Realizar un manejo inadecuado del proceso de la nómina puede representar serios problemas en la gestión de tu empresa como problemas legales, pérdida de tiempo y dinero, desmotivación de tus colaboradores, demoras en la gestión administrativa, entre otros.
No es un secreto que la administración de la nómina es uno de los procesos internos más importantes porque afectan de manera transversal el desempeño de toda la organización. ¿Quieres aprender a identificar los principales errores y tener herramientas para evitarlos? Aquí te lo contamos.
Los errores más comunes que se presentan en el manejo de la nómina.
La importancia de la gestión administrativa es fundamental, porque permite alcanzar las metas establecidas en el plan organizacional, así mismo es pieza clave para el manejo adecuado de los recursos humanos y físicos y por supuesto garantizar el buen clima laboral. La fórmula es sencilla, el punto de partida es cumplir con las tareas referentes al manejo de la nómina de manera organizada, informada y transparente. Así, evitarás errores y dolores de cabeza que pueden llegar a ser costosos para tu compañía.
Si aún te preguntas cuál debe ser tu punto de partida, lo primero es garantizar que puedas registrar efectivamente toda la documentación que respalde el pago de los salarios y demás obligaciones establecidas por ley que debes asumir como empleador. Sin embargo, este proceso no se escapa de posibles errores que pueden ocurrir como:
- Registrar cálculos equivocados en los ingresos salariales, retenciones y deducciones por cada periodo a liquidar. Éste es quizá uno de los motivos por los cuales se pueden presentar desacuerdos entre colaboradores y áreas administrativas. Aquí es fundamental que la persona o departamento encargado de llevar este proceso conozca el tipo de contrato que tiene cada trabajador, de esta forma, entenderá cuál es su salario bruto y neto, bonificaciones, horas extras, auxilios a los que tenga derecho, pagos de seguridad social, primas, vacaciones, entre otros. Asimismo, es importante mantenerse actualizado frente a la normatividad que contempla los porcentajes de las deducciones que se deben efectuar.
- Retraso en la fecha acordada para realizar los pagos de nómina. En este aspecto es fundamental que este proceso pueda estar apoyado por un software de nómina electrónica, que garantice la organización de este procedimiento, contar con el flujo de caja para cumplir con los pagos en las fechas establecidas. Al garantizar los recursos económicos para realizar los pagos de nómina y realizarlos a tiempo, se evitará tener problemas legales por incumplimiento y la inevitable desmotivación por parte del personal.
- Diferencia en los registros de nómina y la contabilidad general de la empresa. En la mayoría de los casos, cuando estos procesos se llevan de manera manual, pueden cometerse errores ocasionando el desconocimiento exacto del flujo de efectivo destinado a cubrir el pago de la nómina de los trabajadores y de las obligaciones tributarias inherentes a este proceso.
- Ambigüedad en los cálculos de las retenciones establecidas por ley. No hay precisión al calcular cuáles son los descuentos o retenciones que se deben hacer a los empleados.
Las causas más comunes para que se presenten equivocaciones en la liquidación de la nómina.
- La más común es el error humano involuntario: En algunos casos, las empresas presentan cierta resistencia al uso de soluciones digitales para realizar los procesos de nómina y continúan ejecutándolo de forma manual. En casos donde hay que contabilizar horas extras, bonificaciones, vacaciones, retenciones, aumentos salariales, comisiones, entre otras. Al continuar con métodos obsoletos encontrar estos errores lleva tiempo, es estresante y puede llegar a ser bastante costoso para las finanzas de la empresa.
- Ausencia de un proceso organizado: Cuando en el departamento de nómina no se efectúa un proceso de manera organizada, será imposible cumplir con la periodicidad acordada y el registro de los sueldos. Asimismo, con los cálculos de prestaciones y deducciones, a tiempo y sin errores.
- Uso de métodos anticuados: A pesar de estar en la era digital, algunas empresas aún emplean métodos anticuados para elaborar sus nóminas. Es decir, ejecutando las tareas de forma manual, sin la ayuda de un software de gestión de nóminas.
- Desconocimiento de la legislación laboral vigente: En ocasiones los cambios en las normativas y leyes en materia laboral, traen como consecuencia que los empleados del departamento de nómina no estén completamente actualizados en estos temas.
¿Qué situaciones se pueden presentar?
El cumplimiento de las obligaciones fiscales establecidas en la ley frente a los pagos de nómina no es una opción, sino una necesidad. Cabe destacar que, en estos aspectos no hay espacio para las fallas, pues la empresa estaría expuesta a las siguientes situaciones.
- Multas y sanciones por parte de los organismos de control. Manejar inadecuadamente el proceso de la nómina, puede ocasionarte problemas legales. Igualmente, si se realizan cálculos incorrectos es posible liquidar montos menores o mayores a los que realmente corresponden. Toda esta situación genera compromisos fiscales, sanciones, multas. Los cuales pueden afectar la imagen de la organización y hacerte perder dinero.
- Aumento en el índice de rotación de los trabajadores: esto impacta negativamente la continuidad del negocio, se pierde tiempo, se afecta la productividad e impacta los recursos financieros. Por lo general, la mayoría de los empleados que no reciben sus pagos a tiempo y con errores en la liquidación, buscan nuevas opciones laborales en otras empresas.
- El Clima laboral se puede ver afectado: Los errores en la nómina ocasionan que los empleados estén desmotivados, incómodos, laborando sin eficacia ni compromiso con la empresa.
¿Cómo hacerles frente a estas situaciones?
Procesar la nómina es una labor que, sí o sí, debe hacerse a tiempo y sin errores. En la actualidad las empresas pueden contar con aliados estratégicos para optimizar el proceso de nómina.
El más prometedor, con mejores resultados es el uso de un software de nómina electrónica en la nube que pueda adaptarse al tamaño y procesos de tu organización; adicionalmente es una solución integral a la que se puede acceder por un valor económico desde $7.000 al mes con Loggro, desde cualquier lugar, momento y dispositivo móvil.
Si quieres ser una empresa exitosa, productiva, competitiva y posicionarte como marca empleadora, podrías empezar por innovar en tus procesos administrativos que garanticen el cumplimiento de los compromisos de pagos de la nómina de tus trabajadores y de las respectivas obligaciones fiscales, en el tiempo apropiado y sin fallas en los cálculos de sus procesos. Te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica con el que puedes realizar los pagos de tus empleados de la forma que quieras, dependiendo de las necesidades de tu empresa.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
