Cuando realizas una transacción por la venta de bienes o servicios, tienes el derecho a recibir una factura electrónica como soporte de la transacción, pero no solamente basta con recibir y almacenar la factura. Es importante que conozcas sobre los lineamientos que deben cumplir las facturas para que sean válidas ante la DIAN, la entidad encargada de la administración tributaria en Colombia. Además, la DIAN ha dispuesto un sitio en su página web para que todos los receptores de las facturas electrónicas puedan validar si sus soportes electrónicos cumplen con los requisitos exigidos.
En este artículo, te contaremos todo lo relacionado para que te conviertas en un experto validando tus facturas electrónicas y evites problemas tributarios en el futuro.
Cuando realizas una transacción por la venta de bienes o servicios, tienes el derecho a recibir una factura electrónica como soporte de la transacción, pero no solamente basta con recibir y almacenar la factura, es importante que conozcas sobre los lineamientos que deben cumplir las facturas para que sean válidas ante la DIAN.
Además, esta entidad también ha dispuesto un sitio en su página web para que todos los receptores de las facturas electrónicas validen si sus soportes electrónicos cumplen con los requisitos exigidos. En este artículo te contamos todo lo relacionado para que seas un experto validando tus facturas electrónicas.
¿Cómo validar una factura electrónica en el sitio web de la DIAN?
Uno de los principales requisitos para emitir facturas electrónicas es que estas incluyan su código CUFE.
Es un código que se encuentra en la parte inferior de la factura. para validar tu factura en la DIAN lo único que debes hacer es copiar este código y pegarlo en este enlace que ha dispuesto la DIAN para validar las facturas, una vez lo hayas ingresado te aparecerán los datos de tu transacción o también podrás descargar una copia de tu factura para que verifiques si cuenta con los mismos valores o información.
Ten presente que con este código podrás verificar la autenticidad de tu factura, cuarenta y ocho horas después de que el emisor firme digitalmente el documento electrónico que te envió, así que no te preocupes si no puedes verificarla al instante.
¿Con un software es posible validar las facturas electrónicas?
Por lo general, todos los sistemas de facturación electrónica del mercado se encuentran habilitados por la DIAN y cumplen con todos los requisitos; es decir, que con un software va a ser más fácil validarlas y no tendrás que ingresar a la plataforma de la DIAN gracias a su forma de generalas que es el siguiente.
- Ceras tu factura.
- Se la envías a tu cliente.
- La factura llega de forma inmediata al correo de tu cliente y al mismo tiempo al sistema de la DIAN para realizar el proceso de validación de la información.
- Tu cliente va a saber que tu factura es legítima porque estás utilizando un sistema autorizado por la DIAN, cuenta con el código QR y el CUFE.
Todas las facturas que emitas con Loggro cuentan con los códigos QR y CUFE, es decir que tus clientes o cualquier otra persona familiarizada con el tema sabrá que las facturas de nuestro sistema son válidas y cumplen con los requisitos que exige la DIAN.
Otra forma de validar tus facturas electrónicas
Otra forma para validar tus facturas es ingresando al sitio web de la DIAN en la sección de facturación electrónica. Debes hacer clic en la opción “facturando electrónicamente”, allí debes digitar tus datos personales para ingresar, una vez ingreses debes hacer clic en la opción “documentos”, aquí encontrarás todos los documentos electrónicos que has recibido y los que has emitido, es decir que podrás contrastar la que te envió el emisor para verificar que sea exacta a la que se encuentra en la plataforma de la DIAN.
¿Qué puedo hacer si encuentro inconsistencias con mi factura?
En caso de que encuentres alguna inconsistencia con tu factura electrónica, lo primero que debes hacer es consultar con el emisor de la factura para que este realice la anulación de la factura por medio de una nota crédito, si el emisor no realiza los cambios pertinentes tienes derecho de denunciar tu caso en este enlace para que en la DIAN te ayuden.
¿Quién debe validar la factura electrónica?
Cualquier persona puede validar una factura electrónica en el portal de la DIAN siempre y cuando tenga el código CUFE, pero por lo general los más interesados para realizar este trámite son los adquirientes o compradores, porque la factura es el soporte por la transacción de bienes y servicios que existe entre el comprador y el vendedor, por esta razón es muy importante validar que el soporte electrónico que se ha emitido es verídico y cumple con los lineamientos legales.
¿Por qué debes validar tus facturas electrónicas?
Es importante que valides tus facturas porque, como adquiriente, debes comprobar tus transacciones por medio de las facturas que te emiten, además porque con las facturas es posible tener beneficios tributarios al declarar renta y si estas no son válidas o no cumplen con los lineamientos legales los perderás.
¿Cuándo debes validar tus facturas electrónicas?
Debes validar tus facturas electrónicas luego de realizar tu transacción. Ten presente que los emisores de las facturas electrónicas tienen un periodo de 48 horas máximo para ingresar la factura en la plataforma de consulta de la DIAN, luego el adquiriente la validará o rechazará siguiendo los pasos que mencionamos anteriormente.
¿Cómo saber si una factura es legal?
En Colombia, las facturas electrónicas deben cumplir varios requisitos que sirven para efectos comerciales y tributarios, cabe destacar que en todos los casos las facturas deben tener ambos requisitos.
Requisitos para efectos comerciales
Por un lado, para efectos comerciales, las facturas que te envíen deben cumplir con los siguientes requisitos para que sean legales.
- La factura debe tener su respectiva fecha de vencimiento. Si no la tiene, debe darse por entendido que es a 30 días calendario, luego de que se haya elaborado.
- Debe tener la fecha de recibido, junto con la información correspondiente del receptor.
- En el documento original y en las copias de la factura debe estar establecido el valor del bien o servicio, junto con las condiciones de pago que acordaron entre el emisor y el receptor.
Requisitos para efectos tributarios
En cuanto a materia tributaria, los requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas son los siguientes.
- Incluir el encabezado de factura de venta.
- El número de identificación del emisor, con el respectivo nombre o razón social.
- Debe contar con el número de identificación del adquiriente, junto con su nombre o razón social y el IVA que se paga en la transacción.
- Debe tener la numeración consecutiva de la factura electrónica.
- La fecha en que fue expedida
- Emitida en formato XML.
- El código CUFE.
- Una descripción breve o concepto del producto o servicio.
- El valor total de la transacción.
- Debe incluir los datos de quien realiza la factura electrónica, bien sea el proveedor autorizado por la DIAN o si cuentas con un software propio.
- Régimen al que haces parte y la calidad de retenedor.
Esto es lo que debes tener en cuenta para saber si las facturas de tus proveedores son legítimas o no. Recuerda que también es posible validarlas en el sistema autorizado por la DIAN o identificando los códigos y el software que emite la factura.
Con nuestro software de facturación electrónica estarás seguro con tus facturas porque cumplimos con todos los lineamientos y nos actualizamos cuando la legislación colombiana lo ordena para que te encuentres al día con la emisión y recepción de tus documentos contables.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
