Firma electrónica según la Resolución 000080

Con la Resolución 000080 del 28 de julio de 2020, la DIAN simplificó el proceso para obtener el Instrumento de Firma Electrónica IEF de forma parcial; con este nuevo proceso los contribuyentes pueden adquirir, renovar o revocar la firma electrónica de una forma más simple. En este artículo te contamos cuáles son los nuevos pasos y las principales ventajas de esta nueva Resolución.

Es importante que tengas presente que el Instrumento de Firma Electrónica (IFE) funciona de dos maneras: puedes implementarlo de la mano de un software de facturación electrónica, como Loggro o bien, puedes adquirirlo con los proveedores autorizados por la DIAN para prestar el servicio de Instrumento de Firma Electrónica.

Entiende aquí cómo funciona la firma electrónica con un proveedor de facturación electrónica.

Aspectos principales de la Resolución 000080 del 28 de julio de 2020

 Los aspectos principales que se resaltan con esta nueva Resolución son los que mencionaremos a continuación.

• Ahora no es necesario acercarse a las oficinas de la DIAN para realizar la solicitud y renovación de la firma electrónica.

• Con esta nueva Resolución, el proceso de recuperación de la contraseña tendrá un proceso más ágil, esto se debe a que ahora cuenta con menos pasos.

• Ya no se genera la revocación de la firma electrónica cuando no se renueva, esto quiere decir que ya no es necesario que los contribuyentes tengan que realizar el proceso de renovación de manera presencial.

• Se encarga de optimizar y facilitar los trámites del IFE (Instrumento de Firma Electrónica) en la DIAN con el fin de agilizar su uso en los servicios informáticos que están dispuestos para dicho fin.

• Se eliminan los pasos de renovación y revocación del anterior sistema del IFE lo que sin duda hace más ágil a esta herramienta.

• Se ofrece el IFE para todos los contribuyentes y obligados con el objetivo de que puedan cumplir con sus obligaciones de una forma más fácil.

• El acceso y uso de la firma electrónica se optimiza con el fin de mejorar el uso de quienes interactúan con la DIAN.

• Se actualiza el acuerdo del uso de la firma electrónica para asegurarles a los usuarios que los mecanismos, las distintas técnicas de identificación personal y/o la autenticación electrónica que utiliza la DIAN es confiable y segura.

Estas medidas que ha implementado la DIAN para atender la situación actual se combinan y ofrecen, tanto a contadores como contribuyentes, toda una serie de beneficios que deben ser permanentes, pues se encargan de facilitar la forma en que se realizan distintos trámites con esta entidad.

¿Quién puede obtener el Instrumento de Firma Electrónica por la plataforma?

Pueden obtener el Instrumento de Firma Electrónica todas las personas que están registradas en la plataforma de la DIAN, este proceso es muy sencillo y cuenta con pocos pasos que mostraremos más adelante, es decir que, ahora no solo los obligados a presentar su declaración de forma virtual pueden realizar este procedimiento. En conclusión, con esta nueva medida se pretende que las personas no necesiten salir de su casa para que presenten su declaración por medio de cualquier entidad bancaria, por el contrario, ahora el proceso de presentación puede ser inmediato, a esto se suma la opción de pago en línea para aquellas personas que deban pagar.

Proceso para obtener la firma electrónica en línea

Antes de iniciar con el procedimiento para obtener el Instrumento de Firma Electrónica debes saber que este es el único instrumento que se encuentra autorizado para cumplir con todas las obligaciones, operaciones y trámites que se encuentran habilitados en el sistema electrónico de la DIAN.

En los pasos para obtener la firma electrónica el único prerrequisito necesario es estar registrado en la plataforma virtual de la DIAN, por consiguiente, los pasos para obtener la firma electrónica son los que presentaremos a continuación.

A pesar de que obtengas tu firma electrónica con la DIAN es importante que sepas si esta firma electrónica gratuita se integra con otro proveedor de Facturación. Revisa aquí todo respecto a este proceso.

Ingreso al portal de la DIAN

Fuente: DIAN

​ Lo primero que debes hacer es ir al portal de la DIAN e ingresar tus datos de acceso para que puedas realizar tu inicio de sesión tal cual como lo muestra la imagen que dejamos a continuación.

Inicio del proceso de generación

Una vez ingreses al portal de la DIAN, es necesario que ubiques y hagas clic en la opción “Generar Firma Electrónica” esta se encuentra en el costado derecho de la página como lo muestra la imagen siguiente.

Confirmación de datos personales

En la pantalla que aparece a continuación lo único que debes hacer es verificar tus datos personales, es importante que el correo que registres sea el correcto y que puedas tener acceso a este, esto se debe a que este procedimiento requiere una verificación que se realiza por este medio, una vez estés seguro de que la información que registraste es correcta debes hacer clic sobre el botón continuar como lo muestra la siguiente imagen.

Verificación de la clave dinámica

Luego debes dirigirte al correo electrónico que registraste y buscar el correo que te envió la DIAN, en este correo vas a encontrar la clave dinámica, debes copiarla y regresar al portal de la DIAN para que la pegues en el recuadro “clave dinámica de Verificación”, una vez lo hagas haz clic sobre el botón “Continuar”.

Generación y clave para la firma electrónica

Luego te aparecerá una nueva ventana en donde debes seleccionar que aceptas las condiciones, luego debes asignar la clave con caracteres alfanuméricos que te va a ser solicitada cada vez que utilices tu firma electrónica, ten presente todas las recomendaciones que la plataforma te brinda para la asignación de tu clave, una vez hayas ingresado tu clave debes hacer clic sobre el botón “Generar Firma” tal cual como se muestra en la siguiente imagen.

Cuando termines de realizar estos pasos puedes comenzar a hacer uso de tu Instrumento de Firma Electrónica para presentar tu declaración de renta o cualquier otro trámite sin necesidad que lo realices de forma presencial.

Estos son los principales aspectos que se resaltan con la nueva Resolución 000080 del 28 de julio de 2020 que se encarga de facilitar todos los tramites para la generación del Instrumento de Firma Electrónica, además también te mostramos cómo es el proceso para que puedas generar esta herramienta con pocos pasos y de forma sencilla.

Por otro lado, si estás generando tu firma electrónica para la implementación de la facturación electrónica de tu empresa te contamos que en Loggro contamos con uno de los mejores software del mercado autorizado por la DIAN y que cumple con todos los requisitos, con este vas a poder iniciar tu proceso de facturación de manera rápida y segura.

También contamos con un equipo de especialistas en el tema que atenderán todas tus dudas en el momento que más lo necesites, no solo lo relacionado con el Instrumento de Firma Electrónica, sino con todos los requisitos de la Legislación más reciente de Facturación Electrónica.