¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

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Si eres emprendedor o gerente de un negocio, sabrás que una de las principales dificultades que tienes es encontrar la forma adecuada para registrar todas tus ventas, compras y deudas, sobre todo cuando recién estás empezando un negocio, y no tienes experiencia ni la ayuda de un contador.

En este artículo te explicaremos paso a paso lo que debes tener en cuenta para llevar la contabilidad de tu empresa y algunos consejos que te serán de gran ayuda.

Entre los distintos miedos que existen a la hora de emprender o iniciar un negocio propio, está la temida contabilidad, principalmente por la falta de conocimiento no sólo técnico sino estratégico para administrar de forma adecuada el dinero de la empresa. No es sólo la preocupación del capital inicial que se debe tener para poder arrancar, sino ya en la operación del negocio y empiezan a crecer las ventas, aumentan los registros, transacciones, empiezas a necesitar cuánto has ganado y que debes hacer con el dinero obtenido, ¿será mejor pagar las deudas?, ¿mejor comprar más materia prima?, ¿cuándo me puedo gastar el dinero?  

La contabilidad de cualquier actividad es fundamental es quizá el elemento más importante de un negocio, ya que te permite conocer la realidad económica y financiera de la operación, sus cambios, tendencias, evolución y lo que puedes esperar a futuro de ella. Adicionalmente, te ayudará a saber si tu producto te está dejando utilidad, o en el caso que sean varios productos, saber cuál de ellos es el que está soportando toda la operación o cuál aún no llega al punto de equilibrio.

Hay dos motivos por los que debes saber cómo llevar la contabilidad de una empresa pequeña, al menos a un nivel básico:

  • Por obligación legal: todas las operaciones y cuentas de tu empresa deben ser reportadas y además también te servirán de base para calcular los impuestos que te corresponden pagar.
  • Por motivos financieros: Contar con datos contables fiables te permitirá tomar decisiones estratégicas de forma oportuna.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad en términos generales es el registro de todas las operaciones económicas de un negocio, es decir, la clasificación de todos los ingresos y gastos con el objetivo de contar con toda esa información agrupada y ordenada cronológicamente.

¿Qué debe tener la contabilidad de una empresa?

Es fácil, debe tener todas las operaciones económicas de la empresa registradas de manera ordenada. Parece una tarea complicada, si lo intentas hacer manualmente puede serlo, pero desde hace tiempo la contabilidad se realiza a través de softwares que te facilitarán todo el proceso.

Primer paso: Recopilar toda la información

Este paso es tal vez el más importante de todos, reunir la información económica de tu empresa, es decir, todos los ingresos, gastos y operaciones que mueven a tu negocio sin importar si es mínimo. Todo deberá de ser guardado y recopilado de manera ordenada, siguiendo una gestión documental, para así poder contar con documentos que prueben la actividad económica del negocio. Esta citada gestión documental incluirá:

  • Compras y gastos.
  • Ventas e ingresos.
  • Adquisiciones y ventas de activos.
  • Sueldos y seguridad social.
  • Liquidaciones de impuestos.
  • Préstamos y otras deudas.
  • Concesión de subvención.
  • Inversiones financieras.
  • Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
  • Todos los movimientos bancarios.
  • Todos los movimientos de efectivo.

Es importante que tengas en cuenta que estos documentos pueden extraviarse o deteriorarse, por eso, es importante que tengas una herramienta tecnológica que te permita tenerlos de forma digital. Demostrar cada operación con un justificante o copia de este será imprescindible para controlar la contabilidad en la empresa.

Segundo paso: Organiza ingresos y gastos

Todos los ingresos y gastos de la empresa deben estar reflejados en el libro diario que contiene todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas. Organizar toda esta información parece un panorama aterrador, lo cierto es que puede resultar más sencillo de lo que parece, nuestra recomendación es conocer y usar adecuadamente las herramientas tecnológicas que tengas al alcance, ya existen software contables y programas que hará todo esto por ti. En el mercado encontrarás diversos programas y opciones de software que te permitirán llevar un registro adecuado de los movimientos del negocio.

Tercer paso: Elabora un calendario de Impuestos

Todo negocio debe cumplir con obligaciones de cara al sistema tributario, el desconocimiento de las leyes no exime de culpa, por ello es muy importante conocer de primera mano cuáles son los impuestos que se deben pagar, su periodicidad y monto.

Cuarto paso: Vuelve la contabilidad parte de tu rutina diaria

El procedimiento contable debe ser una tarea diaria, no puedes hacerla a veces si y a veces no, puedes olvidar registrar gastos o incluso perderlos. Tener un registro diario de todos los hechos económicos de tu empresa te puede ayudar a conocer la esencia y progreso de la misma, así como saber la situación financiera y hacer balance de la actividad económica.

Tips de ayuda para llevar tu contabilidad:

  • Recuerda que la capacitación constante es fundamental, adquirir el conocimiento para realizar un efectivo registro de la operación es necesario.
  • Pide siempre factura o recibo de todas tus compras por pequeñas que sean y guardarlo en una carpeta organizada para luego ser registrado.
  • Aparta en tu calendario unas horas para realizar el registro de todo gasto y de todo ingreso, o sentarse con un contador para entregarle toda la documentación que reúna.
  • Haz una lista de todo lo que debes pagar cada mes para incluirlo y tenerlo en cuenta.
  • Lleva un registro de sus ingresos y egresos diarios con su correspondiente comprobante.
  • Tenga un registro minucioso de su caja menor.
  • No mezcles tus gastos personales con los del emprendimiento.
  • Define y paga un salario para ti cada mes.
  • El consejo más útil de todos: Usa un software contable.

Un software contable es la herramienta básica de trabajo y tu mejor amiga si decides llevar la contabilidad tú mismo, por lo tanto, su elección es clave. Como ya debes saber hay muchos en el mercado y si bien lo fundamental lo tienen todos, existen también muchas diferencias entre unos y otros. La clasificación más importante de un software contable que se puede hacer en este sentido es la siguiente:

  • Programas que compras e instalas en tu ordenador.
  • Programas que usas por un precio mensual y que están en la nube.

También te puede interesar: ¿Cómo se mantiene actualizado un software contable en la nube?

Los primeros son los programas de toda la vida: tú los descargas en tu computador, los vas actualizando, haces tus copias de seguridad y ocupan espacio dentro de la memoria de tu equipo.

Los segundos son relativamente recientes, pero han venido para quedarse y pronto terminarán sustituyendo a los otros ya que tienen muchas ventajas que los hace muy atractivos dentro de los cuales destacamos dos:

  1. Sólo necesitas un computador y una conexión a Internet para trabajar, lo que te permite trabajar desde cualquier lugar, la famosa movilidad tan valorada hoy día.
  2. Al ser tecnología en la nube, te despreocupas de copias de seguridad, de actualizaciones, de ocupación de espacio en los ordenadores, estos dolores de cabeza pasan a ser responsabilidad del proveedor.

Además, con un software podrás generar reportes en cuestión de segundos y tomar decisiones en el momento adecuado lo que puede llevar al éxito de tu negocio.


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