El 11 de febrero de 2021, la DIAN emitió la Resolución 000013 con la que dispuso y desarrolló, dentro del sistema de la facturación electrónica, la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica; este es un documento de carácter normativo que cumple con varios aspectos técnicos, entre estos está el CUNE, que es la abreviatura de Código Único de Nómina Electrónica que explicaremos en este artículo en detalle.
Documento soporte de pago de nómina electrónica
Con el documento soporte de pago de nómina electrónica, los contribuyentes soportan los costos y las deducciones en el Impuesto sobre la Renta y complementarios, y en el impuesto descontable del IVA.
Debes emitir este documento gracias a que pagas o abonas dinero a las cuentas de los trabajadores que se asocian a la nómina de tu empresa; gracias al contrato que tienes con tus colaboradores, en el documento soporte de nómina debes incluir los valores devengados, los deducidos y el valor diferencial que existe entre el valor devengado y el deducido; por lo tanto, debes generar el documento soporte de manera independiente por cada uno de los empleados a los que debes pagarle.
Contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica
El documento soporte de pago de nómina electrónica debe incluir la siguiente información, como lo indica la Resolución 000013 de 2021. Conoce aquí todo lo que debes saber sobre esta Resolución y su aplicación dentro del sistema de Nómina Electrónica.
- Debe estar denominado como un documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Incluir nombres y apellidos o la razón social del obligado a emitir la nómina electrónica, incluyendo el NIT.
- Debe contar con los nombres, apellidos e identificación personal del empleado.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
- Incluir el número consecutivo de control interno; este lo debe implementar el obligado a emitir la nómina electrónica.
- El valor devengado por el empleado junto con sus correspondientes conceptos.
- Incluir las deducciones que se realizan a la nómina con la descripción de los conceptos.
- Debe tener el valor total que se pagó al empleado en su nómina.
- La fecha y hora en que se generó.
- La firma electrónica.
- El apellido y nombre o la razón social y NIT del proveedor de soluciones tecnológicas junto con la identificación del software.
El código CUNE es uno de los requisitos principales en el proceso de generación de la nómina electrónica y sus documentos relevantes, por esta razón te contamos otros aspectos necesarios que debes tener en cuenta a la hora de implementar la nómina electrónica en tu empresa.
¿Qué es el Código CUNE?
Según el Artículo 11 de la Resolución 000013 de 2021, gracias al proceso de generación de la nómina electrónica se genera el Código Único del documento soporte de pago de Nómina Electrónica. Es un valor alfanumérico que se obtiene cuando generas tu documento soporte de nómina e incluye:
- Los datos que obligatoriamente debe llevar el documento de nómina electrónica.
- El procedimiento para el cálculo e implementación del Código CUNE.
- Las especificaciones técnicas que se encuentran descritas en el anexo técnico para el documento soporte de pago de nómina electrónica. Pera utiliza siempre sujeto + verbo + complemento.
En las notas de ajuste también se genera el CUNE y el procedimiento es el mismo que realizas al generar los documentos soporte de nómina. Sus especificaciones también están descritas en el anexo técnico de dicho documento.
Especificaciones técnicas del código CUNE
En el numeral 8.1 del anexo técnico se encuentran las especificaciones que debes cumplir en la generación del código CUNE; este se utiliza con varios propósitos, entre ellos:
- identifica de forma universal los documentos soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste.
- valida la integridad y la autenticidad de la información relevante del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste.
En conclusión, el código CUNE se utiliza para referenciar la nómina que usualmente generas para cada uno de tus colaboradores ya que son documentos que tienen datos importantes y específicos. Esto con el fin de que tengas un registro electrónico de la ocurrencia o proceso de estos documentos o para que los utilices cuando los necesites o cuando te los solicite cualquier instancia legal.
Generación del código CUNE
El código CUNE permite identificar sin equivocación un documento soporte de pago de nómina electrónica en el país; esto es posible lograrlo por medio de la generación de este código único utilizando la función “one-way hash”; esta función permite la entrada de un conjunto de elementos, que suelen ser cadenas, y los convierte en un rango de salida finito, por lo normal en cadenas de longitud fija.
