Si tienes una empresa, sabrás que es obligatorio llevar la contabilidad de esta, así como presentar una serie de documentos e informes para verificar el estado financiero y panorama del negocio.
Cómo realizar el cierre contable y fiscal correctamente: un resumen completo para empresas
Un momento clave para todas las empresas se produce al final del año, con el cierre contable y cierre del ejercicio fiscal. A final de año debes cerrar el ejercicio contable de tu empresa, seguro has oído de él, ¿sabes cómo hacer el cierre? y ¿Qué debes tener en cuenta para hacerlo correctamente? En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el cierre contable.
¿Qué es el cierre contable?
El cierre contable es el proceso que consiste en cerrar o cancelar las cuentas de resultados (compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas (activo, pasivo y patrimonio), una vez finaliza un ejercicio contable.
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¿Para qué se hace un cierre contable?
El propósito del cierre contable y fiscal es reflejar con la mayor precisión posible las partidas de un estado financiero en un periodo de tiempo determinado. Este proceso de cierre permite conocer el resultado económico del periodo y cuantificar las ganancias o las pérdidas de tu negocio. El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. El cierre contable también proporciona una panorámica general del estado del negocio y se convierte en una valiosa herramienta para la planificación y toma de decisiones de cara al próximo año.
Recomendaciones para el cierre contable
Antes de comenzar el cierre contable de la empresa hay que cuadrar la contabilidad. Por tanto, tendrás que comprobar que los datos coincidan con lo que reflejan los libros de tu negocio y realizar los ajustes necesarios para seguir adelante con el asiento de cierre contable. A continuación, te presentamos algunas medidas y pasos que se deben llevar a cabo en esta tarea:
1. Verifica todos los marcos técnicos que le aplican al tipo y clase de empresa que tienes a cargo.
Algo que es muy importante, es identificar cual normatividad le aplica a la empresa: Colombia entró en el ámbito de las normas internacionales de contabilidad y es bueno que sepas que existen tres grupos, dependiendo del grupo al que pertenece, los registros contables, estimaciones y ajustes serán diferentes, los grupos son:
- Grupo N.1 NIIF plenas: Este grupo deben ser usadas principalmente por entidades de interés público, generalmente aquellas que cotizan en la bolsa de valores y por instituciones y entidades financieras, entre otras.
- Grupo N.2 NIIF para Pymes: estas les aplican a las empresas de carácter privado que no correspondan a los grupos 1 y 3.
- Grupo N.3 Microempresas: Como su nombre lo indica, se aplica a las microempresas y tienen un marco normativo local o nacional definido para tal fin.
2. Realiza una revisión y conciliación de cuentas:
Este es un paso clave en donde se recomienda tomar cada una de las cuentas del balance de prueba y hacer una revisión, algunas por terceros, y todas constatando su realidad económica o conciliando las cifras con documentos, soportes etc. Al comprobar la suma del debe y el haber de las diferentes cuentas y el saldo correspondiente, podrás conciliar el libro mayor con la estructura económica y financiera de la empresa. Esta operación también permite detectar posibles errores en los mayores contables de alguna cuenta del libro diario.
Es posible que surjan múltiples problemas con el cierre contable a partir de errores en los registros de los movimientos, sobre todo si se llevan procesos de forma manual. Entre los más comunes se encuentran las anotaciones con valores equivocados, las anotaciones en cuentas erróneas, tales como anotar gastos como ingresos o al revés, también es usual encontrar operaciones no documentadas correctamente, como una compra sin factura. Si se halla algún error es necesario resolverlo antes de continuar.
3. Realiza ajustes, contabilizaciones pendientes y estimaciones contables
En este paso, se deben realizar todos los ajustes que se requieran reflejar correctamente los saldos de cada cuenta, algunos ejemplos son:
- Contabilización de la depreciación de los equipos y activos
- Contabilización de la amortización de intangibles.
- Contabilización de la diferencia en cambio de las partidas en moneda extranjera si existen.
- Consolidar las diferentes prestaciones sociales por pagar que quedan a diciembre o al corte para cada empleado.
- Contabilización de las provisiones fiscales, tales como: Industria y comercio entre otros.
- Dejar neto los saldos de las cuentas de impuesto a las ganancias o renta
- Resultado del ejercicio y reserva
- Contabilizar deterioros: Entre otros el de cartera, inventarios, activos fijos etc.
- Contabilizar valor razonable en propiedades de inversión: Si le es aplicable.
4. Calcula la previsión de renta
Habiendo completado el paso 3, ya es posible conocer el resultado antes de impuestos, para poder contabilizar lo que generalmente se llama la provisión de renta, recomendamos hacer el ejercicio de inicio a fin de la declaración de renta antes del cierre de estados financieros y no sencillamente sacar el porcentaje del impuesto como algunos creen que se debe hacer. Lo anterior para evitar tener que contabilizar ajustes de gastos de impuestos de años anteriores que pueden llegar a ser significativos y que pueden desvirtuar los resultados que se hayan presentado a las juntas de socios o asambleas de accionistas.
Es muy importante tener una copia de seguridad de toda la información, ya sea que se utilice en medios informáticos o en papel. Además, este proceso si bien es posible llevarlo de forma manual se recomienda usar alguna herramienta tecnológica que ayude a automatizar este proceso para que existan menos errores.
Si bien en el pasado no había alternativas al papel, un software contable será sin duda el gran aliado durante todo el proceso ya que, dentro de sus múltiples beneficios, está el que rápidamente podrás sacar informes y relacionar cuentas con un solo click. Uno de los riesgos de confeccionar nuestras propias tablas en Excel o manualmente es que podemos pasar por alto algún elemento fundamental para la contabilidad, y generar errores que salgan a la luz a largo plazo.
Si tienes dudas o quieres tener más información, no dudes en consultar con uno de nuestros expertos.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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