¿Qué beneficios trae el documento soporte de pago de nómina electrónica?

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El pasado 28 de febrero de 2022, a través de la Resolución No. 000028, la DIAN concedió un plazo adicional para que las empresas que cuentan con entre uno y hasta diez empleados puedan iniciar el proceso de implementación de la nómina electrónica dentro de los 10 primeros días hábiles del mes de mayo del 2022.

Aunque la nómina electrónica es de obligatoriedad para todas las empresas, aún existen algunas que no han dado este paso. Si aún no has hecho esta transición o, ya lo hiciste y aún tienes dudas acerca de este requisito, en este artículo encontrarás un análisis en torno a los beneficios que trae el documento soporte de pago de nómina y algunos aspectos adicionales que seguro te interesarán.

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¿Qué es el documento soporte de pago de nómina electrónica?

Lo primero que debes conocer es de qué se trata este término, el documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA, cuando aplique. De acuerdo con lo previsto en la Resolución 013 del 2021, se deriva de los pagos o abonos en cuenta que estén relacionados con la nómina correspondiente a una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria.

Así las cosas, señaló la Dian, el documento soporte de pago de nómina electrónica es el soporte del empleador en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, que soporta el costo o deducción del pago o abono en cuenta derivado de una relación laboral o legal y reglamentaria por cada trabajador.

¿De qué está compuesto el documento soporte de pago de nómina electrónica?

Está compuesto por: los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de estos. Por lo tanto, en dicho documento soporte se deben incluir, entre otros, todos los pagos o abonos en cuenta derivados de la relación laboral, legal y reglamentaria, tales como alimentación, dotación, hospedaje, etc., para que puedan ser llevados como costo o deducción en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), si aplica, por parte del sujeto obligado.

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con una serie de requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021 Artículo 5:

• Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
• Debe tener la identificación completa de la empresa: apellidos y nombre(s) o razón social y número de identificación tributaria (NIT).
• Información de la identificación del beneficiario del pago: Apellidos y nombre(s) y número de identificación
• CUNE (código único de documento soporte de pago de nómina electrónica: valor alfanumérico que se obtiene cuando generas tu documento soporte de nómina
• Numeración consecutiva.
• Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y total de acuerdo con el Anexo Técnico.
• El medio de pago que utilizaste para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
• Fecha y hora de generación.
• La firma digital de la empresa: De acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
• Identificación del software que usaste para generarlo

¿Quién debe presentar el documento de soporte de pago?

Para contribuyentes responsables del impuesto de renta que realicen pagos o abonos a sus empleados por la retribución de sus servicios, así como también los pagos a pensionados. Debes emitir este documento gracias a que pagas o abonas dinero a las cuentas de los trabajadores que se asocian a la nómina de tu empresa.

¿Cada cuánto y cuándo debe generarse y transmitirse?

El documento soporte de pago de nómina debe generarse de forma mensual, independientemente de la periodicidad con la cual hagas los pagos de nómina. Como empresa estás obligado a reunir y preparar la información de nómina que contenga valores devengados, deducidos de nómina y el valor total de la diferencia, como lo mencionamos antes. Esta información la debes enviar los primeros 10 días de cada mes, atendiendo a las fechas del calendario establecido.

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¿Qué beneficios trae el documento soporte de pago de nómina electrónica?

Son muchos los beneficios que tiene este documento, entre ellos están:

• Optimizar los tiempos en los procesos relacionados con el tema de nómina.
• Poder usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la DIAN en la declaración de renta.
• Desmaterializar comprobantes fiscales para facilitar la consulta y trazabilidad.
• Acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
• Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportadas a la DIAN.
• Eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de sus empleados a terceros interesados; ellos podrán verificarlos directamente en la DIAN

Datos importantes

• Como ya debes saber el documento soporte pago de nómina y las notas de ajuste de este, deberán cumplir con las políticas de tratamiento de datos personales, dada naturaleza de información confidencial, ya que contiene información de todos tus empleados que puede ser usada de forma malintencionada, así que debes garantizar que cumplas con lo que exige la ley en torno a este tema.
• Es importante que tengas en cuenta que el período de conservación de los documentos de soporte de nómina y las notas de ajustes, será mínimo de cinco (5) años, contados a partir del primero de enero del año siguiente al de su elaboración.
• Este documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, uno por cada uno de los beneficiarios de los pagos, es decir tus colaboradores, realizados por parte de la empresa (Empleador).

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Sobre el Autor:

Isabel Turriago

Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.