Para la generación del código CUNE se debe usar el algoritmo SHA-384, este garantiza que 2 cadenas de texto no generen el mismo “hash”. Según la expresión matemática y como lo muestra la resolución 000013 se puede identificar el código CUNE de la siguiente forma. ¡Eso sí, el software realiza estos movimientos por ti! Si bien es importante que conozcas cómo se transmite la información, tu plataforma de nómina electrónica simplifica tu obligación y realiza estas funciones de manera automática cada vez que generas un nuevo documento soporte de nómina.
| NumNE: | Número de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica. (Prefijo concatenado con el Consecutivo de la nómina) |
| FecNE: | Fecha de Generación del Documento. |
| HorNE: | Hora de Generación del Documento incluyendo GMT. |
| ValDev: | Total Devengos, con punto decimal, con decimales truncados a dos (2) dígitos, sin separadores de miles, ni símbolo pesos. |
| ValDed: | Total Deducciones, con punto decimal, con decimales truncados a dos (2) dígitos, sin separadores de miles, ni símbolo pesos. |
| ValToINE: | Total Pagado (Devengado – Deducciones), con punto decimal, con decimales truncados a dos (2) dígitos, sin separadores de miles, ni símbolo pesos. |
| NitNE: | NIT del Emisor del Documento, sin puntos ni guiones, sin dígito de verificación. |
| DocEmp: | Número de Identificación del Empleado, sin puntos ni guiones, sin dígito de verificación. |
| TipoXML: | Tipo de XML utilizado. |
| Software-Pin: | Pin del Software utilizado. |
| TipAmb: | Número de identificación del ambiente utilizado por el contribuyente para emitir la nómina, validar el numeral 5.1.1. |
Ejemplos de generación del código CUNE para el documento soporte de la nómina electrónica
Según lo indica el numeral 8.1.1.2 del anexo técnico de la Resolución 000013 de 2021 para la generación del documento soporte de nómina electrónica, el resultado del código CUNE se presenta según los valores de la siguiente manera:
Ejemplo: CUNE de un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica-e y Nota de Ajuste de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica-e (Opción Reemplazar): SHA384
| NumNE: | N00001 |
| FecNE: | 2020-01-16 |
| HorNE: | 10:53:10-05:00 |
| ValDev | 3500000 |
Ejemplo: CUNE de un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica-e y Nota de Ajuste de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica-e (Opción Reemplazar): SHA384
| ValDed: | 1000000 |
| ValTolNE | 2500000 |
| NitNE: | 700085371 |
| DocEmp | 800199436 |
| TipoXML: | 102 |
| Software-Pin | 693 |
| TipAmb: | 1 |
| Composición del CUNE | (N000012020‐01‐161053:10‐ 05:003500000.001000000.002500000.007000853718001994361026931 |
| CUNE.SHA384: | 16560dc8956122e84ffb743c817fe7d494e058a44d9ca3fa4c234c268b4f766003253fbee7ea4af9682dd 57210f3bac2 Destino: /NominaIndividual/InformacionGeneral/@CUNE y /NominaIndividualDeAjuste/Reemplazar/InformacionGeneral/@CUNE o /NominaIndividualDeAjuste/Eliminar/InformacionGeneral/@CUNE Ref: http:/www.sha1‐online.com/ |
Para concluir, recuerda que el código CUNE es el resultado del proceso de ingreso de la información que debe incluir el documento soporte de pago de nómina electrónica, además cuenta con la característica de ser único, tanto para este documento, como para las notas de ajuste que sean necesarias.
Con este código es posible identificar cualquier documento de este tipo en todo el territorio nacional o en el mundo y brinda más seguridad al formato y al obligado a emitir la nómina electrónica por sus características técnicas y tecnológicas. Por otro lado, queremos que conozcas nuestro software de nómina electrónica en la Nube que incluye el CUNE, como un elemento obligatorio para que tu empresa esté al día con todas las obligaciones legales; además te ayudamos para que cumplas con el calendario de habilitación e implementación para la nómina electrónica porque somos uno de los proveedores autorizados por la DIAN para realizar esta tarea. Loggro pone a tu disposición un equipo calificado de especialista que atenderán todas tus dudas mientras terminas tu proceso de capacitación y cuando estés generando tu nómina electrónica.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
