Al terminar un contrato laboral, el empleador tiene la obligación de liquidar los valores que se generen por los conceptos de salario, prestaciones sociales y vacaciones remuneradas en la nómina. En este artículo de Loggro te contamos los aspectos que debes tener en cuenta a la hora de liquidar un contrato de trabajo para que evites los errores más comunes en el cálculo de la nómina y, en consecuencia, las sanciones de la UGPP relacionadas con los pagos erróneos a la hora de terminar un contrato.
Nómina: Qué es un contrato de trabajo y por qué se debe liquidar
Según el Artículo 22 del Código Sustantivo del Trabajo, un contrato de trabajo es aquel mediante el cual una persona natural que es denominada como empleado se dispone a prestar sus servicios para favorecer a otra persona, bien sea natural o jurídica, que se denomina empleador.
Se debe liquidar porque es el momento del contrato que indica que finalizó la obligación entre las partes. Cuando se celebra el contrato, nacen para ambas partes distintas obligaciones. Por parte del trabajador surge la obligación de realizar los pagos al trabajador que estipula la Ley, bien sea de manera mensual, semestral o anual; estos pagos deben corresponder de forma proporcional a los servicios prestados por el colaborador en el tiempo anterior a que se termine el contrato.
Principales causas de la terminación de un contrato
Un contrato de trabajo se puede finalizar por la presencia de las siguientes causas.
- Por justa causa, estipulada en el Artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo.
- Por una causa grave estipulada en el reglamento interno de trabajo o en el contrato laboral.
- Al expirar el tiempo que se pactó, es decir un contrato a término fijo o de obra o labor.
- Cuando exista una voluntad unilateral, bien sea por una justa o injusta causa.
Conceptos que debes liquidar cuando se termina un contrato de trabajo
Al terminar un contrato de trabajo, el empleador está en la obligación de liquidar los siguientes conceptos:
- salario pendiente;
- prestaciones sociales;
- vacaciones;
- aportes parafiscales pendientes;
- los aportes a seguridad social, y
- el pago de indemnización en caso de que haya lugar para esta.
Debes tener presente que dentro del salario debes realizar la liquidación, en caso de que aplique para el trabajador, según sea el tipo de contrato.
Hay diferentes conceptos como: horas extra, recargos por trabajo nocturno, dominicales y festivos laborados. ¿Sabías que la liquidación de un contrato de trabajo se puede realizar más fácil con un software de nómina?
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¿Qué debo tener en cuenta para liquidar un contrato laboral?
Independientemente de la causa por la que finalizó el contrato laboral, el empleador está obligado a realizar la liquidación del contrato para pagar al trabajador los valores generados correspondientes a salario, prestaciones sociales, descanso remunerado, etc. A continuación mencionamos los aspectos que debes tener en cuenta a la hora de liquidar bien un contrato de trabajo para que evites pagar tu nómina de forma inadecuada.
Liquidación del contrato
Como ya lo sabes es importante que liquides los valores que se generan por los siguientes conceptos.
- salario;
- prima de servicios;
- cesantías e intereses a las cesantías, y
- vacaciones o descanso remunerado.
Auxilio de transporte
Ten presente liquidar el auxilio de transporte para los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes, cumpliendo los lineamientos de los Decretos 1785 y 1786 del 29 de diciembre de 2020 para el año 2021.
Los que debes tener en cuenta
Para cumplir con los dos puntos que mencionamos anteriormente debes tener en cuenta las pautas que mencionaremos a continuación.
Despido sin justa causa
En el caso de que desvincules a un trabajador sin justa causa, debes pagar una indemnización dependiendo del tipo de contrato según lo indica el Artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo.
Sanciones para el empleador
Cuando el empleador no pague la liquidación del contrato de trabajo, tendrá una sanción equivalente a 1 día de salario por cada día que se haya tardado en el pago.
Pago de aportes a seguridad social
El empleador debe pagar los aportes parafiscales y a seguridad social hasta el último día en que el trabajador prestó sus servicios y debe reportar la novedad de retiro en la respectiva planilla de pago.
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¿Cómo liquidar cada concepto al liquidar un contrato de trabajo?
