Administrar un negocio significa realizar un seguimiento de todo tu dinero entrante y saliente. Entonces realizas un seguimiento de cada transacción. Pero ¿Cómo analizas toda esta información? La respuesta: informes contables. Profundicemos en los siete informes contables que debes conocer al administrar un negocio.
¿Qué son los informes contables?
Los informes contables son estados financieros que utilizas para tomar decisiones comerciales bien informadas. Incluyen información financiera, como ingresos, gastos y costo de los bienes o servicios vendidos. Y te brindan información importante sobre la salud financiera de tu negocio.
Entonces, ¿Qué informes deberías tener en tu radar? Te presentamos siete informes contables que debes conocer como la palma de tu mano.
1. Libro Contable
El libro contable resume todas las transacciones. Consta de todas las cuentas que necesitas, las más comunes son:
- Activos
- Pasivos
- Capital
- Ingresos
- Gastos
También incluye cualquier subcuenta que puedas tener, como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ventas de productos, pagos de alquiler o hipotecas, etc.
El libro contable puede ayudarte a:
- Prepararte para una auditoría.
- Organizar transacciones comerciales.
- Solicitar y recibir préstamos bancarios.
- Reportar datos financieros reales.
2. Cuenta de pérdidas y ganancias
El estado de pérdidas y ganancias, también conocido como estado de resultados, muestra todos los ingresos y gastos de un período. Un estado de resultados es uno de los tres tipos principales de estados financieros.
El estado de pérdidas y ganancias es uno de los informes contables más comunes en tu negocio. Y puede incluir información relevante como:
- Ingresos
- Gastos
- Costo de los bienes vendidos
- Ingresos netos
Para qué puedes utilizar un estado de pérdidas y ganancias
Sus declaraciones de ingresos lo ayudan a identificar rápidamente las áreas problemáticas para que puedas resolver cualquier problema antes de que se convierta en una bola de nieve, asimismo también sirve como apoyo para:
- Analizar las ganancias obtenidas.
- Planificar presupuestos.
- Ajustar gastos.
- Tomar decisiones financieras importantes.
3. Balance
El balance es otro de los tres principales estados financieros. Pero, es muy diferente de un estado de resultados. Mientras que la declaración de ingresos te dice cuánto estás gastando o ganando, el balance te permite determinar la estabilidad de tus finanzas.
El balance contable tiene tres componentes principales:
Los activos son artículos de valor que posee y que puedes convertir en efectivo.
Los pasivos son lo que le debe a otros, como empresas, el gobierno, otras personas u organizaciones.
Patrimonio es su valor de propiedad en el negocio. Es el cálculo de la resta de los pasivos totales de los activos totales.
El balance muestra una imagen completa del estado financiero de tu empresa. También puede mostrarte:
- Si tu gasto es demasiado alto.
- La eficacia de su estrategia de precios.
- Si tu estrategia de marketing está funcionando.
Puedes utilizar balances de diferentes períodos para crear un balance comparativo para determinar cambios o tendencias.
4. Estado de flujo de efectivo
El estado de flujo de efectivo muestra la cantidad de efectivo que ingresa o sale de tu negocio durante un período de tiempo determinado.
Un estado de flujo de efectivo puede mostrar:
- Flujo de caja positivo: Ganas más dinero del que gastas.
- Flujo de caja negativo: gastas más dinero del que ganas.
Si bien el estado de flujo de efectivo muestra la entrada y salida de efectivo de tu negocio, no brinda una imagen completa y precisa de la rentabilidad. ¿Por qué? Porque no incluye ningún crédito en el estado de flujo de efectivo.
Un estado de flujo de efectivo generalmente tiene tres partes:
- Operaciones: El dinero que recibes de los clientes y gastas para operar tu negocio.
- Inversión: La compra o venta de activos a largo plazo, como acciones o propiedades. Puedes gastar dinero en una inversión o ganar dinero con la venta de alguna propiedad.
- Financiamiento: La entrada o salida de efectivo resultante de deudas, préstamos o dividendos. El flujo de efectivo negativo en esta sección indica que estás pagando una deuda.
El estado de flujo de efectivo generalmente te será útil para determinar si tus ingresos y gastos están sincronizados. Un flujo de caja negativo muestra que es posible que necesites aumentar las ventas o reducir los costos. El flujo de efectivo positivo indica que tu negocio está generando más de lo que gasta.
5. Antigüedad de las cuentas por cobrar
Si utilizas el método contable de devengo, utiliza un informe de antigüedad de cuentas por cobrar. El informe muestra todo el dinero adeudado a tu negocio.
El informe de cuentas por cobrar detalla cuánto dinero te deben los clientes y cuánto tiempo ha sido un saldo pendiente. Conocer esta información te permite estar al tanto de las cobranzas, pronosticar el flujo de efectivo y estimar las deudas incobrables. Y puedes tener una visión más detallada de los clientes que te deben dinero para que puedas enviar recordatorios de pago.
6. Antigüedad de las cuentas por pagar
Detalla cuánto debe tu negocio a otros. Por ejemplo, compra suministros de un proveedor a crédito.
Este informe contable puede ser útil para poder tener control de la siguiente información:
- Administrar el flujo de efectivo
- Tomar decisiones sobre qué deuda pagar primero
- Planificar gastos futuros
- Proyectar el presupuesto comercial
- Evitar la falta de pagos
7. Estado de ganancias acumuladas
El estado de ganancias retenidas enumera las ganancias retenidas de tu empresa al final de un período de informe. Entonces, ¿qué son las ganancias retenidas? Las ganancias retenidas son ganancias comerciales que puedes usar para invertir o pagar pasivos. El estado de ganancias retenidas también se conoce comúnmente como el estado del patrimonio del propietario o el estado del patrimonio de los accionistas.
Hay tres piezas de información que necesitas saber para el estado de ganancias retenidas:
- Ganancias retenidas iniciales
- Ingresos netos
- Dividendos pagados
Puedes usar tu estado de ganancias retenidas para realizar un seguimiento de tus ganancias retenidas y buscar financiamiento externo. Crea un estado de ganancias retenidas cada período contable para determinar si tu empresa aumentó o disminuyó las ganancias retenidas entre períodos.
Las ganancias retenidas positivas muestran que tienes los fondos para invertir en tu negocio (por ejemplo, comprar equipo nuevo) o pagar deudas. Las utilidades retenidas negativas muestran un déficit.
Finalmente, te invitamos a apoyarte en un software contable con el que podrás generar reportes en cuestión de segundos y tomar decisiones en el momento adecuado lo que puede llevar al éxito de tu negocio.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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