El certificado electrónico te permite garantizar la autenticidad y legalidad de las facturas que emites, gracias a su importancia es uno de los requisitos de la facturación electrónica. Revisa la autenticidad de tu firma y recuerda que la firma electrónica que solías usar en la declaración de renta y en otras operaciones legales no es la misma que debes usar al momento de emitir una factura electrónica.
En este artículo de Loggro queremos contarte cómo puedes solicitar a la DIAN el certificado electrónico de forma gratuita y cuáles son las diferencias entre la firma electrónica, el certificado electrónico y la firma digital, pues a menudo se confunden.
¿Qué es el certificado digital?
Es un documento de naturaleza digital que contiene tus datos personales y que te identifica en Internet, por supuesto, este reconocimiento implica la aprobación de un mecanismo oficial, en el caso de Colombia es la DIAN y funciona para firmar las facturas electrónicas, por eso se confunde fácilmente con la firma electrónica.
Este tipo de certificados son los que está otorgando actualmente la DIAN de forma gratuita y, a pesar de que tienen en cuenta aplicaciones de diferentes contribuyentes, el sistema da prioridad a las solicitudes provenientes de las empresas que se acogieron al régimen SIMPLE de tributación y a las Mipyme.
1. Certificado digital si desarrollaste tu propio sistema de facturación
Si se te agota el tiempo para facturar electrónicamente y no has logrado el certificado digital mediante la DIAN, si fue rechazado o si desarrollaste tu propio sistema de facturación, deberás contratar algún proveedor autorizado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colomiba (ONAC). Puedes elegir entre:
- Certicámara SA
- ANDES
- Gestión de seguridad electrónica SA
- Edicom
- Tomas Sign SAS
- Olimpia Management
2. Certificado digital si contratas un proveedor de facturación autorizado por la DIAN
Muchos proveedores autorizados por la DIAN para facturar electrónicamente te cobran por el certificado digital, por la puesta en marcha, la migración de tus datos, entre otras operaciones que realices con el sistema; sin embargo, los proveedores que te cobran de esta manera, solamente te brindan el servicio de facturación y, en muchos casos resultan tener precios elevados en comparación con los software administrativos y de gestión que te permiten organizar tu empresa a la vez que están autorizados para facturar electrónicamente.
El software de Loggro, por ejemplo, está autorizado por la DIAN para facturar electrónicamente bajo el nombre PSL, pero además te permite:
- Integrar la operación contable con tu facturación y con todos los movimientos financieros de tu empresa.
- Generar facturas y cotizaciones en la Nube y compatirlas por correo electrónicamente.
- Es el único software administrativo y contable que puede vincularse con la pasarela de pagos de Credibanco para generar transacciones online y tener un sistema POS íntegro.
- Llevar al día tu inventario sin necesidad de perder tiempo en conteos y reconteos.
- Generar la operación de nómina, desprendibles de pago, registro de novedades,
- Entre otras funcionalidades.
En este caso, Loggro se encarga de pagar por ti el certificado digital para que emitas tus facturas electrónicas con todos los requisitos de ley y sin cobrarte más te permite llevar en orden toda la operación de tu empresa.
¿Qué es el instrumento de firma electrónica?
Es importante que la comprendas como una herramienta o mecanismo jurídico que se encarga de garantizar la responsabilidad e identidad del autor de cualquier documento o transacción de carácter electrónico. La firma electrónica también permite la integración de la firma manuscrita y tiene el mismo valor.
La firma electrónica se utiliza para firmar documentos electrónicos válidos, acepta su contenido y es un requisito obligatorio para facturar electrónicamente.
El nombre legal es Instrumento de Firma Electrónica (IFE) y fue consagrado por la Resolución 070 de 2016 para reglamentar el uso de firma electrónica en los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. El IFE sustituyó el mecanismo de firma digital que se respaldaba con el certificado digital en los documentos y trámites realizados por personas naturales que actuaban a título propio o representando a otra persona. Este tipo de firmantes se conocen como suscriptores. Dentro de las características del Instrumento de firma electrónica están:
1. Identidad electrónica
Contiene información que está en tu RUT y permite identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor.
2. Contraseña de la identidad electrónica
Es igual a cualquier contraseña que utilices para autenticarte en algún servicio electrónico. Es alfanumérica y constituye la primera fase de autenticación como suscriptor usuario del IFE.
3. Código electrónico
Es una numeración aleatoria que envía la DIAN a tu correo electrónico para validar por segunda vez la autenticidad del suscriptor.
4. Vigencia
El tiempo establecido por la DIAN para que esté activo el Instrumento de Flirma Electrónica es de tres años a partir del momento en que termines de solicitar la emisión o de renovarla.
5. Es gratis
Sí, esta es una de las diferencias con el certificado digital. El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) es gratis.
