La mayoría de las empresas PYME interactúan con un software contable de una forma u otra. Algunas lo hacen operando el software directamente, otras, a través de un contador que terceriza el uso de ésta herramienta.
Con el advenimiento de la facturación electrónica, los modelos de operación tradicionales bajo los cuales se hace uso de un software contable pueden quedar obsoletos, especialmente si el software de facturación que tú o tu contador operan NO es compatible con la facturación electrónica. ¡Ten cuidado! Lo anterior puede significar millonarias multas para tu empresa o incluso el riesgo de que tu establecimiento sea cerrado. Si continúas leyendo verás que no estamos exagerando, y te explicaremos porqué… (como cada modelo de operación tiene riesgos diferentes, generaremos un análisis de riesgo para escenarios donde tú operas tu propio software contable y de facturación, y otro análisis cuando es tu contador el que lo opera por ti).
La reglamentación vigente de la facturación electrónica en Colombia establece un periodo máximo de 48 horas para enviar a la DIAN los documentos electrónicos (facturas, notas débito, notas crédito) expedidos por una empresa. Quién envíe una factura electrónica en más de 48 horas luego de su momento de expedición, se verá expuesto a onerosas multas. El Artículo 861 (modificado) de la Ley 1819 de 2016 prevé las siguientes sanciones por “no enviar información de facturación electrónica o enviarla con errores”:
a) el 5% de la suma [de las facturas] por las cuales no se suministró la información exigida;
b) el 4% de las sumas respecto de las cuales se suministró información errónea;
c) el 3% de las sumas respecto de las cuales se suministró información extemporánea.
Las multas anteriormente mencionadas pueden ascender hasta 15,000 UVT (una cifra equivalente a aproximadamente 497 millones de pesos!). Inclusive, los establecimientos que incurran en comportamientos de desacato frente a la norma que puedan ser caracterizados como repetitivos podrían ser sellados. Podemos apreciar, entonces, como la DIAN se está tomando con toda seriedad su rol fiscalizador a través de la facturación electrónica, y como la ley la acompaña para garantizar su cumplimiento.
Ahora bien, existen mecanismos para implementar la facturación electrónica que hacen el procedimiento fácil y automático, y múltiples proveedores a nivel país con el profesionalismo necesario para prestar el servicio de preparación y envío de documentos electrónicos. Entonces, el tema no es para asustarse… más si es para tomar acción pronto, pues recuerda que a partir del 1ero de Enero de 2019, la DIAN ha dicho que todas las empresas deben comenzar a utilizar éste mecanismo para elaborar sus facturas no-POS.
Riesgos para quienes operan su software contable a través de un contador
Existen muchos contadores responsables que ya se encuentra preparados para apoyar a sus clientes y –a través de herramientas informáticas–permitirles implementar la facturación electrónica. ¡Es importante que te asegures que tu contador es uno de ellos!
Que modelos NO funcionan: Debido a que la DIAN solo otorga 48 horas de plazo para que una factura electrónica sea recibida electrónicamente por el organismo desde su momento de expedición en el comercio, ya no es posible operar bajo modelos donde operas tu compañía “con un Excel” y, al final del mes, un contador recopila las transacciones del establecimiento y las digita en el software contable. Esto no es posible, pues bajo estos escenarios -a no ser que factures en talonario de papel—típicamente es el software del contador el que controla el consecutivo de facturación expedido por la DIAN. Lo que sucede es que bajo la nueva ley, dicho consecutivo entra a formar una parte integral de la factura electrónica expedida, lo que quiere decir que al generar una factura, tienes que hacer uso del consecutivo que gestiona un software contable, puesto que el numero de consecutivo comienza a formar parte de la información que contiene la factura que se debe enviar electrónicamente a la DIAN en menos de 48 horas.
