Al momento de elegir un Software ERP, siempre es importante saber qué es lo que realmente el negocio necesita.
Esa necesidad es fácil de entender si desde el principio se elige el tipo de Software ERP apropiado a la dinámica de la empresa. Si bien el mercado ofrece muchas opciones de Software ERP, es importante que desde la Gerencia y todas las áreas implicadas, hagan un ejercicio concienzudo de plasmar correctamente la esencia del negocio, pues bajo esa definición se disminuye la incertidumbre del Software ERP a elegir que más le conviene a la empresa.
A continuación vamos a ver qué tipos de Software ERP, para así realizar una aproximación al tipo de Software ERP que realmente la empresa necesita.
Según como fue diseñado el Software ERP
Generalmente, los Software ERP pueden ser de dos tipos con base en su diseño: a medida o predefinido. La diferencia entre uno y otro está en que los primeros están moldeados tal cual las necesidades que el negocio tiene, es decir, contemplando a totalidad el modelo que tiene y su conexión con todas las áreas. Este es un modelo que solo se recomienda sí o sí el negocio tiene un modelo tan específico que no se adapte a un Software ERP que esté en el mercado. Eso sí: tener en cuenta que esa personalización conlleva a realizar un gran esfuerzo económico dado el nivel de detalle que tendrá el Software ERP, por lo que se debe analizar a profundidad la relación costo/beneficio al momento de adquirirlo.
Los predefinidos, son los Software ERP que están sobre una base genérica en la cual la mayoría de los negocios operan; esto dependiendo si es de servicios, industrial/producción y/o comercialización. Como bien se dijo en líneas anteriores, es importante realizar un análisis a profundidad del negocio, para entender cómo cada proceso encajaría en el Software ERP. Estos, por el contrario a los Software ERP a medida, son más económicos dado que no requiere ninguna personalización y eso abaratará el proceso de implantación del Software ERP y así mismo los esfuerzos a destinar para el proceso.
Adicional a lo anterior, la ventaja de los predefinidos es que muchos de ellos se comercializan de manera modular. Esto porque muchas veces un negocio no necesitará todos los módulos dentro de un Software ERP, por lo que no vale la pena tener unos “módulos ociosos” con los cuáles el negocio no encontrará valor agregado. Esto también tiene que ver con el tamaño de la empresa, dado que muchas veces, algunas compañías cometen el error de realizar una gran inversión a un Software ERP al que no le sacarán el máximo provecho, o por el contrario, realizan una inversión poco prudente y obtienen un Software ERP que estará por debajo de los niveles de satisfacción por lo que se debería volver a reimplantar, lo que se traduce en más costos y tiempo. Una apropiada definición del modelo de negocio, definirá más fácil el camino a seguir.
Por eso se hace énfasis en que la compañía debe tener muy claro su modelo de negocio para así elegir el Software ERP más apropiado, según sus necesidades y tamaño. Elegir un Software ERP es como elegir una prenda de vestir: si la persona es talla M, no debería haber razón para comprar una prenda talla S o L; así mismo opera los Software ERP, si tengo la posibilidad de abarcar todas las necesidades de mi negocio dentro de un mismo Software ERP, no hay necesidad de dejar unas por fuera o adquirir unas que no se poseen. Así pues, muchas veces por hacer más se hace menos, así como, a veces, por hacer menos, en efecto, se hace menos.
Según el modo de instalación y/o arranque del Software ERP
Actualmente el mercado ofrece dos tipos de Software ERP según su modo de instalación: de manera local o en la nube.
Cuando un Software ERP se instala de manera local, significa que estará ligado directamente a la infraestructura tecnológica que tenga el sitio y/o empresa. Eso significa que la información reposará directamente en los equipos de cómputo y servidores del negocio, por ende, será la misma empresa quién vele por la seguridad de la información en materias de backups y otros procesos inherentes a la seguridad de la información. Esto asegura que no habrá fugas de información porque la información es estrictamente custodiada por la compañía, por lo que no resultará fácil acceder a la información de la misma.
El otro modo de los Software ERP es en la nube, esta opción respecto a la primera, tiene como ventaja la versatilidad en función de que se puede acceder en cualquier lugar donde se tenga conexión a internet. Lo que sin duda simplifica la posibilidad de acceder a la información, ya que con el otro modelo, solo se puede acceder en los equipos de cómputo donde repose el Software ERP instalado. Así que este tipo de Software ERP es muy útil si el negocio requiere que su información esté disponible en cualquier lado.
¿Qué tipo de Software ERP es el más apropiado para mi negocio?
Para poder contestar este interrogante, es vital poder entender las necesidades puntuales de cada negocio y, sobretodo, el presupuesto que cada uno tenga. Esto porque un Software ERP demanda una fuerte inversión económica en materia de infraestructura y recursos tecnológicos, pero con la certeza de que estará en las instalaciones de las empresa, por lo que se mitiga un riesgo de fuga de información u otro similar. Adicional, es custodiado por la misma empresa así que la gestión no depende de ningún tercero sino de la compañía per sé.
Por otro lado, adquirir un Software ERP en la nube tiene como ventaja que no se debe realizar grandes inversiones en infraestructura tecnológica, dado que al estar todo en la nube, no requiere ningún equipo local poderoso, así que los recursos que deba usar el usuario serán mínimos, por lo que solo bastará con tener una buena conexión de internet. Así pues, en temas de inversión resulta mucho más asequible que un Software ERP de instalación local.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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