El sistema POS de facturación es uno de los documentos equivalentes a la factura más utilizados en Colombia para el proceso de facturación y administración de muchas empresas, si tu empresa implementa el sistema POS, te contamos todo lo que debes saber acerca de cómo es la legislación en 2021 para que tengas una mayor actualización con todo lo que esto conlleva y sobre todos los cambios y modificaciones que introdujo el Decreto 358 de 2020.
¿Qué es un sistema POS de facturación?
A lo anterior se suma que con este tipo de sistema es posible generar informes de suma importancia, lo que facilita los datos que, tanto la empresa como su contador, necesitan.
Otras funciones importantes de un sistema POS de facturación
Con un sistema POS de facturación moderno es posible registrar y procesar transacciones con tarjetas de crédito, llevar de forma ordenada el registro de las ventas, realizar análisis de los costos y registrar los inventarios. Otro aspecto importante es que con un sistema POS es posible trabajar en la mercadotecnia de la empresa gracias a que es posible mantener la base de datos de los clientes, incluyendo las compras, fechas y demás información, por supuesto, esto te permite conocer mejor a tus compradores y por lo tanto brindarles una mejor atención.
Sistema POS y documentos equivalentes a la factura electrónica para 2020 y 2021
Gracias a la emisión del Decreto 358 del 5 de marzo de 2020 por parte del Gobierno Nacional y la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 emitida por la DIAN, se establece que los documentos equivalentes que son emitidos por las máquinas registradoras con el sistema POS serán válidos para el registro de impuestos descontables en IVA y gastos y costos como deducciones en el Impuesto de Renta hasta el 1 de noviembre de 2020. Teniendo en cuenta lo anterior, si a partir de la fecha establecida continúan realizando operaciones de compra a proveedores que usen este sistema de facturación, pueden optar por solicitar la factura electrónica de transición gracias a que la norma los obliga a emitir este documento por solicitud del cliente. En el caso en que no solicite la factura electrónica el documento que se emite no puede ser deducible de renta, aunque esto no quiere decir que no estés en la obligación de emitir factura electrónica.
Otros documentos equivalentes que pierden validez
Del mismo modo, según el Decreto 358 del 5 de marzo de 2020, algunos documentos equivalentes que antes eran aceptados como soporte de costos y deducciones, a partir de ahora pierden toda su validez; siempre y cuando el contribuyente esté en la obligación de facturar electrónicamente. Consulta aquí quiénes están obligados a hacerlo. Se debe tener presente que la fecha límite en el calendario para la implementación de la facturación electrónica es hasta el 1 de noviembre de 2020, a partir de esta fecha estos documentos equivalentes no van a servir como soporte para los costos y deducciones.
Documentos equivalentes que pierden validez en 2020 y 2021
A continuación relacionaremos algunos de los documentos equivalentes, que por lineamiento del Decreto 350 de este año pierden su validez.
- El documento equivalente en la Cámara de Comercio.
- Los pagos de honorarios que correspondan a los miembros de la junta directiva.
- El tiquete emitido por máquinas registradoras por un artículo o PLU.
- El recibo de pago por matrículas o pensiones emitidos por las universidades y colegios.
- Los documentos equivalentes por conceptos de administración en la propiedad horizontal.
- El contrato de medicina prepagada.
- Las pólizas de seguros.
- Los documentos equivalentes emitidos por las notarías.
Documentos equivalentes que siguen vigentes para 2020 y 2021
En conclusión y según los lineamientos de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, a partir del 15 de agosto de 2020, los costos y gastos justificados con soportes diferentes a la factura de venta, documento equivalente a la factura electrónica o el documento soporte en las adquisiciones que se efectúen a las personas no obligadas a emitir facturas de venta o documentos equivalentes, no van a ser sujetos de deducción, por tal razón, la organización adquiriente, debe tributar sobre estos gastos y costos.
Según los nuevos lineamientos los documentos equivalentes a la factura que siguen vigentes son los que mencionaremos a continuación.
- Los tiquetes de máquinas registradoras con sistema POS con vigencia hasta el 31 de octubre de 2020.
- Las boletas para el ingreso al cine.
- El tiquete para el transporte de pasajeros.
- Los extractos emitidos por las sociedades financieras y fondos, incluyendo las cooperativas y los fondos de empleados.
- Los tiquetes o billetes de transporte aéreo para pasajeros.
- La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte o azar, diferentes a los juegos localizados.
- Los documentos emitidos en los juegos localizados.
- Documentos emitidos por el cobro de peajes.
- Los documentos de operación en la Bolsa de Valores.
- Documentos expedidos en las operaciones de la Bolsa Agropecuaria y de otros commodities.
- Documento emitido para los servicios públicos domiciliarios.
- La boleta para el ingreso a espectáculos públicos.
- El Documento Equivalente Electrónico que se encuentra pendiente por definir por parte de la DIAN.
En conclusión, los tiquetes de máquina registradora emitidos por el sistema POS, desde el 1 de noviembre de 2020, no sirven como soporte de compras, gastos y costos; esto quiere decir que, las empresas deben solicitar la habilitación para facturar de manera electrónica con el fin de poder soportar ante la DIAN sus transacciones contables con personas o entidades que no se encuentran obligadas a facturar.
No olvides esto si vas a comenzar a generar facturas electrónicas
Por otro lado, una vez el adquiriente sea facturador electrónico, el documento que se le genera debe ser electrónico, según los lineamientos del Artículo 55 de la Resolución 000042, también se deben atender todas las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para este efecto establece la DIAN, además se deben cumplir con los requisitos que señalan los numerales 1 hasta el 7 del Articulo 55 de la Resolución 000042 que son los siguientes.
- Incluir la firma del emisor del documento soporto en el momento que se genere, de acuerdo como lo indican las normas vigentes y con la política de firma que establece la DIAN
- Usar el debido formato electrónico de generación que establece la DIAN.
Esto es todo lo que debes saber acerca de los nuevos lineamientos para el sistema POS y demás documentos equivalentes a la factura, si debes comenzar tu proceso de habilitación para facturar electrónicamente recuerda que en Loggro podemos ofrecerte una solución que se sincroniza con tu sistema POS y con tu herramienta de facturación electrónica, para que inicies con este proceso lo más pronto posible, además contamos con un equipos de especialistas que atenderán todas tus dudas en el momento que más lo necesites.
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Equipo Editorial Loggro
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