Todo negocio empieza pequeño y poco a poco comienza a crecer. Es así como una de las primeras demandas operativas que experimenta el empresario es la de comenzar a facturar. Al principio, el empresario puede facturar en un simple talonario (si es del régimen simplificado puede generar su propia numeración de facturación; si es del régimen común debe hacerlo con un talonario donde la DIAN autoriza un número y rango de facturas).
Bajo cualquiera de las anteriores, facturar manualmente es poco práctico por varias razones, entre otras: 1) El proceso es lento; 2) El proceso está sujeto a errores, especialmente de tipos de letra que no se entienden; 3) La factura puede ser más fácilmente modificada por un tercero para propósitos de fraude; 4) Se requiere hacer una copia manual de la factura (puede ser con papel carbón) pero si esta se pierde, no queda un récord para el empresario de las facturas emitidas; 5) En caso de un reclamo de un cliente o un requerimiento de la DIAN, es muy difícil encontrar una factura emitida, pues requiere una búsqueda manual en cientos o miles de papeles; 6) Llevar cosas tan simples como una estadística de ventas a la fecha se hace muy difícil, puesto que la sumatoria de lo facturado requiere un proceso engorroso y manual (lo que dificulta que el empresario tenga a su mano la información que requiere para entender el estado de su negocio).
Pronto, un nuevo empresario comienza a darse cuenta de la importancia de contar con una herramienta tecnológica para facilitar su proceso de facturación. Para este propósito existen diferentes tipos de software en el mercado, algunos de ellos muy económicos. Tradicionalmente, los softwares de facturación debían instalarse “en sitio”, es decir, en un computador que reside localmente en el negocio. Esto genera riesgos, puesto que un daño al computador o un robo del mismo genera una pérdida casi total de la información. En los últimos años, se han generado nuevas soluciones en el mercado que operan a través de la nube o internet. Estos softwares de facturación pueden ser accedidos desde cualquier lugar (a través de un navegador) y normalmente son licenciados como un servicio (pagando una módica cuota mensual, la cual en el caso de Loggro comienza en tan solo Col $ 60,000 pesos mensuales).
Son éstas últimas herramientas las que permiten a un empresario optar por operar a través de una facturación web: esto es, a través de un software en la nube que posee la funcionalidad necesaria para facturar bien sea de manera sencilla (régimen simplificado) o a través del manejo de consecutivos de facturación electrónica autorizados por la DIAN (un buen software puede manejar múltiples consecutivos, por ejemplo, uno por cada caja).
La facturación web posee múltiples ventajas: 1) La facturación web permite al empresario facturar desde cualquier lugar y en cualquier momento (no tiene que hacerlo solo desde su oficina como ocurre con sistemas legados “en sitio”); 2) La facturación web permite mantener un control de las facturas para buscarlas en segundos a través del computador en caso de un reclamo; 3) La facturación web permite que el empresario conozca la sumatoria del monto total facturado en cualquier momento, o el monto facturado por categoría, etc, al alcance de un reporte automatizado a un solo clic (ya no es necesario desplegar sumarias de manera manual); 4) La facturación web permite enviar facturas (o cotizaciones) a los clientes vía correo electrónico; 5) La facturación web es el primer y necesario paso para comenzar a operar dentro de la facturación electrónica.
Facturar a través de la nube u operar una facturación web facilita significativamente la vida del empresario, brindándole una herramienta para controlar su facturación en tiempo real, poder tener un archivo seguro y fácilmente accesible de las operaciones de su negocio, y sobretodo, conocer en todo momento las cifras fundamentales de sus ventas agregadas. Además, facilita la vida del contador, puesto que a él o ella se les puede enviar un récord claro de las transacciones generadas por un negocio. Hoy por hoy, soluciones como Loggro te dan acceso a la facturación web por una módica cuota mensual… ¡conócenos!
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
