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Un software de gestión empresarial o ERP, es un producto de software que se utiliza para operar los diferentes procesos en su empresa. Por tal motivo, para responder esta pregunta es necesario primero explorar para qué sirve el llevar, por ejemplo, la contabilidad en una empresa. Una empresa es una entidad compleja por muchas razones.
Por ejemplo, ésta recibe un dinero inicial (capital) para comenzar a operar. El dinero es invertido en arriendos, compra de producto para la venta (inventarios), pago a empleados, pago a múltiples proveedores, publicidad, etc. La contabilidad, entonces, es el lenguaje que se utiliza para poder conocer la situación financiera de un negocio en los diferentes frentes mencionados. Operar un negocio de cualquier envergadura sin un sistema contable organizado sería prácticamente un imposible. Una contabilidad me muestra, por ejemplo, en qué tengo invertido el capital que inicialmente puse para arrancar el negocio. Este puede estar materializado en unos inventarios, o puede haberse utilizado, por ejemplo, para pagar la nómina. Igualmente, la contabilidad me muestra a quién le debo dinero y quién me debe dinero. Sin esta información me sería imposible cobrar, y prontamente perdería dinero por el hecho de olvidar quién me debe y cuánto me debe, o cuanto debe mi empresa a otros. Una contabilidad también permite análisis más profundo. Por ejemplo, es posible que mi negocio sea “rentable en el papel” (mis productos son comprados por más de lo que a mí me valen), pero que al mismo tiempo esté “ilíquido”, puesto que mis clientes no me pagan a tiempo (o me pagan a mayor plazo del que me dan mis proveedores). Este tipo de preguntas las puede responder un gerente de un negocio con la ayuda de un análisis contable.
En el mundo moderno de los negocios, tener una contabilidad organizada es también esencial para poder obtener préstamos de entidades financieras. A través de la contabilidad, la entidad financiera puede muy rápidamente estudiar una fotografía de nuestro negocio, y decidir así si somos un buen sujeto de crédito. Igualmente, si uno quiere vender su negocio a un tercero, éste muy probablemente pedirá que uno le revele los estados financieros, para poder entender cuál sería un precio justo para pagar por el mismo. Finalmente, en todos los países del mundo, sin excepción, la contabilidad es una obligación de ley para liquidar los impuestos al fisco. En el caso de Colombia, la DIAN exige que empresas, aún unipersonales, operen una contabilidad básica que permita cuantificar lo que la empresa debe pagar en impuestos, tales como el IVA, ICA, renta, entre otros. En síntesis, más allá de ser una obligación fiscal, la contabilidad se convierte en un potente instrumento para conocer el estado de nuestro negocio y tomar decisiones para mantenerlo saludable.
Sin ella, el empresario toma el riesgo de no anticiparse a lo que está sucediendo en su empresa o, peor aún, llevarse una sorpresa repentina (iliquidez, no darse cuenta de robo de inventarios, tener un problema o multa fiscal) que puede poner en jaque su empréstito. Tener un software de gestión empresarial adecuado que gestione y administre inventarios, producción, recursos humanos, ventas y contabilidad, entre otros, puede evitarnos estos problemas.