Sin duda las herramientas digitales llegaron para quedarse, agilizando procesos y facilitando operaciones en donde se implementen, esto sin mencionar la disminución del uso de documentos impresos, los anticuados y extensos archivos físicos. Esto pasó con la Factura electrónica.
El gobierno colombiano no es la excepción, siguiendo el camino de otros países de la región como México y Chile entre otros, ya desde hace algunos años empezó su transformación digital con el objetivo de mejorar el control y fiscalización de las empresas además de lograr la evaluación del comportamiento adquisitivo y de consumo de los colombianos en tiempo real. Este proceso arranca mediante el decreto 2241, con la factura electrónica, si aún no sabes que es a continuación te explicaremos de qué se trata y como funciona.
La factura electrónica es el documento virtual, que al igual que la factura física, funciona como comprobante de pago que soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios de una empresa a una persona o razón social, la factura electrónica es operada a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas el cual permite el cumplimiento de las condiciones establecidas en relación con su expedición, entrega y recibo o rechazo y conservación, haciendo su implementación es hacer el proceso es mucho más sencillo, rápido y eficiente. De acuerdo con lo anterior, la factura electrónica se genera, envía, recibe, registra, contabiliza y paga de manera electrónica. Este servicio es un paso fundamental hacia la formalización empresarial y el crecimiento económico del país.
¿La factura electrónica es la misma factura digital?
Aunque no lo creas, es una pregunta constante que se hacen los empresarios, por eso, vale la pena que tengas claro que la factura electrónica no es una factura digital. La electrónica se caracteriza por tener ciertos elementos como firma electrónica, el CUFE y formato XML, que garantizan los tres principios fundamentales de este documento, a saber, la autenticidad, la integridad y la disponibilidad. Por su parte, la factura digital es solo una representación gráfica que por lo general se hace en PDF.
Seguramente al conocer este nuevo requisito piensas que puede representar un dolor de cabeza para las empresas por lo engorrosos que son los trámites en nuestro país, sobre todo para las PYMES que generalmente no cuentan con la infraestructura o el dinero suficiente para la capacitación del personal o la inversión en nuevos sistemas. Pero en realidad, ten en cuenta que es un reto que se puede adaptar rápidamente a las nuevas tecnologías y que es muy beneficioso para tu negocio siempre que cuentes con el acompañamiento de proveedores tecnológicos que te ofrezcan soluciones a tu medida cumpliendo con las necesidades de tu empresa a un valor justo.
Características de la Factura Electrónica en Colombia
La emisión de la factura electrónica es un mecanismo que ya ha sido aplicado en otros países y es diferente en cada uno de ellos. En Colombia tiene las siguientes particularidades:
- Que la factura contenga los requisitos de ley de acuerdo al Decreto 2241 de 2015.
- Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
- La factura electrónica lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Debe cumplir los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando sea el caso.
- La factura electrónica siempre incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la misma, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
- Incluye el Código Único de factura electrónica CUFE.
- La factura electrónica debe haber sido inscrita en el registro de facturas electrónica REFEL, definido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. En esta se dará aviso de los endosos electrónicos realizados con lo cual las personas tendrán un mayor control sobre los mismos en tanto podrá conocer la cadena de endosos, a quien debe hacerse el pago y las garantías del mismo.
Beneficios de la factura Electrónica
Si a pesar de las fechas dadas por el gobierno aún no has implementado el sistema de facturación electrónica en tu negocio, considera las razones por las que deberías hacerlo:
- Ahorrarás tiempo, recursos y gastos administrativos ya que para implementarla deberás optimizar tus tareas.
- Mejorarás tus procesos del área contable.
- Ofrecerás a tus clientes un mejor servicio, ágil y sistematizado.
- Al automatizar este proceso, reducirás errores de contabilidad que son comunes en el manejo de facturas impresas. Al tener menos errores disminuirá es estrés en el equipo.
- Tendrás mayor responsabilidad social y ayudarás al medio ambiente ya que serás una menor fuente de desecho y uso de papel.
- Tendrás una optimización en la trazabilidad y seguridad en las operaciones.
- Apoyarás la mejora en la competitividad del país.
- Colaborarás con la disminución de la evasión de impuestos hasta en un 50%, evitándote posibles sanciones.
Retos de implementar la facturación electrónica en las PYMES
- Para una pequeña o mediana empresa puede llegar a ser difícil adaptar los procesos de las áreas de cuentas para ambos roles: emisor y receptor.
- Al ser una PYME, puedes tener un sistema contable manual o tradicional que no esté preparado para digitalizarse. Es importante contar con herramientas tecnológicas que automaticen estos procesos.
- Elegir un proveedor tecnológico acorde con sus necesidades no será una tarea fácil, encontrarás en el mercado muchas posibilidades, aunque las variables para determinar un proveedor o aliado estratégico varían de acuerdo a cada empresa, muy importante es que más allá del precio, lo más importante que tengas en cuenta las siguientes recomendaciones:
a) Verifica que tenga buen servicio en venta, implementación y posventa, que te capacite y esté de la mano contigo con servicio al cliente multicanal que te permita resolver tus dudas e inquietudes.
b) Debe prestar el servicio de emisión y recepción
c) Es importante que tu proveedor tenga en su portafolio otros servicios asociados a la factura electrónica que te permitan adicionar módulos y automatizar otros procesos que van de la mano.
d) El proveedor tecnológico debe darte confianza, debe tener trayectoria en el mercado y una lista de clientes satisfechos, recuerda que estás dejando en su herramienta lo más importante de tu negocio que es la información
La transición de la factura física a la factura electrónica en Colombia ya es un hecho, es una obligación por parte de los grandes contribuyentes debido a su gran flujo de facturas, cuyo objetivo es facilitar la declaración y pago de impuestos como el IVA, que están reflejados directamente en la factura física y que ahora podrán ser registradas a través del sistema de factura electrónica. Este proceso de transformación se ha convertido en algo fundamental en el desarrollo tecnológico de las operaciones comerciales en Colombia, mejorando considerablemente las condiciones de productividad, competitividad, manejo y ahorro en los procesos administrativos y la eficiencia en las declaraciones de impuestos.
Si eres una PYME y tu compañía es responsable de IVA; aunque emita pocas facturas, debe hacerlo electrónicamente de acuerdo al calendario de obligatoriedad publicado por la DIAN. Acaba con el mito de que la facturación electrónica es un asunto de grandes empresas, las pymes son un grupo muy importante obligadas a implementar la facturación electrónica y el no hacerlo en el plazo adecuado te implica sanciones.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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