La firma electrónica supone un paradigma que cambió la forma como trabajan las personas de entidades públicas, privadas, y de todas las áreas.
Firma Digital en Colombia: Tipos, Aspectos Legales y Aplicaciones en el Ámbito Empresarial
En América Latina son muchos los países que están adoptando estos nuevos mecanismos electrónicos y, Colombia es uno de los países que más se destacan por su implementación, incluso tiene ventaja sobre otros, como Chile, que llevan una trayectoria más larga en todo lo relacionado, no solo con la firma digital y sus tipos, sino en general, con todo lo relacionado con la factura electrónica.
En este Artículo te contamos todo lo que debes saber acerca de los tipos de firma digital y la validez que tiene en Colombia.
Estado actual de la firma digital en Colombia
Según el estudio que realizó la Asociación Nacional de Empresarios en 2017 se puede identificar que un 58,9% de los empresarios colombianos que fueron consultados ya había realizado algún tipo de inversión para la digitalización de sus empresas y en esta categorización se incluyó la firma digital o Instrumento de Firma Electrónica (IFE) Gracias a que la firma digital cada día tiene una mayor presencia en las empresas colombianas es importante conocer con más profundidad los lineamientos legales generales para la firma digital, qué tipos de firma digital hay y las condiciones que se exigen para esta misma. Aquí te contamos con detalle qué es la firma digital y cuáles son todos los aspectos que debes conocer para su uso.
Aspectos legales de la firma digital en Colombia
Lo primero que debemos hacer es ubicar legalmente la firma digital y realizar un repaso acerca de cuáles son las principales disposiciones legales que regulan la firma digital en Colombia; es decir que debemos destacar el Decreto 1747 de 2000 y la Ley 527 de 1999.
Decreto 1747 de 2000 para la firma digital en Colombia
El Decreto 1747 de 2000 se encarga de reglamentar de forma parcial la Ley 527 de 1999, en todo lo que se encuentra relacionado con las entidades de certificaciones, las firmas digitales y los certificados.
Ley 527 de 1999 para las firmas digitales en Colombia
Por medio de esta Ley se define y se reglamenta cómo es el acceso y el uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales. También se establecen cuáles son las entidades de certificación.
Influencia de la Ley Modelo de comercio electrónico sobre la Ley 527
La Ley 527 se ha inspirado en la Ley Modelo de Comercio Electrónico, elaborada por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional. Consulta aquí la vigencia reglamentaria de la Firma electrónica según la Resolución 000080 de julio de 2020
En esta define cómo es el principio de equivalencia funcional para la firma digital, que está en la obligación de cumplir con los requisitos que relacionamos a continuación, enfocados a que la firma digital cuente con las mismas funciones que se le atribuyen a la versión manuscrita y que a su vez cumpla con todos los requisitos tecnológicos que permiten que su validez sea posible.
- poder identificar quién es el encargado de iniciar un mensaje de datos;
- con la firma digital se indica que el contenido de los documentos cuenta con su aprobación, y
- brinda confiabilidad y es apropiado para el propósito por el cual el mensaje se generó o comunicó.
Tipos de firma digital en Colombia
Para identificar cuáles son los tipos de firma digital establecidas según los lineamientos colombianos, es importante recurrir a la Ley 527 de 1999 en donde se establecen dos tipos que son la firma digital y la firma electrónica.
Firma digital
La firma digital es homóloga a la firma electrónica avanzada, presenta mecanismos que aseguran su autenticidad e integridad, teniendo en cuenta el Decreto 2364 de 2012, que reglamenta al Artículo 7 de la Ley 527 de 1999.
Definición de la firma digital según la Ley 527
La Ley 527 define a la firma digital como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que utiliza un procedimiento matemático conocido que se encuentra vinculado a la clave del iniciador y al texto con el que cuenta el mensaje.
Principales características de la firma digital
La firma digital debe contar con las siguientes características:
- Identificar de manera única a la persona que firma.
- Es posible verificarla.
- El usuario debe contar con un control exclusivo.
- Las modificaciones de la información que contenga generan su invalidación.
- Cumple con los lineamientos legales que decreta el Gobierno Nacional.
Firma electrónica
La firma electrónica es definida como el mecanismo técnico que tiene como objetivo identificar a una persona ante un sistema de información, siempre y cuando este mecanismo sea apropiado y confiable. Esta herramienta electrónica es capaz de ofrecer las mismas garantías de seguridad que las de la firma digital, pero legalmente, cuenta con un rango menor, ya que debe demostrar pericialmente algunas características como son la integridad, autenticidad y el no repudio, cualidades que en el caso de la firma digital le presupone la Ley.
Uso de la firma digital
Cabe destacar que el Decreto 1413 de agosto 25 de 2017 prohíbe utilizar los certificados software en cliente, es decir que limita la firma a firma centralizada o también conocida como en la Nube o a dispositivos token.
Operaciones en las que se puede utilizar la firma digital
Como ya lo dijimos, la firma digital se encarga de reconocer la autenticidad tanto de personas naturales como jurídicas, por tal razón se puede utilizar en las siguientes operaciones.
- Para declarar impuestos
- En la facturación del IVA
- Para actualizar el RUT
Lo que debes tener en cuenta para emitir tu firma electrónica
Aquí puedes consultar un artículo más detallado en el que te explicamos cómo emitir tu firma electrónica. Quienes deseen obtener por primera vez el instrumento de firma electrónica pueden hacerlo de forma virtual. Debes tener presente que para realizar este trámite de forma presencial es necesario agendar una cita previa en la DIAN.
Con el objetivo de agilizar este proceso, los usuarios deben contar con la información actualizada sobre sus responsabilidades en el RUT (Registro Único Tributario) y su correo electrónico.
Estos son los aspectos principales que debes conocer acerca de los tipos de firma digital y la validez que tienen en Colombia. Recuerda su importancia para la autenticidad de documentos y si este tema te interesa porque estás comenzando los trámites para iniciar a facturar electrónicamente ten presente que en Loggro contamos con un software de facturación electrónica que se adapta a toda la administración de tu empresa. También puedes tener asesoría por parte de nuestros especialistas en el momento que más lo necesites para facilitar todo este proceso.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
