Requisitos que debe tener la Nómina Electrónica

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Con la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la DIAN le exigió a la mayoría de los empresarios colombianos la implementación de la nómina electrónica para complementar el sistema de facturación electrónica.

En este artículo te contamos cuáles son los requisitos que exige esta entidad para su implementación, generación, transmisión y validación.

Los 13 requisitos que debe tener la nómina electrónica

Si quieres implementar la nómina electrónica en tu empresa, tal cual como lo indica la DIAN, es importante que tus documentos soporte de pago de nómina electrónica cuenten con los datos, con la información específica de la empresa y con los consecutivos internos para que la liquidación de la nómina pueda ser debidamente soportada y validada.

Requisitos para implementar y genera la nómina electrónica

La nómina electrónica en Colombia es recibida y validada por la DIAN y se resume en la generación de manera mensual del Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica, teniendo en cuenta los requerimientos técnicos que exige esta entidad en su Resolución 000013 de 2021.

A continuación, te mostraremos los 13 requisitos que debes cumplir para la implementación y generación del documento soporte de nómina electrónica.

Plataforma de nómina electrónica:

Debes contar con los servicios de un proveedor tecnológico para emitir tu nómina electrónica. Son los mismos proveedores que autorizó la DIAN en el proceso de facturación electrónica.

Datos personales

También debes agregar como contribuyente del Impuesto sobre la Renta o como responsable de una relación laboral junto con tus apellidos y nombres o la razón social y el NIT de tu empresa.

Identificación

Es indispensable incluir los apellidos y nombres junto con el número de identificación personal del empleado. Debe ser visible a qué colaborador le pertenece el documento soporte de nómina.

Código CUNE

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con su respectivo código CUNE. Este se caracteriza por tener un valor alfanumérico con el que es posible identificar el documento de manera inequívoca. Cabe destacar que cada documento soporte de pago de nómina electrónica debe tener un código CUNE diferente.

Número consecutivo

Debes determinar el número consecutivo del código CUNE de los documentos soporte de pago de nómina electrónica con el fin de realizar el seguimiento del pago de la nómina electrónica y estar al tanto del control que se lleva a cabo internamente.

Valores

También debes añadir el contenido y los valores de los conceptos que le correspondan al valor devengado de la nómina.

Especificación de conceptos

Debes relacionar el contenido y los valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de la nómina.

Valores totales

A esto se suma que debes resaltar el valor total devengado menos el valor total deducido de la nómina.

Ingreso base de liquidación

Debes dar cuenta del ingreso total a liquidar.

Canal, medio y método de pago

Otro requisito importante es que debes informar el medio de pago que vas a utilizar para pagar tu nómina

Fecha

Debes diligenciar la fecha junto con la hora en que se genera el documento soporte de pago de la nómina electrónica.

Instrumento de Firma electrónica

Firma digitalmente tu nómina, en este caso puedes utilizar la misma firma con la que firmas tus facturas electrónicas.

Datos del proveedor tecnológico

Además, debes ingresar los apellidos y el nombre o la razón social y el NIT, de proveedor tecnológico con el que realizas la generación de la nómina electrónica a esto se suma que debes incluir el número de identificación del software.

Los software contables y de nómina deben ajustarse a los nuevos requisitos

La nómina se venía realizando por medio del uso de aplicativos que contenían distintos software contables o en muchas ocasiones se liquidaba y generaba de forma manual, estos son procedimiento muy diferentes al de la generación del documento para soportar la nómina electrónica que se debe enviar a la DIAN.

Para cumplir con los nuevos requisitos de la Resolución 000013 de 2021, todos los software contables o de nómina deben integrar sus módulos con la herramienta de la DIAN con el fin de unificar el proceso de generación, transmisión y validación, del mismo modo como se realiza con la facturación electrónica en el país.

Esto quiere decir que, luego de que liquides la nómina de tu empresa debes generar el documento soporte de pago de nómina electrónica que debe ser enviado a la DIAN para que lo valide, este debe contener los valores liquidados por cada empleado, según como lo indica el anexo técnico de la Resolución.

Plazo para el envío de la nómina electrónica

Otro de los principales requisitos que debes tener en cuenta a la hora de generar la nómina electrónica es que el envío del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe realizar de forma mensual dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a la fecha en que generaste la información.

¿Cómo se envía la nómina electrónica si la liquidó de forma quincenal?

Lo anterior quiere decir que si la forma de pago de la nómina de tu empresa sea quincenal, lo que debes hacer es consolidar o reunir la liquidación de la nómina para que presentes ante la DIAN un solo reporte en el mes.

Conoce aquí más información para saber ¿Cómo funciona y opera la nómina electrónica?

¿Cuáles son los beneficios de implementar la nómina electrónica?

Son muchos los beneficios que te puede ofrecer la nómina electrónica, pero los que más se destacan son los siguientes:

  • Con el pago de la nómina electrónica puedes tener un soporte de costos deducibles en el momento que necesites presentar tu declaración tributaria.
  • Al ser un documento que se genera en la Nube puedes ahorrar espacio y tienes la posibilidad de realizar consultas y seguimientos a los registros, es decir que puedes tener todos los datos y las estadísticas que necesites saber acerca de tu nómina.
  • Puedes tener un acceso más fácil a la información relevante de tus colaboradores.
  • Al ser un documento en la Nube, es muy seguro y no tienes que preocuparte por perder la información.

Estos son los principales requisitos que debes implementar en la generación, transmisión y envío de tu nómina electrónica.

Si aún no has comenzado con este nuevo requisito que ha impuesto la DIAN para las empresas colombianas te recomendamos que los tengas en cuenta a la hora de implementarla en tu empresa; sin embargo, con un  software de nómina electrónica autorizado por la DIAN vas a poder cumplir con todos estos requisitos y generar tu nómina de forma rápida. Asegúrate de tener un equipo de asesores que te acompañen en el proceso de implementación. En Loggro te apoyamos para que cumplas con todos estos requisitos fácilmente.


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