempo estimado, es menester tener como referencia lo planeado, para en ello poder corregir los impases que se presenten durante la etapa de ejecución, ejemplo de ellos son:
- Deserción del personal involucrado en el proyecto.
- Reprocesos por falta de comunicación asertiva al momento de transmitir las necesidades a cubrir en el Software ERP.
- Falta de compromiso en tiempo de los empleados con el proyecto.
- Redistribución de responsabilidades dentro del proyecto por demoras en en los avances.
Dependiendo de la magnitud y de la complejidad del modelo de negocio, una etapa de ejecución puede tomar entre seis (6) y hasta veinticuatro (24) meses, dado que el tiempo de ejecución incluye sub-etapas que demandan tiempo tales como:
- Sensibilización con la herramienta: esta es una etapa que puede tomar alrededor de un (1) mes y aquí se busca sensibilizar al empleado del impacto que tendrá su rol dentro del proyecto de implantación, así como los impactos sobre su rol una vez el Software ERP esté en marcha.
- Definición: esta es la etapa más larga del proyecto de implantación del Software ERP, puesto que aquí es el proceso de transmitir las necesidades del negocio por área, para que así el consultor los pueda poner en marcha dentro del Software ERP. Aquí es importante que la persona del área tenga muy bien mapeado su proceso, para que así el consultor pueda tener la información necesaria para implantar y/o ofrecer alternativas dado el caso. Este proceso puede durar alrededor de dos (2) meses.
- Pruebas: uno de los puntos álgidos y que comprueban el éxito del punto anterior están sustentados aquí. En las pruebas es posible visualizar si ambas partes estuvieron de acuerdo en la definición de los procesos. Esta fase tiene los atenuantes de que, como en muchos de los casos, haya un compás de tiempo en función de la experiencia de usuario, así como en la redefinición de procesos porque no se dieron los resultados esperados. Esta fase genera lo que se llama en las empresas: lecciones aprendidas y es la piedra angular del “know how”. En esta fase se pueden destinar desde ocho (8) y catorce (14), en algunos casos puede ser menor si la comunicación y la disposición entre cliente-consultor son asumidas responsablemente.
- Entrega: una vez las pruebas y demás requerimientos han sido plenamente alineadas, es cuando los consultores del Software ERP dan por culminado al proyecto, previa entrega a satisfacción del cliente.
Etapa Post-Implementación del software ERP
Esta etapa es donde el cliente que adquiere el Software ERP logra sacar sus conclusiones respecto al proyecto en aspectos como:
- Satisfacción con la herramienta.
- Cumplimiento de indicadores.
- Comunicación entre áreas.
- Posibilidades de mejora.
- Otras retroalimentaciones pertinentes.
Es posible concluir entonces, que tiempo de implantación de un Software ERP es variable, pero puede ser entre un año si todo se ejecuta a un plan estructurado o puede ser más, si hubo fallas en la planeación y definición.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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