¿Cúal es la solución practica? Debes explorar con tu contador un mecanismo viable para que pueda generar facturas electrónicamente desde tu propio establecimiento, a través de la utilización de algún tipo de software o plataforma tecnológica, la cual debe poder (por regulación), entre otras:
1) gestionar un consecutivo de facturación electrónica (éste es un rango de numeración para tus facturas electrónicas asignado por la DIAN);
2) imprimirle a tus factura un CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) y un Código QR;
3) Contar con mecanismos “certificados” de envío de la factura electrónica a la DIAN, los cuales puedan confirmar su recibo efectivo;
4) Contar con mecanismos de envío de la factura al adquirente;
5) Contar con reportes que te permitan confirmar que la factura fue recibida a satisfacción por la DIAN, garantizando así que tu negocio cumplió con ésta obligación para evitar las multas.
No te arriesgues con mecanismos “asincrónicos” donde tu contador te ofrezca “recoger” tus facturas cada determinada cantidad de tiempo, puesto que si se presenta algún inconveniente en el proceso y se incumplen las 48 horas máximas que pueden transcurrir entre elaboración y recepción por parte de la DIAN, te llegará una multa. Nuestra recomendación es encontrar un mecanismo que opere en “tiempo real” donde a factura hecha, factura inmediatamente enviada a la DIAN electrónicamente.
Riesgos para quienes operan un software contable directamente
Quienes operan un software contable de manera directa enfrentan un riesgo mucho menor, siempre y cuando dicho software:
1) les permita facturar directamente;
2) se encuentre integrado con algún proveedor de tecnología que opere la facturación electrónica y canalice rápidamente –idealmente en tiempo real—las facturas expedidas por el comercio hacia la DIAN.
En nuestra experiencia, muchos de los sistemas contables que operan las PYMES son de vieja data, y como consecuencia son desplegados en sitio (o sea, se requiere de un computador o un servidor local para operar el software). En este tipo de plataformas, es importante confirmar que el software de facturación que opera la empresa se encuentra de alguna manera conectado con un proveedor de tecnología de facturación electrónica en internet.
No debes desesperar si este no es tu caso. Si tu software se encuentra “desconectado” de internet, existen soluciones que permiten que el empresario desglose las facturas expedidas en su software en un archivo plano, y luego manualmente subir dicho archivo a la plataforma en la nube de un Proveedor de Tecnología de Facturacion Electronica. Sin embargo, es de anotar que dicho procedimiento será manual y, dependiendo del número de facturas que manejes, podría llegar a ser engorroso y –sobretodo—más riesgoso, pues necesariamente se consumirá parte del “colchón de tiempo” de 48 horas con las que cuenta tu empresa para transmitir a la DIAN los documentos electrónicos.
Bajo este escenario, una más segura y eficiente implementación de la facturación electrónica ocurriría cuando el software contable y/o de facturación que usa el empresario se encuentra en la nube, ya que además se conecta directamente y en tiempo real con una plataforma de facturación electrónica. Así, cumplir con la legislación sería tan sencillo como utilizar el software para facturar y éste último ya se encargaría, de manera nativa, de tramitar el documento como electrónico directamente con la DIAN, en tiempo real. Mejor aún, dicho software debería estar en capacidad de informar, en sus cuadros de control, sobre el estado de cada documento electrónico tramitado –por ejemplo, si éste ha sido recibido exitosamente por la DIAN, si ha sido aceptado por el adquirente, etc.
Conclusión
Los mecanismos tradicionales con los cuales las PYME han operado su ciclo contable pueden estar en riesgo de no cumplir con la nueva norma de Facturación Electrónica. No es un tema que deba generar desespero o miedo, ¡pero si acción! La DIAN ha determinado el 1ero de Enero de 2019 como la fecha límite para que las empresas del régimen común, de todos los tamaños, implementen la Facturación Electrónica.
Hoy por hoy, existen diversos software contables y de facturación, la mayoría de ellos en la nube, que por un precio módico permiten una implementación rápida de la facturación electrónica en las PYMES, como también permiten cumplir con las normas fiscales y contables de Colombia. Te invitamos a que explores en internet las diferentes alternativas, pero eso sí, ¡no tardes mucho, que las multas son reales y pueden ser cuantiosas!
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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