¿Cómo funciona y opera la nómina electrónica?

Tiempo de lectura: 4 min

La DIAN implementó la nómina electrónica en Colombia y mediante la Resolución 000013 de febrero de 2021 especificó las disposiciones generales que debe cumplir (1) el documento soporte de pago de nómina electrónica y (2) sus notas de ajuste.

En este artículo te contamos cómo funciona la nómina electrónica y sus diferentes sistemas; esto te permitirá conocer todos los procesos que tu empresa debe llevar a cabo para cumplir con los requerimientos de la DIAN.

¿Qué significa interoperabilidad de la nómina electrónica?

Es la forma en la que la nómina electrónica interactúa y transmite los datos entre los diferentes sistemas que hacen parte del proceso de emisión de la nómina electrónica. Los sistemas utilizados para que la nómina electrónica sea posible son el software que utilizas para la emisión de tu nómina electrónica y el sistema informático de la DIAN.

Cómo opera la nómina electrónica

Hay estándares obligatorios para que la nómina electrónica sea válida. El proceso bajo el cual opera la nómina electrónica es:

  • transmisión;
  • entrega;
  • lectura;
  • manejo de fuentes única, y
  • validación.

Los obligados a emitir la nómina electrónica deben tener en cuenta los lineamientos de interoperabilidad que indica la DIAN dentro del Anexo técnico para el documento soporte de pago de nómina electrónica.

Criterios generales para la interoperabilidad de la nómina electrónica

Como empresa, lo que debes realizar para cumplir con este requerimiento es:

  • generar la nómina electrónica: debe cumplir con todas las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para el proceso de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica conforme lo indica el anexo técnico de la Resolución 000013 de 2021.

utilizar el lenguaje de programación informática que permita cumplir con los estándares mínimos que indica el Artículo 18 de la Resolución 000013 para los procesos de generación, transmisión y validación del documento soporte de nómina electrónica y sus notas de ajuste.

Aspectos generales del proceso de habilitación, generación, transmisión y validación de la nómina electrónica

Es importante que tengas en cuenta los procesos de habilitación, generación, transmisión y validación de la nómina electrónica y sus documentos soporte, porque debes cumplir con diferentes aspectos para garantizar la interoperabilidad e interacción tecnológica; por esta razón, a continuación te presentamos los aspectos principales de cada uno.

Habilitación de la nómina electrónica

La habilitación es un procedimiento que se debe desarrollar en el servicio informático electrónico del sistema de facturación. Dentro de este se encuentra la función del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Este proceso debe ser realizado antes de la fecha máxima que tiene el obligado a emitir la nómina electrónica. Estas fechas las indica el calendario de implementación y de plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión que se encuentra en el Título IV de la Resolución 000013 de 2021.

Generación de la nómina electrónica

La generación de la nómina electrónica es un procedimiento que se debe realizar luego de haber cumplido con el proceso de habilitación, este consiste en estructurar la información que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste; estos documentos se deben generar de forma independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos que realiza el obligado a emitir la nómina electrónica, según lo dispuesto en el Artículo 5 y 17 de esta Resolución.

Cabe destacar que para estructurar la información y elaborar los documentos pertinentes de la nómina electrónica se deben cumplir con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos. Todos estos lineamientos también los puedes cumplir con el uso de un software de nómina autorizado por la DIAN.

Generación para validación de la nómina electrónica

La transmisión se realiza luego de cumplir con todos los requisitos de generación. En este proceso se generan todos los documentos soporte de pago de nómina electrónica de todos los beneficiarios de los pagos que realizas al generar la nómina electrónica.

Validación de la nómina electrónica

Una vez se genere y transmita la información que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica, la DIAN genera un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación para estos documentos de conformidad con la información transmitida y relacionada.

También te puede interesar: Todo sobre Nómina Electrónica: Resolución 000013 febrero de 2021

Interacción de la nómina electrónica

En el Artículo 19 de la Resolución 000013 de 2021 y teniendo en cuenta los lineamientos del parágrafo 2 del Artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la interacción de la nómina electrónica se debe generar y transmitir por medio de los diferentes software dispuestos por los sujetos obligados a emitir la nómina electrónica; estos deben garantizar la inclusión de funciones que posibiliten la interacción de la siguiente información:

  • Retención en la fuente que se haya practicado.
  • Cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
  • Gastos.
  • En general toda la información contable y tributaria que se exija legalmente por medio de los anexos técnicos.

La implementación de la interacción de los sistemas y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste deben cumplir con todas las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que establece la DIAN.

Para cumplir con la nómina electrónica debes ejecutar un proceso que incluye la habilitación, la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste. Ten presente que estos son procesos que se realizan constantemente utilizando el sistema informático electrónico de la DIAN y el software del proveedor que elegiste.

Te invitamos a que conozcas nuestro software de nómina electrónica en la Nube con el que vas a poder estar al día con todas las disposiciones y actualizaciones de esta obligación de la DIAN; además te ofrecemos la asesoría constante por parte de nuestros especialistas para que tu nómina no presente errores al ser validada.


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