La Contabilidad Online es la nueva revolución en materia de información contable. La posibilidad de poder contar con la información en cualquier parte del mundo desde un software administrativo, es sin duda alguna, una poderosa ventaja para los Contadores y para sus clientes e interesados en general.
La contabilidad online se está tomando el mundo de los negocios a nivel global dado la velocidad con la que se desarrollan los mismos. Es por ello que, vamos a enunciar los beneficios y ventajas que supone la contabilidad online para el rol del Contador.
1. Todo en línea
Una de las grandes ventajas de la contabilidad online es poder tener todo en cualquier lugar. Esto para el contador resulta de gran utilidad en función de poder tener múltiples locaciones en donde se puede acceder. En el hipotético donde el Contador debe estar en un solo lugar o deba desplazarse a algún lugar para gestionar la información, eso ralentiza la gestión de la información, pues está susceptible de factores externos: desde apagones en las oficinas, trancones hasta el sitio de desplazamiento, entre otros.
Al tener la contabilidad online, le permite al Contador gestionar la información desde la casa, inclusive, disminuyendo así sus costos en función de desplazamiento entre otros, lo que además se traduce en más tiempo para poder hacer más análisis y brindar valor agregado, que es la expectativa que cualquier empresario tiene sobre su Contador. Así pues, un Contador que tenga muchas contabilidades puede optimizar su gestión pues puede tener todas sus contabilidad en un solo lado y acceder a ellas desde cualquier parte.
2. Más gestión, más valor agregado
Tener la contabilidad en un software administrativo en la nube abre las posibilidades de que el Contador pueda generar más reportes y análisis a su gestión. Al estar todo centralizado, se pueden efectuar controles preventivos y correctivos en procesos delicados de la compañía, a manera de ejemplo: si el cliente del contador es un comerciante de juguetes, el Contador tiene la información en tiempo real y en línea en el que puede efectuar análisis sobre rotaciones de inventarios y así mismo poder establecer cuáles se convierten más rápido en efectivo que en otros, sugerencia que puede elevarla a la Gerencia y así enfocar esfuerzos en los que más rotan y los que menos ciclo de conversión de efectivo tengan. Las posibilidades de análisis con contabilidad online son inmensas.
3. Accesibilidad
Ya hemos hablado de la posibilidad de acceder en cualquier lado y esto es gracias a la gran adaptabilidad y accesibilidad que tiene la contabilidad online. Esto porque además de las posibilidades de poder acceder a la información desde cualquier computador con internet, también existe la posibilidad de que el Contador pueda acceder a su contabilidad online desde casi cualquier dispositivo con conexión a Internet como lo son los smartphones y las tablets. Así que el Contador puede revisar una información mientras se desplaza, espera un turno para la diligencia de la DIAN y otras situaciones en los cuáles los “tiempos muertos” tienen todo el potencial para ser tiempo productivo para revisar y entender la información contable de las compañías que se gestionan a través de la contabilidad online.
4. Minimización de errores contables
Otra de las grandes ventajas de la contabilidad online es que al estar todo en línea e interconectado eso minimiza los errores dado que algunos protocolos de seguridad están dados para que se eviten errores de forma como comprobantes de contabilidad descuadrados, permitir salidas de inventario cuando no los hay y así, eso permite minimizar el impacto de los errores contables a los que son susceptibles los sistemas ordinarios. Un punto más a favor de la contabilidad online para los contadores al quitarse otro dolor de cabeza en su siempre ocupado mundo de responsabilidades.
5. Salvaguarda de la información
La contabilidad en un software administrativo en la nube por estar en la nube posee unos robustos protocolos de seguridad que permiten que la información esté bien protegida. Los servidores gestionados directamente por los proveedores del servicio, quiénes periódicamente realizan las gestiones de mantenimiento y backup para estar asegurados de que la información no será afectada por ataques maliciosos y, adicional, se realizan copias de respaldo que aseguran al Contador que su información será muy difícil que se pueda perder. Así que el Contador se podrá quitar un dolor de cabeza con los backups y las múltiples salvaguardas de información, quitándole tiempo para gestiones más importantes para las necesidades del negocio.
6. Menos gastos de papel como un guiño al medio ambiente
La contabilidad online tiene la ventaja de que, al manejar todo en la nube, casi todo puede ser usado de manera electrónica y/o a través de un excel a la hora de remitir un reporte, dada la multiplicidad de reportes y los continuos desarrollos a los que estos sistemas online están sujetos, por lo que el contador podrá contar con poderosos reportes que no deberán ser impresos y pueden ser enviados en diferentes formatos como excel, pdf, entre otros. Eso le quita al contador el antiguo dolor de cabeza de imprimir reportes, llevarlos de un lado a otro y anotar apuntes que se pueden olvidar entre otros; que sea esta tendencia de la contabilidad online para que el Contador sea más amigable con el planeta y más sensible ante las nuevas tendencias tecnológicas.
7. Amigable con el usuario
Una de las grandes ventajas para los contadores con la contabilidad online es que la mayoría de ellos son muy amigables con el usuario. Esto significa que es fácil de usar y práctico. En muchas ocasiones, su visual amigable hace que sea fácil de leer para los contadores, también operativamente hablando, porque al estar todo conectado en línea, la información y reportes se vuelven intuitivos por lo que el Contador estará con una gama de información de la cual puede sacar muchos análisis. Lo otro es que las actualizaciones de estos sistemas de contabilidad online no son tan agresivos, por lo que la curva de aprendizaje con el sistema se mantiene siempre regular, garantizando el éxito de la entrada y reporte de la información para la gestión del contador como aliado estratégico del negocio.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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