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La DIAN por medio de la Facturacion Electronica con validación previa, recibe y valida la factura en tiempo real. 

Se estima que cuando la Facturacion Electronica entre en operación total, la DIAN esté procesando y validando siete millones de facturas electrónicas al día, a lo largo y ancho de Colombia ¡En tiempo real!

¿De qué se trata entonces la facturación electrónica con validación previa?

En corto, la “Validación Previa” exige que un establecimiento, antes de expedir una factura electronica válida, envíe primero a la DIAN –vía internet y en tiempo real—una copia que contenga toda la información de la factura o documento electrónico que se pretende emitir (información tal como: NIT de quien compra y vende, ítems o servicios facturados, impuestos cargados en la factura, retenciones realizadas, etc.).  

Utilizando avanzados y potentes sistemas de computación, la DIAN procederá a validar, también en tiempo real, si los datos de la factura a expedir se encuentran correctamente calculados y cumplen con los requisitos de ley, para lo cual la DIAN realizará múltiples chequeos, procediendo así a “aceptar” o “rechazar” la factura que el establecimiento pretende expedir.

Una vez aceptada la factura, la DIAN enviará, en tiempo real, un mensaje electrónico al software del comercio “aprobando” (o rechazando) el documento, para que dicho software proceda a expedir la factura al adquirente o cliente final. Todo este proceso (el ir y venir de información entre el comercio y la DIAN más el proceso de revisión por parte del ente de control) debe suceder en menos de un segundo, para no generar lentitud en la operación de un negocio.

Nótese que solo luego de recibir el visto bueno (electrónico) de la DIAN puede el establecimiento emitir una factura electrónica válida al cliente.  Sin ese visto bueno, el documento es meramente una “pre-factura” y no tendría validez para el adquirente poder, por ejemplo, descontar un costo en su contabilidad (la excepción ocurre cuando el sistema de la DIAN se encuentra fuera de línea o cuando el software de facturacion electronica del establecimiento se daña –para éstos casos, existe un procedimiento de contingencia que detallamos más adelante).

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