En general, emitir una factura electrónica es muy sencillo y más si cuentas con un software empresarial que te permita una fácil navegabilidad. Incluso, emitir cualquier nota crédito o débito en caso de que necesites hacer corrección de tus facturas también será muy fácil; sin embargo, sí existe un procedimiento exigido por la DIAN para la generación de facturas electrónicas. En este artículo te contamos cuál es ese proceso y cómo se emite una factura electrónica desde un software. ¡Sigue aprendiendo con Loggro!
Emitir una factura electrónica de manera sencilla con un software empresarial
Procedimiento ante la DIAN para habilitarte como facturador
El procedimiento para facturar electrónicamente es diferente del procedimiento para habilitar el software empresarial que elegiste para facturar electrónicamente. En este enlace puedes consultar los pasos que debes seguir para habilitar el software.
Un proveedor autorizado
Será necesario que elijas un servicio de software empresarial que te permita facturar electrónicamente. Dentro de las opciones disponibles del mercado encuentras de todo tipo: gratuitas, de pago, versiones beta, software exclusivo para facturar, ERP, software administrativo y de marketing, entre otras opciones. Es importante que analices todos los pro y los contra que encuentras en los sistemas gratuitos versus los sistemas de pago. Revísalos en este artículo.
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Nuestra recomendación es que utilices un software con el que puedas analizar toda la información en su conjunto y que la facturación sea uno de los agregados para llevar en orden las finanzas de tu empresa. Dentro de las funcionalidades más útiles que necesitas para crecer tu empresa están:
- Un sistema de cobros y caja (POS)
- Control de Inventarios y bodegas
- Registro de proveedores
- Tesorería, cajas y bancos
- Reportes gerenciales
- Compras
Conoce aquí cuáles son los proveedores autorizados para 2019 y 2020 de acuerdo con la última publicación de la DIAN.
¿Cuál es el proceso de registro como facturador?
- Entra a www.dian.gov.co
- Ingresa a la opción “Portal Web”
- Haz clic en “transaccional”
- Luego en habilitación
- Ingresa de acuerdo con tu necesidad: como persona, empresa, o con certificado digital.
- Regístrate como facturador y vuelve a iniciar sesión
- Registra el software que vas a utilizar; dentro de estas opciones hay: software gratuito de la DIAN, software propio u otro software autorizado.
¿Cómo se crea la factura electrónica?
Crear una factura electrónica es tarea del software de facturación que elijas. Tú solamente deberás digitar información específica, tal y como lo has hecho con tus facturas de papel.
La plataforma de facturación de Loggro te permite crear servicios o productos y asignarles un valor específico; determinar si se trata de un producto inventariable; detallar algunos elementos adicionales de los productos o servicios que vendes; además puedes personalizar tus facturas con el logo de tu empresa y por supuesto cumple con todos los requisitos que exige la DIAN para la factura electrónica.
En este enlace puedes acceder a la demo para que tú mismo compruebes cómo es la forma en la que puedes emitir una factura electrónica con Loggro:
- Ingresa con los datos que están predeterminados.
- Haz clic en “ventas”.
- Ingresa a “facturas de venta”.
- Empieza a emitir la factura de prueba.
- Configura cuantos campos quieras para explorar a fondo nuestro sistema de facturación.
Cómo crear una factura depende del proveedor que escojas y por eso es importante que elijas un software empresarial que además de adaptarse a las necesidades de tu empresa sea fácil de manejar para que evites cometer errores a la hora de emitir tus facturas electrónicas.
¿Cómo hacer una factura electrónica en Excel?
De acuerdo con lo que establece la DIAN, la factura por computador es diferente de la factura electrónica, de modo que no es posible crear una factura electrónica en Excel; incluso debes pensar en el protocolo que debes seguir con la DIAN en el que registras el proveedor que elegiste.
Otras de las razones por las que no puedes crear facturas electrónicas en Excel es porque el formato exigido por la DIAN es el XML, muy diferente al que ofrece Excel; además es importante que revises que el proveedor de facturación te ofrezca facturas que cumplan con los requisitos del Artículo 617 del Estatuto Tributario:
- Estar denominada expresamente como factura de venta.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del facturador
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente
- Discriminación del IVA pagado.
- Numeración consecutiva de la factura.
- Fecha de emisión de la factura.
- Descripción de los ítems de la transacción.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
¿Cuál es el proceso de una factura para los obligados a emitir factura electrónica?
- Regístrate en la DIAN, siguiendo los pasos que te indicamos al iniciar este artículo.
- Debes registrarte como facturador electrónico.
- Dentro del proceso de registro, señala cuál es la solución que elegiste para facturar electrónicamente.
- Empieza a emitir tus facturas electrónicas.
- Tu proveedor se encargará de enviar la información de tu factura a la DIAN.
- Luego de que la DIAN reciba la información, solo hará falta aprobarla para que finalmente.
- la envíes a tu comprador.
Después de emitidas, validadas, enviadas y aprobadas, las facturas electrónicas y todos los demás documentos electrónicos deberán ser almacenadas por lo menos por cinco años, de acuerdo con la exigencia de la DIAN consignadas en el Artículo 632 del Estatuto Tributario. Revisa aquí un artículo sobre los documentos electrónicos.
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Como punto adicional, recuerda la importancia de tener un talonario de facturación de contingencia, pues este tipo de factura respalda las transacciones que se realizaron en momentos de inconvenientes, principalmente técnicos y que hacen parte del engranaje de cumplir con la obligatoriedad de la facturación electrónica.
Finalmente te recomendamos que elijas un software que te ayude en tu proceso de implementación de la facturación electrónica para que logres parámetros iniciales que te permitan crecer y operar de forma fácil y correcta. Evalúa los costos, pues las soluciones que ofrece el mercado, enfocadas en facturación electrónica tienen altos costos de puesta en marcha y, no olvides los costos asociados al proceso de capacitación para que puedas conocer más a fondo tu proceso de emisión de facturas electrónicas.
Si necesitas un software contable en la nube que cuente con el módulo de facturación electrónica te invitamos a conocer Loggro, la solución más integral del mercado para administrar tu negocio en Internet de forma fácil y segura.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