6. Exclusividad
Solamente pueden usarla los suscriptores, es decir las personas naturales que firmen a nombre propio o que representen a otra persona natural o jurídica.
7. Firma
Se entiende firmado un documento electrónicamente a través de los servicios informáticos de la DIAN en el momento en que el sistema genera el acuse de recibo. Este acuse contiene la fecha y hora en que la firma quedó plasmada en el documento.
En la siguiente tabla podrás conocer algunas diferencias entre lo que es la Facturación Electrónica y el Certificado Digital:
| Concepto | Facturación Electrónica | Certificado Digital (firma digital) |
|---|---|---|
| ¿Qué es? | Es el documento que reemplaza la factura física y debe emitirse con validación previa por la DIAN. | Es un archivo criptográfico que permite firmar electrónicamente con validez jurídica. |
| Emisor | Empresas obligadas por la DIAN o voluntarias, a través de un proveedor tecnológico. | Entidades de certificación digital autorizadas. |
| Uso principal | Emitir facturas electrónicas, notas crédito y débito válidas para efectos fiscales. | Firmar electrónicamente documentos para darles autenticidad e integridad legal. |
| ¿Es obligatorio? | Sí, para todas las empresas obligadas a facturar electrónicamente según la Resolución 000165/2023 y sus actualizaciones. | No siempre. Solo si se requiere firma digital en trámites específicos, como contratos electrónicos o ciertos documentos exigidos por ley. |
| Autenticación | Puede hacerse con firma electrónica simple (clave + token) o firma digital (certificado). | Requiere un certificado digital instalado, protegido con PIN y gestionado por el titular. |
| Validez jurídica | Sí, siempre que cumpla con los requisitos de la DIAN y esté debidamente validada. | Sí, y su peso jurídico es mayor que la firma electrónica simple: equivale a una firma manuscrita. |
| ¿Es lo mismo? | No. La facturación electrónica puede hacerse con firma electrónica simple o digital. | No es un tipo de factura, sino un mecanismo de firma reconocido legalmente. |
| Compatibilidad con Loggro | Loggro genera y envía facturación electrónica 100% integrada con proveedor autorizado. | Loggro no exige certificado digital para firmar facturas, lo hace con firma electrónica autorizada. |
Tipos de firma electrónica
Los que mencionaremos a continuación son los tipos de firma electrónica que puedes encontrar, aunque recuerda que, en Colombia, a nivel legal, para asuntos de la DIAN solo es válido el Instrumento de Firma Electrónica.
- Firma biométrica: en este se utilizan las manos, huellas digitales, los ojos y la voz.
- Firma con lápiz electrónico: por lo general este mecanismo se utiliza al momento de utilizar tarjetas de crédito o débito en diferentes tipos de tiendas.
- Seleccionando una casilla: esto es posible hacerlo en una computadora haciendo uso del ratón para la selección o con el dedo en el caso de utilizar una pantalla táctil.
- Firma digital: este es un mecanismo criptográfico que se encarga de hacerle conocer al receptor la identidad del emisor de este mensaje.
- Por medio de un usuario y contraseña
- Utilizando la tarjeta de coordenadas
Operaciones en las que utilizas la firma electrónica:
Aunque son procesos diferentes, ambos reconocen la autenticidad de una persona natural o jurídica, por eso puedes utilizar tu firma electrónica en:
- Declaración de impuestos
- Facturación de IVA
- Actualizaciones del RUT
- Para solicitar rangos de facturación
Esto garantiza la firma electrónica o Instrumento de Firma Electrónica
Si pretendes utilizar una firma electrónica para tus documentos digitales, estos son los aspectos relevantes que esta herramienta puede garantizar.
- Tanto la identificación como la capacidad jurídica de las partes, emisor o receptor, que tratan entre sí cualquier tipo de documento legal o transacciones electrónicas.
- Se encarga de garantizar la integridad de las transacciones, es decir que, la información que se está manejando no ha sido manipulada.
- Es irrefutable sobre los compromisos que se adquieren.
- Garantiza la confidencialidad del contenido de los mensajes, en otras palabras, únicamente quienes se encuentran autorizados pueden leer o ver el documento.
Principales cualidades de la firma electrónica
Estas son las cualidades que diferencian el Instrumento de Firma electrónica de otros mecanismos de autenticación digital de documentos.
- Integridad: garantiza que el mensaje de datos o la información electrónica no ha sido alterada ni modificada.
- Autenticidad: se encarga de garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen de este mismo, con esto es posible estar seguros de que la identidad de quien se destaca como remitente del mensaje es verdadera.
- No repudio: es decir que, el emisor no puede negar que conoce el mensaje de datos y los compromisos que adquiere con este.
- Confidencialidad: con esta se garantiza que el mensaje de datos los conoce únicamente el emisor y los receptores que se desea agregar.
- Seguridad: esto quiere decir que el mensaje de datos no puede ser conocido por algún tercero que no esté autorizado.
