En este artículo te contamos todo lo que debes saber acerca de cómo utilizar el Instrumento de Firma Electrónica en tu nómina y cómo puedes generarla de manera más fácil.
Simplificando la Nómina Electrónica: Uso del Instrumento de Firma Electrónica
La nómina electrónica es un nuevo requisito que implementó la DIAN por medio de la Resolución 000013 de 2021. Para cumplir con este requisito debes emitir el documento soporte de nómina y las notas de ajuste, cuando sea necesario; estos documentos deben estar debidamente firmados y existe una reglamentación específica que debes cumplir.
Reglamentación general de la firma electrónica
Todos los documentos electrónicos que le envíes a la DIAN deben estar firmados mediante el certificado digital, que debe expedir alguna de las entidades de certificación digital autorizada por la ONAC (Organización Nacional de Acreditación de Colombia).
Si envías un documento que no cumpla con esta condición, será invalidado y carecerá de validez para los efectos fiscales que especifica el Articulo 616-1 del Estatuto Tributario y la normativa vigente para la nómina electrónica.
Objetivo de la política de firma digital para la nómina electrónica
El objetivo de la política del Instrumento de Firma Electrónica es garantizar la integridad, autenticidad y la aprobación de los procesos asociados a la implementación del documento soporte de la nómina electrónica en Colombia.
Esto busca masificar, tener control fiscal y contar con criterios comunes para reconocer los instrumentos de firma electrónica que implican certificados digitales para garantizar la seguridad y la interoperabilidad, tanto de las facturas electrónicas como de los documentos que soportan la nómina electrónica. Aquí puedes saber qué es la interoperabilidad y cómo funciona la facturación electrónica.
La firma electrónica es un elemento obligatorio para la nómina electrónica
Así como lo es para la facturación electrónica, el Instrumento de Firma Electrónica es obligatorio en la generación de la nómina electrónica. Esto quiere decir que la política de certificado digital es obligatoria para reconocer todos los documentos que hacen parte del conjunto del negocio electrónico y para el soporte de la nómina electrónica que reglamentó el Gobierno Nacional a cargo de la DIAN.
La Resolución 000013 indica que todos los documentos que hacen parte de la nómina electrónica serán firmados por medio de una etiqueta “i.e. —” dentro del formato estándar XML que sirve para intercambiar datos y que también hace parte de los requisitos para la generación del documento soporte para la nómina electrónica.
¿Qué información suministra la política de firma?
Con la política de firma es posible suministrar la información digital que necesita la DIAN para realizar el control fiscal de los documentos electrónicos y de quien los emite; esto quiere decir que es un elemento que debes implementar como medida de ampliación del proceso de expedición de tu nómina electrónica.
En conclusión, la política de firma pretende que la información que brinda la firma digital en la nómina electrónica sea suficiente para que el receptor de la nómina pueda verificarla, siguiendo los protocolos de la normatividad vigente para este caso.
Alcance de la política de firma para la nómina electrónica
La firma debe cumplir con todas las condiciones para la validación del documento soporte de la nómina electrónica y debe ser admitida por todas las plataformas tecnológicas que se encuentran involucradas en el ciclo que debes realizar con los documentos asociados a tu nómina electrónica.
También te puede interesar: Calendario para saber en qué fecha implementar nómina electrónica
Actores y funciones de la firma en la nómina electrónica
Dentro del Instrumento de la Firma Electrónica están el empleador, el proveedor de soluciones tecnológicas y las entidades de certificación digital; a continuación, detallamos un poco más las funciones que realiza cada uno en esta nueva obligación.
- Empleador
El empleador es una persona natural o jurídica que se encuentra obligada a emitir la nómina electrónica de cada uno de los colaboradores de su empresa; su función es firmar todos los documentos digitales que necesite porque ha cumplido con su proceso de habilitación para este fin.
- Proveedor de soluciones tecnológicas
El proveedor de soluciones tecnológicas podrá firmar tus documentos electrónicos si lo autorizas. Lo único que debes hacer es cumplir con los lineamientos del Articulo 22 de la Resolución 000013 de 2021.
- Entidades de certificación digital
Las entidades de certificación digital son la tercera entidad de confianza que controla la gestión de constatación, expedición, autenticación y registro histórico de los certificados digitales que utilizas en la firma digital de tu nómina electrónica.
Formato que debe tener la firma digital de la nómina electrónica
Según la Resolución 000013 de 2021el formato que debes utilizar para la firma electrónica de tu nómina es el estándar “XMLSSig enveloped con formato XAdES-EPES” como lo indica la especificación técnica; sin embargo, debes despreocuparte, porque todo este proceso lo realiza el software de gestión que contrates.
En Loggro nos encargamos de que tu nómina electrónica y su firma cumpla con todas las especificaciones para ser validada. Lo único que debes hacer es generar la información de tus empleados y transmitirle a la DIAN tu nómina y nosotros nos encargamos de la interoperabilidad e interacción tecnológica, como es el caso del formato de la firma digital de nuestro software de nómina.
¿Dónde debe ir ubicada la firma digital de tu nómina electrónica?
Según lo indica el numeral 7.8 del anexo técnico de la nómina electrónica, la firma digital debe estar ubicada dentro del documento electrónico para que sea válida.
Condiciones de la firma digital para la nómina electrónica
El emisor del documento soporte de la nómina electrónica o el proveedor de soluciones tecnológicas, que esté autorizado por el emisor, debe ubicar la firma electrónica en el documento completo, además es importante que te asegures de que el certificado digital de tu proveedor no se encuentre revocado al momento de firmar la nómina o los documentos de ajuste, sino que tenga vigencia autorizada por la DIAN
Finalmente, te recomendamos tener presentes los requisitos, no solo del Instrumento de Firma Electrónica, sino también de la emisión de la Nómina Electrónica. Cuando contrates tu software autorizado, asegúrate de que cumpla con los formatos y con todas las condiciones que este mecanismo requiere.
Por otro lado, te invitamos a que conozcas nuestro software de nómina electrónica en la Nube con el que puedes cumplir con todos los requisitos que este nuevo proceso exige mientras pones en orden todas las áreas de tu empresa.
Además ponemos a tu disposición nuestro equipo de tecnología para que te acompañe en toda la implementación de tu nómina electrónica.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
