Los proveedores gratuitos de Facturacion Electronica a veces no son “tan” gratis, aunque así pareciera.
Algunos servicios de no pago, como el Software gratuito de Facturación Electronica de la DIAN tiene grandes ventajas, principalmente que no debes pagar dinero por usarlo. Existen otros programas gratuitos de facturación que te pueden ayudar con tu facturación electrónica; sin embargo te recomendamos algunos aspectos que debes tener en cuenta y te explicamos por qué puede resultarte insuficiente un programa de facturación gratuito.
1. Procedimiento de validación
Este procedimiento es relativamente reciente y tiene como finalidad evitar reprocesos en la validación de la factura electronica, es decir que uno de los objetivos de la DIAN al exigir el procedimiento de habilitación para poder autorizar a un proveedores de facturación electrónica es garantizarle, tanto a la Hacienda de Colombia, como al adquiriente de la factura, veracidad de la información de la compra y respaldo tributario de su transacción.
Para hacerlo, la DIAN emitió la Resolución 30 en abril de este año y, tanto los nuevos operadores de facturación, como los facturadores que se encontraban facturando bajo el Decreto 2242 deberán utilizar la nueva plataforma de facturación electrónica que incluye validación previa.
¿Qué ocurrirá con los proveedores gratuitos que operaban bajo el 2242?
A pesar de que la DIAN no especifica fechas límite, el tránsito deberán hacerlo estos proveedores gradualmente para emitir factura electronica con todos los requisitos de Ley, incluyendo la validación previa.
Por lo anterior es necesario que te asegures de que el sistema de facturación gratuita que puedas llegar a tener cumpla con este requisito pues aunque no haya fecha específica de sanción, si es un requisito obligatorio de la factura electrónica, así como los demás consagrados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
2. Habilitación como proveedor gratuito
A pesar de que no existe ningún procedimiento específico ante la DIAN para determinar qué proveedores autorizados otorgarán una versión “freemium” de sus servicios, es importante que conozcas bien los términos y condiciones del proveedor que está ofreciendo el servicio de facturación de forma gratuita, para esto es importante que verifiques, principalmente, si cuenta con la habilitación como proveedor de facturación electrónico; en este artículo puedes revisara cuáles son los proveedores autorizados por la DIAN para facturar electrónicamente.
Nuestra recomendación está principalmente enfocada en ayudarte a pensar la facturación como un proceso complejo y técnicamente bien elaborado para los proveedores aunque sencillo para los facturadores electrónicos y los adquirientes, por lo tanto, piensa que a pesar de que tu proveedor te brinde ventajas económicas, debe contar con todos los requisitos de la DIAN.
3. Sistema Local
Ten presente que existen muchas soluciones de facturación electrónica en Internet; algunas de ellas pertenecen a sistemas de facturación de otros países y cumplen con los requisitos de otras haciendas.
La facturación electrónica es una realidad mundial y algunos países como Chile, Costa Rica o México han dado pasos agigantados para cumplir con las exigencias del mercado y controlar la álgida evasión de impuestos, principalmente en Latinoamérica.
Frente a este panorama, existen muchas plataformas de facturación que pueden ser gratuitas para tu empresa, pero la información que generas durante tu venta no llegará a la DIAN, por eso es importante que planifiques qué tipo de software para facturar electrónicamente cumple con tus expectativas, sin dejar de lado las obligaciones tributarias que tienes con la DIAN.
4. ¿Qué les hace falta a los sistemas gratuitos de facturación electrónica?
Un sistema de inventarios
Muchos sistemas de facturación gratuitos carecen de funcionalidades que deberías asumir como imprescindibles si quieres que tu negocio prospere. El sistema de inventarios es uno de ellos. En el momento en que realizas una venta, debería descontarse tu producto del stock que tienes en tu tienda.
Lo ideal para aumentar tu productividad es que disminuyas las tareas operativas y el inventario es una de las funciones más desgastantes a la hora de llevar el orden tu mercancía. Los sistema gratuitos de facturación solamente te dan la posibilidad de emitir la factura pero no se vinculan con tu inventario, así que considera incluir dentro de tus opciones un sistema de facturación electrónica que descuente automáticamente lo que vendes para que evites hacer reconteos físicos que te quitan tiempo y te desenfocan de tu objetivo de negocio.
Integración con contabilidad
Otra de las desventajas de optar por un sistema gratuito de facturación es la imposibilidad de tu contador para emitir reportes financieros y sincronizar tus ingresos y tus gastos para realizar balances que te ayudan a tomar decisiones.
Es importante que tengas presente que el proceso de emisión de factura electrónica, por más sencillo que parezca, contiene mucha información financiera de valor para tu empresa.
Capacítate en el software de facturación electrónica por el que vas a optar y asegúrate de que tu contador pueda tener acceso, pues en su mayoría, los software gratuitos se limitan a permitirte la emisión de la factura, pero toda la operación contable se le dificulta a tu contador.
Otro factor que debes tener en cuenta es el precio que te cobrará tu contador por sus honorarios, pues en la mayoría de los casos supone más esfuerzo para un contador trabajar con métodos obsoletos como los archivos de Excel o se limitan con los software gratuitos de facturación y por esta razón los contadores siempre cobran más cuando el empresario no tiene un software administrativo y contable.
Evalúa la posibilidad de contratar un software que, aunque no sea grauito, le facilite la operación financiera a tu contadora. En este caso invertirás más en tu software que en tu contador, pero le facilitarás a él su trabajo y tú sacarás más provecho del software.
Reportes estadísticos
Un software como el de Loggro te permite tener reportes amigables para que conozcas en tiempo real cómo va tu negocio. Gran parte de esta información se obtiene a partir de las facturas que generas, pues podrás conocer datos como:
- Horas y días de mayor facturación
- Productos más y menos vendidos
- Productos más y menos rentables
- Clientes recurrentes
- Tu reporte tributario
- Entre otros
Toda esta información, ordenada y presentada en gráficos amigables y fáciles de entender te permitirá tener ante tus ojos el avance de tu empresa, por eso entiende la facturación como un proceso de gran valor; es decir que a la hora de optar por un software de facturación electrónica es necesario que pienses en las ventajas que van más allá de los beneficios económicos.
Recuerda siempre que el único recurso que no se recupera es el tiempo, así que nuestro consejo es que te enfoques en las tareas de mayor recompensa para tu negocio y que aproveches la facturación electrónica como la oportunidad para adquirir un software que te permite ganar tiempo y ahorrar esfuerzos operativos.
¿Cuál es el mejor software de facturación electrónica?
Depende. Existen soluciones para grandes empresas y para las Mipyme. Nuestra recomendación es que, antes de contratar un software gratuito pienses en la visión de tu empresa.
Una solución gratuita será insuficiente si tienes metas de crecimiento o si quieres tener mayores ingresos en tu negocio, pues este tipo de software tiene un límite de facturas o documentos electrónicos. También es importante que sepas que en otros casos no podrás acceder a cierta información después de un tiempo y para que tengas un negocio próspero es importante que tengas reportes históricos de tu negocio para que veas cómo se comporta a lo largo del tiempo.
En resumen, pregúntate: ¿qué tanto quieres crecer? ¿qué tan rápido quieres crecer? ¿qué tanta operatividad quieres disminuir en tu negocio? y ¿qué tanta información quieres tener de tu empresa? De esto dependerá que optes por una solución gratuita o de pago en tu empresa.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
