Nómina electrónica para propiedad horizontal

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Las propiedades horizontales que exploten sus áreas comunes deben convertirse automáticamente en contribuyentes que responden por el impuesto de renta, es decir que también deben generar y transmitir la su nómina electrónica ante la DIAN.

En este artículo te contamos con más detalle y legalmente por qué se ven obligadas a generar y transmitir para ser validada su nómina electrónica.

¿Las propiedades horizontales están obligadas a emitir la nómina electrónica?

Por lo general las propiedades horizontales no deben declarar sus impuestos ante la DIAN porque el dinero que reciben es generado por las cuotas de administración que cobran, pero en el caso que exploten sus áreas comunes si deben hacerse responsables del impuesto de renta y por consiguiente también deben generar la nómina electrónica. 

En Colombia, las propiedades horizontales son las copropiedades o unidades residenciales, como los conjuntos, edificios y distintos tipos de urbanizaciones cerradas, en las que se comparten sus áreas comunes como son los pasillos, escaleras, ascensores, vías, zonas verdes, terrazas, etc.

¿Contribuyentes obligados y propiedad horizontal?

Según lo indica la Resolución 000013 de 2021, los obligados a generar y transmitir para ser validado el documento soporte de pago de la nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste, son todos los contribuyentes que respondan por el impuesto sobre la renta y complementarios, que hagan pagos o abonos en cuentas que se deriven por una vinculación, relación laboral o legal y reglamentaria y por los pagos que realice a los pensionados que tenga a cargo el empleador, que necesiten hacer el soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, en caso de que aplique.

¿Cuáles son las responsabilidades tributarias de las propiedades horizontales?

El Artículo 33 de la Ley 675 de 2001 indica que las personas jurídicas originadas por la constitución de una propiedad horizontal son de naturaleza civil, sin ánimo de lucro. Debe estar denominada dependiendo de su conjunto o edificio y por tal razón su domicilio debe ser en el distrito o municipio en donde se encuentre localizada y tendrá la calidad de no contribuyente de los impuestos nacionales, también del Impuesto de Industria y Comercio, teniendo en cuenta las actividades que son propias para su objeto social, conforme lo establece el Artículo 195 del Decreto 1333 de 1986.

Lo anterior tuvo varias modificaciones con la Ley 1819 de 2016 que le agregó el Artículo 19-5 al Estatuto Tributario, este último indica que las personas jurídicas originadas por la constitución de una propiedad horizontal, que destinen algunos o algún bien o área común para la explotación comercial o industrial, es decir que generen algún tipo de renta, deben hacer parte del Régimen ordinario del impuesto sobre la renta y complementarios y del impuesto de industria y comercio.

Cabe destacar que el Parágrafo de este mismo Artículo señala que se deben excluir de lo que se dispone en este Artículo a las propiedades residenciales que únicamente se utilizan con fines residenciales. Lo que quiere decir que las propiedades horizontales de uso residencial tampoco son responsables tampoco son responsables del IVA por la prestación de un servicio directo de parqueadero o estacionamiento en zonas comunes, por alquilar zonas comunes, terrazas, etc.

Deben o no emitir nómina electrónica las Propiedades Horizontales y en qué caso

Es quiere decir que únicamente las propiedades horizontales comerciales o mixtas que exploten sus áreas comunes deben convertirse de forma automática en contribuyentes de Renta y de Industria y Comercio.

Estas propiedades deben tributar solamente sobre los ingresos que obtengan por la explotación de estas áreas porque las cuotas de administración ordinarias o extraordinarias no tributan por reglamentación del Decreto 2150 de 2017. Siempre que haya explotación de algún espacio, deben emitir Nómina Electrónica.

¿Por qué las propiedades horizontales deben emitir la nómina electrónica?

Como ya sabemos las copropiedades comerciales o mixtas solo deben llevar en su declaración de renta los ingresos que obtengan por la explotación de las áreas comunes es decir que su gasto de nómina lo deben prorratear, porque los gastos de nómina terminan relacionándose con los ingresos de las cuotas de administración que en ningún caso se deben reflejar en la declaración de renta y con los ingresos de la explotación de la áreas comunes que si deben reflejarse en la declaración de renta, es decir que la nómina se debe prorratear al final del año para saber qué parte de la nómina es deducible. 

¿Cada cuanto deben presentar la nómina electrónica estas propiedades horizontales?

En conclusión, como estas copropiedades deben realizar el reporte a la DIAN de las nóminas que pretenden tomar como gasto, pero como al final del año tiene claro cuáles son las nóminas que son deducibles y las que no, entonces es mejor que cumplan con las indicaciones del Artículo 3 de las Resolución 000013 de 2021 sobre la periodicidad del documento soporte de pago de la nómina electrónica que se debe generar para efectos tributarios de forma mensual, sin importar que el contribuyente obligado, realice pagos en periodos distintos o inferiores a los que reglamenta la Resolución en mención.

¿Cómo implementar la nómina electrónica para propiedad horizontal?

Como lo notas, a pesar de que tu propiedad horizontal deba hacer su declaración de renta anualmente, es importante que cumplas con lo que reglamenta la nueva Resolución para la nómina electrónica, en cuanto al calendario de implementación y liquidar de forma mensual siguiendo la reglamentación del documento soporte de pago de nómina electrónica que ha impuesto la DIAN en Colombia. Para implementarla puedes contratar los servicios de un proveedor autorizado por la DIAN que cuente con un software para generar, transmitir y almacenar los documentos de nómina de tu empresa.

Objetivo de la nómina electrónica en Colombia

Como ya sabemos, la facturación electrónica es uno de los requisitos electrónicos que ha implementado la DIAN de forma obligatoria para muchos contribuyentes del país, también encontramos la nómina electrónica con la que pretende tener un mayor avance en transformación digital para el país, además es posible tener un mayor control tributario, reducir el tiempo en los distintos trámites involucrados, reducir el uso de papel, entre otros.

 Pero los beneficios no solo son para la DIAN, pues las empresas que la implementen de forma voluntaria o porque se encuentran dentro de los contribuyentes obligados también tendrán otros beneficios que se notaran en el crecimiento y al interior de cada organización.

Si aún no has iniciado la implementación de la nómina electrónica de tu propiedad horizontal, te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica con el que comenzarás a generar documentos muy pronto y cumpliendo con todas las especificaciones que reglamenta la DIAN, además podemos ofrecerte distintos planes que se ajusten al presupuesto y necesidades de tu organización.  

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

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