Las empresas a nivel mundial sin importar su tamaño están viviendo un proceso de digitalización en la que se busca optimizar todos los procesos mediante el uso de nuevas tecnologías. La contabilidad no escapa a ello.
Hoy en día, un contador, no sólo es un registrador de información o liquidador de obligaciones tributarias, se espera que el contador además sea un analista y asesor empresarial en temas como liquidez, rotaciones de inventarios, cartera, endeudamiento y demás operaciones que inciden directamente en la salud financiera de las empresas. Esto es un gran reto, pues le exige mayor preparación y tiempo para desempeñar sus tareas, la sistematización de los procesos contables será la clave para ser exitoso en este nuevo mercado digital.
Si eres contador y aún no te has subido al mundo de la sistematización, este artículo te interesará, te contaremos las razones por las que todo contador debe contar con un software contable como su mejor aliado.
Razones por las que todo contador debe tener un Software Contable:
1. Mejorará la comunicación
Como ya debes saber, la comunicación constante, de calidad y de confianza es vital para el desarrollo del trabajo contable, como contador, debes inspirar confianza y tener un rol de apoyo en todo momento. Al contar con un software contable tu trabajo será transparente para tus clientes en todo momento, ellos podrán tener acceso a su contabilidad y ver cualquier cifra que necesiten, podrás mostrar informes y reportes financieros rápidamente y orientar a tu cliente con opciones e ideas para que tome decisiones.
2. Ahorrarás tiempo
Con un software contable podrás automatizar muchas de las labores diarias que realizabas manualmente, permitiéndote optimizar tu tiempo ser más eficiente y hacer crecer tu portafolio de clientes ya que tendrás mayor capacidad para atenderlos. Podrás hacer crecer tu negocio a la vez que brindas un servicio eficaz que haga que el negocio de tus clientes tenga tanto éxito como el tuyo.
3. Trabajo Colaborativo
Sin duda esta funcionalidad es una de las favoritas de un software contable en la nube, si tienes equipo de trabajo o debes realizar tus tareas en conjunto con otras personas, todas podrán introducir información simultáneamente. Por ejemplo, mientras tu estás creando un presupuesto, otra persona puede estar generando recibos de cobro. Con un software contable tradicional el tiempo invertido en hacer estas tareas sería mayor, tiempo que se traduce en gastos de personal, así que también estarás ahorrando dinero.
Ten en cuenta que, con un software contable en la nube, la información se actualiza en tiempo real, lo que permite que todos los involucrados en el proceso puedan acceder a la última versión o revisión de cada documento.
4. Diferenciarte de los demás
Muchos empresarios al iniciar su negocio consideran que ellos mismos pueden encargarse de la parte contable y financiera, aun cuando no tienen experiencia o su formación sea otra. Es cuando su negocio crece que se ven abrumados por la cantidad de información y procesos que deben manejar y ven la necesidad de tener al personal calificado. Con un software contable mostrarás profesionalismo y podrás diferenciar tu oferta de valor, puedes prestar un servicio rápido y personalizado de asesoría fiscal y financiera, pasando del trabajo manual y repetitivo hacia el trabajo estratégico con tus clientes. Agregarás valor diferenciándote entre otros contadores y te hará resaltar entre los demás, tu trabajo realmente tendrá importancia.
5. Disminuyes los errores
La labor contable es una tarea titánica, si se hace de forma tradicional la contabilidad requiere ingresar todas las transacciones del cliente a través de comprobantes contables, muchos de los cuales deben ser recogidos físicamente en las oficinas del cliente, cientos de cifras, papeles, números, tablas, es imposible no cometer algún error, se requiere de concentración y mucho desgaste para lograr un buen trabajo. Con un software para contadores eliminas la entrada manual de datos, este sistema inteligentemente realiza todos los asientos contables por ti cada vez que realizas cualquier transacción, en general puedes sistematizar y operar tu contabilidad con unos pocos clics.
6. Te mantendrás actualizado
Si eliges un software contable en la nube siempre tienes a tu disposición la última versión disponible. Se acabó estar pendiente de las nuevas actualizaciones o mejoras del software. Ya no tendrás que comprarlas o descargarlas para instalarlas en tu computador. Además, estarás al día con la reglamentación vigente y te despreocuparás por incumplir con algún requerimiento. Fíjate bien que tu proveedor de software tenga un plan de capacitación y acompañamiento, más que sólo venderte un software, las empresas de servicios de tecnología pueden ser tus mejores aliados.
7. Trabajo remoto sin desplazamiento
Hoy más que nunca, la posibilidad de trabajar remotamente es fundamental para cualquier profesional, con un software para contadores en la nube podrás realizar tus labores desde donde quieras con tan solo tener acceso a un computador y conexión a internet, tendrás a la mano toda la información 24/7 sin tener que desplazarte a donde tus clientes, sin necesidad de llevar los datos en dispositivos de almacenamiento externo como un USB. Imagina poder estar desde la comodidad de tu casa, en una cafetería o incluso en la playa y tener control total de todas las contabilidades que tengas a cargo, ahora puedes hacerlo con ayuda de esta maravillosa herramienta
8. Abre las fronteras de tu negocio
Como viste en el anterior punto, la ubicación geográfica ya no es una barrera, puedes aumentar tu portafolio de clientes incluyendo los que estén en otras ciudades, con un sistema contable en la nube puedes expandir tu negocio. Otro escenario puede ser que la empresa para la que trabajas decide abrir otra sede en otra ciudad, si tuvieras un software tradicional, cada sede tendría sus propias bases datos y estos necesitarían un soporte de almacenamiento externo para poder compartirlos con todas las sedes. Con un software contable en la nube todos pueden acceder a toda la información con el previo permiso, así puedes estar constantemente en contacto con todas las sucursales y generar reportes para cada una de ellas.
9. Seguridad Máxima
La información que se maneja en el proceso contable sin duda es muy sensible, un buen software de contable en la nube ofrece seguridad de primera categoría, usando centros de datos sumamente seguros y servidores con sistemas de recuperación ante fallos integrados. Si derramas tu bebida sobre el computador, te das cuenta de que tienes un virus o, incluso, se destroza tu oficina por un desastre natural, siempre podrás volver al trabajo donde lo dejaste sin perder el ritmo porque toda la información importante está almacenada en la nube. Y si pierdes o se daña uno de tus equipos, todo lo que tienes que hacer es iniciar sesión en tu cuenta en línea y cambiar la contraseña para proteger los datos confidenciales. Tu información siempre estará segura.
10. Herramientas Integradas
Lo más probable es que este software contable basado en la nube se integre con otras herramientas que automatizan otros procesos. Aparte de las ventajas añadidas y la facilidad de adopción, cualquier empresa trabajará con mayor eficiencia cuando usa todos sus sistemas integrados y son accesibles desde un mismo punto, así se le sacará el mayor provecho a la sistematización de procesos.
Como ya debes estar pensando, los servicios de software en la nube son una propuesta verdaderamente interesante, especialmente si gran parte del tiempo que le dedicas a tu negocio estás en constante movimiento entrando y saliendo. Piénsalo, con probar no pierdes nada y sí tienes mucho que ganar.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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