Cómo evitar el robo de inventarios en un negocio

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Para los empresarios PYME, el robo de inventario puede ser uno de sus grandes dolores de cabeza y motivos de pérdidas inesperadas en el negocio.

Típicamente, el robo de inventario se da debido al manejo informal del mismo, lo que permite que empleados inescrupulosos se aprovechen de la falta de controles.  He aquí algunos tips para evitar este nocivo y peligroso robo:

• Un primer y muy importante paso para prevenir el robo de inventario es asegurar un control organizado y sistemático sobre el mismo.  En teoría, esto se puede hacer en papel o a través de un sistema.  Sin embargo, manejarlo en papel es sumamente complejo y dispendioso.  Por eso, en el mundo moderno, son pocas las empresas, grandes o pequeñas, que logran éxito en su manejo de inventario sin la utilización de un software;

• Nuestro primer consejo, entonces, es que busque un software que le permita sistematizar el manejo de su inventario (típicamente conocido como un software de gestión empresarial o ERP).  No tiene que ser un software costoso (existen muchos en el mercado, como lo es Loggro, que por una suma mensual económica le ofrecen esta funcionalidad). Sin embargo, sí debe ser un software diseñado para el propósito específico de gestionar una empresa, especialmente en lo referente al manejo de inventarios (Excel, por ejemplo, no funciona para este propósito, pues los datos los puede cambiar cualquiera y no reviste los controles necesarios para prevenir abusos o alteraciones en la información). 

• Una vez adquirido el software de gestión, usted se debe concientizar de cuidar su inventario por todos los frentes.  Para empezar, es necesario estructurar la recepción de su mercancía.  Toda remisión que llegue de sus proveedores debe ser cotejada, de tal forma que los documentos de remisión estén acordes con la mercancía física que se recibe.  Una vez cotejada, la mercancía debe ser ingresada al sistema, con su debido costo, fecha de ingreso, y números de serie u otro factor identificador (por ejemplo, color, talla, referencia, etc.).  Una buena práctica en este frente es que la persona que recepcione e ingrese la mercancía sea diferente a la persona que factura (para evitar un escenario de “juez y parte”).  Cuando esto no es posible debido al tamaño de la empresa, recomendamos que alguien –por ejemplo el dueño del negocio–esté presente, al menos ocasionalmente, en el proceso de recepción de mercancía. 

• Similarmente, cada vez que se haga una venta, el proceso de facturación debe ordenadamente sustraer del inventario la mercancía vendida.  Un buen software de inventarios automáticamente maneja dicho proceso, en tiempo real, cada vez que una compañía factura. Por supuesto, para prevenir faltantes de inventario, se hace esencial que TODA venta genere un documento de contra el inventario en el sistema. Si usted se da a la tentación de manejar ventas de manera informal, su inventario puede verse comprometido y luego será muy difícil saber qué faltante puede ser causado por un manejo deshonesto (posible robo) por parte de un empleado, y que faltante se debe a errores involuntarios causados por la desorganización. 

• Adicionalmente, se hace importante periódicamente cotejar el inventario real (lo que físicamente está presente en una bodega) con el inventario teórico que arroja el sistema.  Una forma efectiva de lograr este propósito es a través de un “chequeo de inventario físico aleatorio”.  Este procedimiento consiste en contar, de manera manual y sin previo aviso, diferentes referencias del inventario de forma no anunciada y sorpresiva.  Es importante dejar saber a todos sus empleados que la compañía implementará este tipo de procedimiento, que por ser aleatorio tiene un importante poder disuasivo del robo.  Un buen software de inventarios ofrece procedimientos para llevar a cabo los conteos físicos de inventario, lo que facilita sus manejo (Loggro ofrece funcionalidades que facilitan conteos manuales de inventario, por ejemplo). 

• En esta misma línea, un buen software de gestión empresarial (ERP) permite identificar la totalidad de las transacciones que realiza cada operario.  Esto genera una responsabilidad directa de cada empleado sobre los procesos que realiza, lo mismo que una trazabilidad sobre errores o abusos cometidos por dicho empleado.  Para que lo anterior se haga posible, el software debe permitir que cada empleado maneje un “login” y un “password” diferente para entrar al aplicativo, como es el caso de Loggro. 

• Finalmente, todo buen manejo en un negocio parte de un buen ejemplo por parte de los dueños o jefes.  Un manejo informal de parte del jefe genera la percepción de que en la empresa “todo se puede”, generando una cultura más propensa a la informalidad y al robo.  Por el contrario, un manejo organizado, disciplinado y estructurado de los procesos, lleva un mensaje orden, pulcritud y organización en el manejo de la empresa, que incentiva a las personas a seguir los procesos, a operar desde el software y a manejar el inventario con toda conciencia y responsabilidad.  En Loggro le deseamos la mejor de las suertes con el manejo de su inventario y lo invitamos a conocer nuestro producto, el cual cumple con recomendaciones expresadas en este artículo. 

Acerca de Loggro

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Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.