Con el software de facturación electrónica de Loggro puedes contar con las garantías y cualidades que hemos mencionado hasta el momento; esto se debe a nuestra gran experiencia en el mercado ya que somos un proveedor autorizado por la DIAN.
Leyes, Decretos y Resoluciones de la firma electrónica
Una vez teniendo el conocimiento esencial de lo que es la firma electrónica y sus beneficios, te explicaremos de forma detallada cuáles son las Leyes, Decretos y Resoluciones vigentes sobre esta, ya que esta herramienta es un elemento obligatorio en el proceso para facturar electrónicamente y por tal razón cuenta con distintos lineamientos.
Ley 527 de 1999 para la firma electrónica
La Ley 527 de 1999 se encargó de regular el acceso y uso de los mensajes de datos para el comercio de carácter electrónico y de las firmas digitales; en el Artículo 7 de esta misma Ley indica que se entiende satisfecha la exigencia de la firma electrónica en el momento en que se use un método que permita identificar al iniciador del mensaje de datos y que su método es confiable y apropiado para el propósito por el que se generó el mensaje.
Artículos 28 hasta el 40 de la Ley 527 de 1999
Los Artículos 28 hasta el 40 de la Ley 527 de 1999 se encargan de regular las firmas digitales, resaltan quienes son los suscriptores y tanto sus deberes como sus responsabilidades; dan cuenta de los certificados y las entidades de certificación, así como de los principales aspectos para la autenticidad, originalidad, integridad y cómo debe ser la conservación general de los documentos electrónicos.
Conpes 3620 de 2009
Gracias al documento Conpes 3620 de 2009, se recomendó la promoción del uso de la firma electrónica como un esquema de carácter alternativo de la firma digital.
Decreto 1074 de 2015 del sector comercio
El Decreto Único Reglamentario del sector comercio, Decreto 1074 de 2015, se encarga de regulara la firma electrónica en sus Artículos 2.2.2.47.1 al 2.2.2.47.8 haciendo una compilación del Decreto 2364 de 2012 que definen esta herramienta como el método que utiliza códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que posibilitan la identificación de una persona, que se encuentra relacionado con un mensaje de datos, siempre y cuando este sea confiable y apropiado con respecto a los fines para los que se debe utilizar la firma electrónica. También establece la neutralidad tecnológica, y la igualdad del tratamiento de tecnologías, por parte de la confiabilidad indica que cuenta con la misma validez y efecto jurídico que la firma autógrafa.
Decreto 1625 del 11 de octubre de 2016 del sector impuestos
Por otro lado, el Decreto Único Reglamentario del sector Impuestos, Decreto 1625 del 11 de octubre de 2016, se encargó de reglamentar la firma electrónica en sus Artículos 1.6.1.3.1 hasta el 1.6.1.3.3 que recopila el Decreto 2916 de 2013; aquí se otorgan las facultades al director de la DIAN para seleccionar las personas naturales que pueden utilizar la firma electrónica para efectuar el cumplimiento de las obligaciones tributarias sustanciales y formales. La DIAN también determinó que puso a disposición de los usuarios autorizados el sistema de firma electrónica sin uso del mecanismo digital; este sistema debe cumplir los debidos requisitos establecidos en los Artículos mencionados anteriormente del Decreto 1074 de 2015 y estipula la obligación de suscribir un acuerdo entre la DIAN y el usuario para definir las reglas para la comunicación electrónica confiable.
Resolución 70 de 2016 para la regulación del uso de los servicios electrónicos
Con la Resolución 70 de 2016 se regula el uso de la firma electrónica en los servicios electrónicos de la DIAN.
Con la misma Resolución se estableció el IFE (Instrumento de Firma Electrónica) y se definió como la combinación de una IE (Identidad Electrónica) y un CE (Código Electrónico).
También indica que la firma electrónica cuenta con una vigencia de 3 años, Una vez se culmine la emisión o renovación del IFE e indica que es de carácter exclusivo y gratuito. Por otro lado, prevé el acuerdo de firma electrónica que establecen las condiciones legales, técnicas condiciones de uso y las medidas de seguridad.
Procedimiento para solicitar el certificado electrónico
Para solicitar tu certificado electrónico primero debes registrarte como facturador electrónico y luego debes seguir el paso a paso que encuentras en la guía de factura electrónica de la DIAN. El segundo paso es seleccionar la forma de operación en la que encontrarás la opción de solicitud del certificado.
Es el momento ideal para obtener tu certificado digital gratuito ya que aún no hay límites para las personas que estén interesadas en obtenerlo; sin embargo, recuerda que para la DIAN prevalecen los acogidos al SIMPLE y las Mipyme.
El Software contable en la nube de Loggro cuenta con el módulo de Facturación Electrónica, esta solución es la más integral del mercado para administrar tu negocio en Internet de forma fácil y segura.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
