¿Qué retos tiene para una PYME la nómina electrónica?

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Sin lugar a duda durante el último año Colombia ha dado pasos agigantados en el camino de la transformación digital, procesos que se han digitalizado y ahora puedes hacer por internet, la exitosa implementación de la facturación electrónica durante el 2020 y ahora pretende seguir haciéndolo con la puesta en marcha de la nómina electrónica.

Estos nuevos requerimientos han hecho que las empresas tengan que responder rápidamente ante un cambio tecnológico y son las pequeñas y medianas empresas las que más sienten que este proceso es todo un desafío. Si trabajas en una Pyme y tienes esa sensación, en este artículo analizaremos los principales retos que trae esta nueva normativa para tu empresa.

El 2021 se proyecta como el año de la implementación de la nómina electrónica, y seguramente vendrán muchas otras exigencias del gobierno de este tipo, como empresario es importante que estés preparado, la transformación digital de tu empresa es un enorme reto al que deberás enfrentarse tarde o temprano y la implementación de la nómina electrónica es un ejemplo de ello.

Rápidamente revisemos qué es la nómina electrónica.

El pasado 11 de febrero la Dian aprobó bajo la Resolución 000013 las características y plazos para la implementación de la nómina electrónica. En términos generales este nuevo requerimiento trata de enviar los datos de tu nómina de forma electrónica, tal como lo haces ahora con la facturación electrónica. El fin de este documento es darle formalidad a la relación laboral que tienes con tus empleados, quienes recibirán una copia de la información que enviaste y también este documento te permitirá deducir los impuestos que correspondan por el pago de estos rubros. 

Para poder implementarlo, es indispensable utilizar un software de nómina electrónica autorizado por la DIAN, el cual debe cumplir con los requisitos estipulados en el documento técnico de la resolución, con lo cual, el conocido archivo de Excel que es usado en cientos de pymes que liquidan su nómina de forma manual quedará en el pasado. Nuevas formas de realizar la liquidación de nómina deben ser creadas para que te permitan transmitir la información a la Dian y cumplir con todo lo necesario a satisfacción.

Para empezar con este proceso, debes tener claro que hay una serie de elementos en los que tendrás que trabajar sí o sí cuando comiences esta implementación, estos son algunos de ellos:

Liderazgo

El primer reto que tendrás es contigo mismo, la resistencia al cambio es el reto más importante que debes superar, el equipo de trabajo y en particular el líder juega un papel clave durante este proceso, es importante socializar y sensibilizar al equipo acerca de los beneficios que la introducción de la nómina electrónica trae consigo, tales como: la sistematización de procesos, ahorro de tiempo y dinero, actualizaciones automáticas, información en la nube, entre muchas otras.

También te puede interesar: Ventajas de la nómina electrónica Entender estos cambios como posibilidades para mejorar y no tan solo como un “requisito”, será el factor de éxito durante este proceso, debes preguntarte ¿mi proceso de liquidación de nómina está sistematizado? ¿puedo mejorarlo? ¿tengo los controles y herramientas suficientes para cumplir con la legislación actual?, identificar si has crecido a un ritmo natural de digitalización y te encuentras por detrás del mercado en la aplicación de nuevas tecnologías y estrategias como medio para maximizar los resultados, después de estas preguntas lo más importante, tomar acción, ahora es el momento de investigar qué nuevas estrategias, métodos, acciones o tecnologías pueden ayudar a mejorar tu posición en el mercado.

El dinero

En el panorama actual, las empresas deben hacer un esfuerzo para estar al día de las nuevas tecnologías, adquirir un software de nómina, por ejemplo, se convierte en una pieza fundamental para cumplir con mayor facilidad este requisito tributario y los cronogramas establecidos por la Dian, sin embargo, la percepción general de los emprendedores es que implementar este tipo de herramientas va a requerir de “gastar dinero” y pocos son los que observan esto como una “inversión” que traerá beneficios a la compañía. Contar con un sistema de gestión de nómina por ejemplo te optimizará tiempo y dinero, y evitará errores o incumplimientos futuros durante este proceso. Además, no requiere de una gran inversión, en el mercado encontrarás soluciones que se acomodan a tu tamaño y necesidades específicas y no pagarás de más por grandes y complicados sistemas, puedes adquirirlos por módulos a medida que los vayas necesitando y el pago será escalable y directamente proporcional al tamaño de tu operación, incluso, puedes optar por una suscripción bien sea mensual o anual, todo depende de los requerimientos de tu empresa.

Capacitación

Una Pyme generalmente es gerenciada por su dueño o mayor inversionista y un pequeño equipo de trabajo, sobre el cual recae la implementación de este tipo de requerimientos. Se espera que de la noche a la mañana el empresario esté informado de todo el proceso y que sea un experto en el tema para poder llevarlo a cabo en la compañía y que además capacite al resto del equipo y controle que se haga correctamente durante el tiempo que tome su desarrollo. Aquí lo recomendable es buscar a los expertos, el gerente no tiene por qué saberlo todo, el proveedor tecnológico responsable y autorizado por la Dian será el aliado más valioso que tienes en este proceso. Si eliges el adecuado, éste te apoyará con las capacitaciones y entrenamientos que necesites, además te acompañará durante todo el proceso resolviendo tus dudas y controlando que cumplas a cabalidad con todo lo requerido por la resolución.

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Falta de confianza en la seguridad de la información

Para la mayoría de Pymes, la información de su empresa es sagrada, aún más una nómina que tiene información sensible en este caso del pago a colaboradores de las compañías en todo el territorio nacional, es un tema delicado que hace necesaria la optimización y da prioridad a la protección de datos, la percepción de riesgos de seguridad y pérdida de datos es uno de los principales retos para la implementación de la nómina electrónica. Para contrarrestar este punto, debes consultar a tu proveedor tecnológico, la seguridad de tus datos es posible gracias a la encriptación de la información que se presenta tanto en el envío como en la recepción y el software que uses para hacerlo será el encargado de garantizarte esa seguridad.

Funciones principales de un software de nómina (loggro.com)

La implementación de la nómina electrónica no solo ha venido a revolucionar la forma en la que las autoridades fiscales obtienen la información de los pagos de nómina, sino también en la forma en la que se opera la liquidación de la nómina en las empresas, incluso todo el departamento financiero y contable. Si bien pudiste ver que trae consigo muchos retos, también abre una ventana de oportunidades en la automatización y sistematización de tus procesos.

Si tu empresa aún no ha comenzado con esta transformación, pero quieres saber más o crees que es necesario que en tu organización contáctanos, tenemos un equipo especializado que atenderá todas tus inquietudes y te ayudará a sobrepasar los obstáculos en este camino.


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