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¿Qué reportes puedo generar con un Software ERP?
En el amplio mundo de los Software ERP, es posible poder tener una buena cantidad de reportes, más allá de los habituales reportes contables, a los que la mayoría están acostumbrados. Al ser un Software ERP un Sistema de Gestión Empresarial que abarca de manera integral a la empresa, así mismo son los reportes que puede generar en las áreas de las mismas. A continuación, revisaremos los potenciales reportes que puede generar a nivel de área y su utilización, para ampliar la visión de la importancia de adquirir un Software ERP.
Reportes en el área de Recursos humanos
El área de Recursos Humanos es una de las más críticas en temas de reportería, ya que sus reportes pueden ser de ambos estilos: tanto cualitativos como cuantitativos. He aquí una lista de ejemplos de reportes que un Software ERP debería abarcar para satisfacer las necesidades de información de sus diferentes usuarios:
- Informes de trazabilidad laboral: conservar la memoria histórica de los empleados que estuvieron y que están actualmente laborando para la compañía supone un reto, que con un Software ERP es fácil de abarcar. Así mismo, los cambios de salario, prórrogas y otros que se presentan en la vida laboral del empleado.
- Reportes a nivel de centro de costos: uno de los puntos donde se conecta el área de Recursos Humanos y Finanzas, es a través del reporte de la nómina. Ahí resulta vital la comunicación entre áreas para reportar la nómina con los centros de costo que tenga parametrizados el área de Finanzas.
- Reportes de medios magnéticos para bancos: una herramienta imprescindible para un Software ERP y para el área de Recursos Humanos es la generación de reportes para cargar y pagar la nómina en el banco.
- Reporte de información exógena: una de los conceptos más complejos en las empresas es el reporte de medios magnéticos. Un Software ERP debe estar en capacidad de generar la información a nivel de nómina y así evitar contratiempos con este requerimiento de información.
- Reportes para UGPP: sin duda alguna, la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) está realizando una exhaustiva revisión de la información en materia de pensiones y parafiscales, por lo que será vital que el Software ERP logre generar los reportes para esta entidad y así evitar sanciones costosas. Ideal si el Software ERP cuenta con ese tipo de certificación emitida por la UGPP para poder estar más tranquilo con este tipo de reportes.
- Reportes de ingresos y retenciones para empleados: un Software ERP debe ser capaz de generar este reporte e ideal, tener la opción de acceder a él vía web para que el usuario realice autoconsulta en el momento que desee.
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Reportes en el área de Ventas
El área de ventas y/o comercial es una de las que más requiere información para cerrar ventas, ya que en su gestión está el sobrevivir de la compañía. Por ello, es vital que un Software ERP está en la capacidad de generar reportes tales como:
- Reporte de seguimiento de ventas: la venta es un proceso que también se compone de fases, aquí es vital que el Software ERP esté en capacidad de brindar información sobre en qué fase de la venta se encuentra actualmente, esto es desde la cotización del cliente hasta la facturación. Así es más fácil que el personal comercial pueda realizar un cuidadoso seguimiento del estado de cada venta realizada.
- Reporte a cliente de manera personalizada: aunque se venda un mismo bien y/o servicio, los clientes siempre serán distintos, es importante que un Software ERP esté en la capacidad de generar reportes personalizados a los clientes dependiendo del conocimiento que la empresa tiene sobre cada uno de ellos.
- Reporte de devoluciones: para cualquier área comercial es importante saber las razones por la cual sus clientes realizan devoluciones, ya que ahí puede encontrar oportunidades de mejora a nivel empresarial en la prestación del servicio o elaboración del bien.
Reporte de facturación: para cualquier área comercial es importante visualizar la cartera a través de sucursales o establecimientos de comercio, según como tenga descentralizado su área de ventas. Así mismo, un Software ERP que esté en capacidad de bloquear una venta si el cliente al que se le pretende despachar tiene cartera vencida.
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Reportes en el área de finanzas
El área de Finanzas es probablemente la más crítica en términos de reportes, pues son ellos quiénes deben reportar a múltiples agentes internos y externos. Por ello, un Software ERP es vital para ellos, por lo que reportes tales como los que se describen a continuación serán importantes:
- Reporte de Información Exógena: este reporte que se realiza de manera anual para la DIAN, es uno de los que más adolecen las empresas por lo que será necesario que el Software ERP esté en capacidad de generarlo para así evitar las costosas sanciones que implica el no reporte y/o el reporte con errores.
- Reporte de flujo de caja diario: un Software ERP debe estar en la capacidad de reportar las entradas y salidas de dinero de la compañía de manera diaria y así mismo clasificarlas según su tiempo, esto permitirá entender mejor cómo fluctúa el dinero en la empresa.
- Reportes de cuentas por pagar y por cobrar: un Software ERP debe estar en capacidad de generar reportes para ambos rubros y detallarlos a nivel de establecimientos o en cuántas categorías lo tenga segregado la empresa.
- Reportes de Activos Fijos: entre los reportes más importantes que deben haber para la gestión de activos fijos debe estar la posibilidad de poder informar donde está ubicado cada activo, así mismo como la vida útil y el método de depreciación que se está realizando sobre el mismo. También la posibilidad de almacenar las actas de los mismos una vez que se entregan o se disponen de ellos para así tener una trazabilidad total sobre los activos.
- Reportes de anticipos y gastos de viajes: un Software ERP debe estar en la capacidad de abarcar también reportes de seguimientos sobre los anticipos concedidos a los empleados por conceptos de gastos de viaje y otros, así mismo poder monitorear cuáles son los rubros que más se mueven por este concepto de viajes.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