Teniendo en cuenta lo dicho hasta el momento, al terminar un contrato de trabajo el empleador debe liquidar los respectivos conceptos de la siguiente manera.
| Elemento | Descripción | Cálculo |
|---|---|---|
| Salarios pendientes | Salarios correspondientes a los días trabajados antes de la finalización del contrato. | Se calcula proporcionalmente al número de días trabajados en el último periodo. |
| Vacaciones | Días de descanso remunerados pendientes por disfrutar o liquidar. | 15 días por cada año trabajado o proporcional al tiempo laborado. |
| Cesantías | Prestación social que se paga al finalizar el contrato o se deposita anualmente. | Un mes de salario por cada año trabajado o proporcional al tiempo laborado. |
| Intereses sobre cesantías | Intereses sobre el valor de las cesantías acumuladas. | 12% anual sobre el valor de las cesantías. |
| Primas | Pago adicional por cada semestre laborado, equivalente a 15 días de salario por cada semestre trabajado. | 15 días de salario por semestre trabajado o proporcional al tiempo laborado. |
| Indemnización (si aplica) | Pago por terminación injustificada del contrato o sin preaviso. | Depende del tipo de contrato y la duración del mismo. |
Salario
Para la liquidación del salario es importante no solo tener en cuenta el valor del salario básico con el que cuenta el trabajador, sino los demás conceptos que recibe el trabajador que constituyen al salario, como por ejemplo las comisiones, los porcentajes de ventas, etc. Según lo indica el Artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo.
Prima de servicios
La prima de servicios es un concepto que se debe liquidar utilizando las siguientes formulas.
Cuando el trabajador ha laborado todo el semestre
Cuando el trabajador laboró durante todo el semestre, debes liquidar el contrato utilizando la siguiente formula.
- Salario x 6 meses ÷ en 12 meses o Salario x 180 días ÷ en 360.
Fórmula para liquidación de la prima de servicios proporcional
Utiliza esta fórmula si deseas liquidar la prima de servicios de un trabajador que prestó sus servicios de forma proporcional al tiempo establecido.
- Salario x el número de días laborados ÷ en 360.
Liquidación de las cesantías
Las cesantías son una prestación social que tiene como fin servir al trabajador en el momento que esté desempleado y deben ser destinadas a vivienda o educación.
Estas deben ser liquidadas y consignadas por el empleador a más tardar el 14 de febrero de cada año en el fondo de cesantías que haya elegido el trabajador o se pueden pagar directamente en el caso de que se termine el contrato de trabajo. Cabe destacar que este concepto se debe liquidar desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año que sea necesario.
Fórmula para liquidar las cesantías
La fórmula para liquidar las cesantías es la siguiente.
- Salario mensual x Días laborados ÷ en 360.
Ten presente que para los trabajadores que devengan hasta 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes, se debe incluir el valor del auxilio de transporte en la liquidación de las prestaciones sociales, es decir cesantías y prima de servicios.
Intereses de las cesantías
Este concepto equivale al 12% anual sobre el valor al que tenga derecho el empleado por el concepto de cesantías. Este se debe pagar de forma directa al empleado a más tardar el 31 de enero de cada año o cuando finalice el contrato laboral.
Fórmula para liquidar los intereses de las cesantías
Para liquidar los intereses de las cesantías debes utilizar la siguiente fórmula.
- El valor de las cesantías x los días laborados x 12% ÷ en 360.
Liquidación de vacaciones
El empleado tiene derecho a vacaciones cuando ha cumplido 1 año de servicios a la empresa, en el caso en que el trabajador no cumpla con el tiempo estimado se debe realizar el pago proporcional utilizando la siguiente fórmula.
- El salario x los días laborados ÷ en 720.
Liquidación del auxilio de transporte
Según el Decreto 1786 del 29 de diciembre de 2020 el auxilio de transporte para 2021 es de 106.454. Este es un concepto que se debe pagar a los trabajadores que devenguen hasta 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes y debe ser liquidado y pagado hasta el día en que el trabajador haya prestado sus servicios a la empresa.
Estos son los principales aspectos que debes tener en cuenta a la hora de realizar una liquidación de un contrato, ten presente que en Loggro diseñamos una plataforma de nómina en la Nube que realiza todos estos cálculos de manera automática para que cumplas con tus obligaciones legales a la vez que simplificas tu vida.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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