En la actualidad es bastante común manejar plazos y formas de pago tanto con clientes como con proveedores. Esto sucede desde las microempresas y PYMES, hasta en las más grandes cadenas de superficie. Lo importante es que las cuentas por cobrar en un sistema de gestión ERP se manejen adecuadamente y los recursos no se pierdan.
En la medida en que un Negocio maneja un mayor portafolio de productos y servicios, y que el número de clientes sea mayor, la gestión de la cartera se pone más complicada. Se comienza a tener poca claridad de quién es el que le debe, o qué producto o línea de negocio es el que más le adeudan. Saber en detalle el estado de su cartera o cuentas por cobrar es crucial para el negocio, pues le permite entender, entre otras cosas:
- A quién vale la pena venderle, así sea a crédito, y a quien no. Si alguien es buena paga, y cumple con sus obligaciones, ese es un cliente al que se le puede seguir vendiendo, así sea a crédito. Al que históricamente ha incumplido o al menos genera dudas de pago, es mejor dejarlo pasar o que se vaya a la competencia. Un buen reporte de Cartera por Clientes es el secreto de este análisis.
- Cómo será el flujo de caja de su negocio, y por ende, saber con cuánto cuenta a futuro y cuando exactamente. Con una adecuada gestión de la cartera, usted siempre tendrá presente cuando entrará la “platica” y así podrá realizar una adecuada “planeación” financiera de su negocio. Para esto, un buen informe de Cartera por edades es fundamental.
- Cuáles son los productos o servicios que realmente le generan ingresos. Un análisis de cartera por producto es muy importante para entender cuales son los productos que le generan valor y cuáles pérdidas. Es muy fácil que se generen malas percepciones si se miran las cosas desde el agregado y no en detalle, por ejemplo, por producto.
- Quiénes son los buenos vendedores: Un análisis de cartera por vendedor le arrojará sorpresas que le serán muy útiles. Con este tipo de informes es fácil detectar incluso aspectos de fraude. De pronto descubre que su vendedor estrella, realmente está generando ventas malas que nunca pagan, o que el que menos vendía, es quien le está trayendo la caja de su Negocio.
- Qué regiones o geografías son mejores que otras: Es fácil pensar que crecer a otras regiones es bueno, pero eso no necesariamente es así. Un reporte de cuentas por cobrar por geografía o sucursales le sacará a la luz en dónde debe poner más atención.
¿Con un software ERP se puede dar mejor manejo a las cuentas por cobrar?
En la medida en que el negocio crece o aumenta su portafolio de productos y servicios, la gestión de la cartera se va complicando, y la elaboración de estos reportes se hace más difícil. Sin embargo, la tecnología facilita esto y se ha vuelto un extraordinario aliado para gestionar sus cuentas por cobrar.
En el mercado existen soluciones o paquetes que ayudan con esto, como los software ERP. Estas son soluciones tecnológicas que soportan el manejo integral de su empresa, pues típicamente incluyen módulos de contabilidad, ventas, cartera, manejo financiero e inventarios. En un software ERP, las transacciones se registran en su punto de origen y se actualizan automáticamente en el resto de aplicaciones. Así por ejemplo, cuando se hace una venta, automáticamente se realiza el descargue del inventario y se generan los movimientos contables asociados a la misma. El informe de cartera también se actualiza cuando se hace un pago. Esto es mucho mejor que cuando se tienen soluciones de software independientes, en cuyo caso es necesario realizar complicadas integraciones y el riesgo de errores aumenta.
Finalmente, un tema a tener en cuenta es que la gestión de las cuentas por cobrar no tiene horario ni lugar. Uno de los secretos de un buen control de la cartera es su permanente vigilancia. Si usted depende del cierre del mes o de su contador para que le informen a quién y cuánto le deben, está en problemas. Esto debe poder hacerse en línea. Por esta razón, es muy recomendable que su soporte tecnológico así lo permita. En este grupo se destacan las soluciones en “La Nube” o “Cloud”, que le permiten ver el estado del negocio en cualquier momento y desde cualquier lugar.
En conclusión, manejar sus cuentas por cobrar puede marcar la diferencia entre un negocio exitoso y uno que quiebra. Póngale atención a esto y apóyese en soluciones tecnológicas apropiadas.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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