Si eres empresario, contador o administrador en Colombia, sabes lo importante que es mantenerse actualizado con las normas tributarias. Para 2025, entraron en vigor modificaciones relevantes en la retención en la fuente, con cambios en bases mínimas, tarifas y conceptos sujetos a retención. En este artículo de Loggro te explicamos absolutamente todo lo que necesitas saber para adaptarte sin sorpresas, evitar errores y aprovechar la automatización para no perder tiempo ni exponerte a sanciones.
¿Qué es la retención en la fuente y por qué importa?
La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado que consiste en que quien realiza un pago (o abono en cuenta) descuente un porcentaje para entregarlo al Estado. Este porcentaje varía según el tipo de pago: servicios, compras, arrendamientos, honorarios, etc.
Su finalidad es lograr que parte del impuesto sobre la renta se recaude en el mismo periodo gravable en que se causa, evitando que el Estado deba esperar hasta el final del año para cobrarlo. Pero en 2025 hubo cambios sustanciales a esa regulación con el Decreto 572 (o 0572) de 2025.
Cambios claves introducidos por el Decreto 0572 / 572 de 2025
Desde el 1 de junio de 2025, varias reglas de la retención en la fuente cambiaron. Aquí te mostramos los ajustes más importantes:
| Concepto afectado | Antes del 1 de junio de 2025 | Desde 1 de junio de 2025 |
| Base mínima para servicios | 4 UVT | 2 UVT |
| Base mínima para otros ingresos | 27 UVT | 10 UVT |
| Compras generales (declarantes) | 10 UVT con tarifa 2,50 % | se mantiene (pero hay cambios en otros casos) |
| Compras generales (no declarantes) | 10 UVT con tarifa 3,50 % | Permanece igual |
| Bienes raíces para vivienda | Hasta 20.000 UVT retención del 1 %, exceso 2,5 % | Se baja a primeras 10.000 UVT para retención del 1 %, el exceso 2,5 % |
| Compras de productos agrícolas o café | Algunas bases mínimas altas (por ejemplo 92 UVT o 160 UVT) | Se reducen las bases mínimas para aplicar retención en ciertos productos agrícolas o café pergamino/cereza |
| Límite de retención para “otros ingresos” | — | Se establece que la tarifa no puede exceder el 4,5 % del pago o abono en cuenta. |
Estos cambios tienen un efecto claro: más pagos estarán sujetos a retención, con menores umbrales mínimos, lo que amplía el universo de pagos gravados y obliga a más empresas a revisar sus sistemas contables. Asimismo, el Gobierno adelantó parte del recaudo que correspondería a 2026 para 2025, mediante estas nuevas tarifas.
¿Qué tipos de pagos se ven afectados por estas nuevas tarifas?
Las modificaciones no se limitan a un solo tipo de operación. Aquí algunos de los pagos que deberán revisar tú empresa:
- Prestación de servicios generales: con la base mínima bajada a 2 UVT.
- Compra de bienes generales (usuarios declarantes o no): con tarifas de 2,50 % o 3,50 %, dependiendo de si el receptor declara renta.
- Bienes raíces de vivienda: las primeras 10.000 UVT tienen retención del 1 %, el exceso al 2,5 %.
- Compras agrícolas, café pergamino/cereza o productos pecuarios: con bases reducidas para que muchas más operaciones sean retenidas.
- Otros ingresos tributarios: con un límite de tarifa de hasta 4,5 %.
Si tu empresa realiza pagos en cualquiera de esos conceptos, es esencial que ajustes tus políticas de retención a partir de junio de 2025.
Cómo adaptar tu sistema contable y de nómina para aplicar las nuevas tablas
Para que tu empresa no quede desactualizada ni sufra sanciones, es clave ajustar sistemas, simplificar procesos y mantener controles internos. Ten en cuenta estas recomendaciones:
- Actualizar la base de datos de UVT 2025
Todas las operaciones que usaban los valores anteriores deben recalibrarse con la UVT vigente y las nuevas tablas desde el 1 de junio. - Actualizar el catálogo de conceptos sujetos a retención
Identifica cuáles servicios, compras o ingresos antes exentos ahora quedan sujetos a retención por alcance de los nuevos umbrales. - Configurar alertas y límites automáticos
Si usas software contable o ERP, programa que detecte pagos que superan las nuevas bases mínimas y aplique automáticamente la retención correcta. - Capacitar al personal de contabilidad y nómina
Asegúrate de que quienes registran facturas, nómina o pagos sepan las nuevas reglas y no cometan errores de aplicación. - Revisar contratos y políticas con proveedores
En algunos casos, las partes podrían negociar quién asume la carga de la retención en casos especiales. - Monitorear saldos a favor y solicitudes de devolución
En ciertos casos podrías generar saldos retenidos del cual puedes gestionar devolución si están correctamente soportados.
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Errores comunes al aplicar la retención y cómo evitarlos
Incluso con buena voluntad y organización, muchas empresas cometen errores. Estos son los más frecuentes:
- Aplicar retención sobre pagos por debajo de la base mínima (cuando ya no procede).
- Usar tarifas antiguas en operaciones posteriores al 1 de junio de 2025.
- No distinguir entre contribuyentes declarantes y no declarantes (las tarifas pueden diferir).
- No actualizar la UVT o mantener en el sistema el valor viejo.
- Olvidarse de retener en compras agrícolas o bienes raíces según nuevas reglas.
- No llevar un control de saldos retenidos y su solicitud de devolución o compensación.
La clave para evitarlos es automatizar, usar un sistema confiable y hacer auditorías internas periódicas.
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Cómo la automatización o el uso de un software contable / ERP puede ayudarte
Contar con un buen software contable o sistema ERP puede marcar la diferencia entre una implementación exitosa y dolores de cabeza:
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- Actualizaciones automáticas: Muchos sistemas legales homologados actualizan directamente las tablas de retención cuando cambian las normas.
- Aplicación automática de retención: El sistema identifica el concepto del pago y aplica la tarifa correcta sin intervención manual.
- Alertas y controles: Puedes configurar alertas para pagos que superan bases mínimas o se acercan a límites de retención.
- Reportes de conciliación: Verás fácilmente quiénes fueron retenidos, cuánto, cuándo y las obligaciones generadas.
- Integración contable: La retención aplicada queda registrada contablemente sin tener que digitar en múltiples módulos.
Automatizar ayuda a reducir errores, ahorrar tiempo y garantizar cumplimiento normativo con menos esfuerzo.
Pero más que un desafío, es una oportunidad para optimizar el flujo de caja, fortalecer el cumplimiento y modernizar los sistemas contables. Con las recomendaciones de este artículo podrás:
- Conocer los cambios clave desde el 1 de junio de 2025.
- Identificar a qué pagos aplica cada nueva regla.
- Ajustar tu sistema contable y de nómina.
- Evitar errores comunes en la retención.
- Aprovechar la automatización para aplicar correctamente las nuevas tablas y evitar sanciones.
Si deseas, te mostremos cómo un Software ERP puede ayudarte a aplicar estas tablas automáticamente, gestionar saldos retenidos y mantener tu empresa al día. Conoce aquí nuestra solución ERP para medianas y grandes empresas, o nuestro Software ERP para Pymes.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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