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¿En qué momento se debe tomar la decisión de implementar un software de abastecimiento y distribución?

La gestión de cadena de suministro es un proceso que, por su complejidad y múltiples sinergias, puede estar expuesto a múltiples ineficiencias que pueden deteriorar silenciosamente la rentabilidad de las empresas. Por ello, es menester que los responsables de cada una de las fases de ese proceso hagan una evaluación concienzuda que les permita identificar esas ineficiencias, y trabajar sobre ellas no solo para efectos de la rentabilidad empresarial, sino también para la productividad de la misma. En ese sentido, muchas de esas ineficiencias pueden requerir un sin número de controles o acciones que pueden llevar a un elevado consumo de tiempo a cada uno de los responsables. Es, precisamente en ese punto, que una empresa debe considerar la adquisición de un Software de abastecimiento y distribución: cuando el costo de administrar ineficiencias es mayor que las ineficiencias en sí.

En este artículo se abordará bajo el método situación/solución como un Software de abastecimiento y distribución es el agente clave para atacar esas silenciosas ineficiencias.

Deficiente visibilidad del stock

El agente más importante es la cadena de suministro será el stock o inventario, ya que ahí está el corazón del negocio. De una correcta gestión del inventario depende en gran medida los ingresos de la empresa (si su core de negocio es la venta de mercancías) y, por ende, la rentabilidad y subsistencia de las mismas. En el caso cuando una empresa empieza a ver que sus volúmenes de inventario se empiezan a incrementar, en esa manera se incrementarán la cantidad de esfuerzos (que aunque puedan ser los mismos), se incrementarán en función del volumen y ese es uno de los factores que pueden traducirse en ineficiencias.

En el caso donde el volumen se incrementa, se incrementa así la posibilidad de omitir pasos que aseguren el correcto movimiento del inventario desde su origen hasta destino final. Adicionalmente, el no tener una correcta administración y visibilización de los inventarios acarrea problemas tales como:

  • Una planeación menos efectiva, lo que no permite realizar pronósticos acertados para las áreas comerciales y de producción, por lo que hay un riesgo inherente de perder ventas en función de falta de disponibilidad de información para las partes interesadas.
  • Al no tener una visión clara de este inventario, se dificulta entonces realizar un análisis más a profundidad de aquellos inventarios que rotan menos y que por ende empiezan a absorber la rentabilidad a través de gastos innecesarios.

A través de la adquisición de un Software de abastecimiento y distribución, la empresa será capaz de solucionar estos inconvenientes a través de utilidades tales como:

  • Semáforos y/o tableros de control que permiten visualizar fácilmente el seguimiento de los niveles de inventarios que indiquen el consumo del amortiguador o del stock de seguridad definido. Así los responsables de la cadena podrán ejecutar planeaciones más efectivas tanto de producción como de ventas.

Conocer en tiempo real el saldo del inventario y que permite además dar visión del control sobre aquellos que están comprometidos para pedidos, traslados o se encuentra en salida. Esto permite realizar una ejecución comercial y productiva más eficiente porque se realiza sobre la base real de los productos que están disponibles para la venta y/o producción.

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Una disminución de la reputación frente a los clientes

Como se mencionó anteriormente, este proceso de abastecimiento y distribución conlleva muchas sinergias y al final, una armoniosa ejecución de las mismas traerá como consecuencia una buena satisfacción ante el cliente. Cuando alguna parte de la cadena comienza a tener falencias por descuidos, falta de alertas u otro similar, la demora se vuelve en un mayor gasto para la empresa (deterioro de valor) y en una demora de la entrega al cliente final (deterioro de la imagen reputacional). Sin clientes satisfechos no hay ventas y sin ventas no hay empresas.

Con un Software de abastecimiento y distribución es posible mitigar esos riesgos reputacionales innecesarios e ineficiencias operativas a través de:

  • Tener conocimiento de la totalidad del inventario disponible, así como de la ubicación de los mismos, para facilitar la entrega de los mismos. Con eso se ejecuta una mejor labor comercial de cara al cliente.
  • Así mismo, un Software ERP le permite tener una trazabilidad de cada uno de los pedidos de sus clientes, lo que permite pronosticar con base a su comportamiento comercial futuros pedidos y así encontrar opciones para disminuir los costos operativos de poner un producto a disposición.

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Falta de gestión con los proveedores

Es común que en las empresas se le compren más productos a unos proveedores que a otros, todo bajo la dinámica de libre comercio y así como de los beneficios que hay entre ambos a través de la negociación ejecutada. Sin embargo, al ser los proveedores los primeros agentes en nuestra cadena de distribución, es importante poder realizar una correcta gestión de los mismos para así poder acceder a otros beneficios que solo se obtienen con la consolidación de una relación comercial. Cuando los espíritus de las relaciones comerciales no son tan fuertes con otros proveedores, la empresa se puede encontrar con dificultades al momento de requerir pedidos urgentes y demás, por lo que eso encarece el proceso.

Es posible realizar una correcta gestión de los proveedores a través de un Software de abastecimiento y distribución porque:

  • Al tener la empresa clara cómo son sus procesos de distribución y así mismo sus picos y valles, le dará la opción de poder concertar mejores márgenes de negociación con todos los proveedores y transformarlos en eficiencias productivas que impactan positivamente la rentabilidad del negocio. Esto usando correctamente toda la información de trazabilidad que el Software ERP almacena para estos propósitos.

Así mismo, al tener una base de datos organizada de los mismos, permite anticiparse a las negociaciones para aquellas fases de picos y valles, como aquellas que son totalmente inesperadas en el giro ordinario de los negocios. Por ello el Software de abastecimiento y distribución está en capacidad de almacenar esa trazabilidad e identificar las ineficiencias de lecciones aprendidas en procesos anteriores y ponerlos ahora en consideración desde el momento de la negociación.


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