¿Cómo solicitar la numeración consecutiva para facturas electrónicas?

Tiempo de lectura: 5 min

La DIAN, desde el 1 de agosto de 2016, habilitó la numeración de facturación por medio de los Servicios informáticos Electrónicos.

Gracias a esta herramienta, distintos usuarios van a poder tener su autorización de numeración en tiempo real desde el lugar que deseen y sin tener que acudir a los puntos presenciales de contacto de la DIAN.

La Resolución de facturación es un requisito indispensable para los facturadores

Con la Resolución 000055 del 14 de julio de 2016, la DIAN estableció como un deber para todos los catalogados como obligados a facturar electrónicamente presentar la Resolución de autorización en las facturas que expidan. La Resolución de facturación hace referencia al sistema de control que implementó la DIAN en las facturas electrónicas de venta, este incluye el número de autorización, el rango autorizado y la vigencia de autorización. 

Ten presente que la numeración es un requisito indispensable para todos los obligados a facturar electrónicamente y para quienes quieran hacerlo de forma voluntaria; por esta razón es indispensable que conozcas todos los aspectos legales sobre la Resolución de facturación y cómo realizar la solicitud para tu empresa. Ten presente que para esto antes de todo debes actualizar tu RUT.

Ventajas de este nuevo sistema

Como lo puedes ver, este nuevo servicio optimiza tiempo, tanto para los usuarios como para la DIAN y, ahorra costos a los clientes, ya que facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias; a esto se suma que pueden controlar con antelación el vencimiento de su Resolución de facturación con un correo electrónico; esto sin duda ayuda a mitigar la posibilidad de expedir facturas sin autorización o con la Resolución vencida, lo que acarrearía sanciones de la DIAN por no cumplir con los lineamientos de la facturación electrónica en Colombia.

¿Cómo consultar si una factura está dentro de los rangos autorizados?

Las personas catalogadas como adquirientes de bienes y servicios que se encuentren gravados con IVA y o INC (Impuesto Nacional al Consumo) pueden consultar en el sitio web de la DIAN, si la factura que expidió el vendedor o prestador del servicio se encuentra dentro de los rangos autorizados por esta entidad.

Recuerda que uno de los requisitos de la facturación electrónica obliga a que los rangos de numeración de las facturas se encuentre impreso en la factura de venta, con esto se pretende controlar la evasión de impuestos, reportando los casos en que no se encuentre registrada la factura.

Vigencia de la Resolución de Facturación Electrónica

Los cambios sustanciales con los que cuenta este servicio están relacionados con la vigencia de la Resolución de actuación, esta puede tener un periodo de vigencia de 6, 18 o hasta 24 meses, dependiendo del caso en particular.

Por su parte, los rangos de la numeración de facturación que solicite el contribuyente los definirá la DIAN según el volumen de las operaciones que realice el contribuyente, esto le facilita en periodos muy cortos el control del uso de las facturas así como el desarrollo de su actividad económica.

Con la Resolución de facturación, la DIAN controla la emisión de facturas

Como mecanismo para luchar contra la evasión de impuestos, el servicio en línea para solicitar la Resolución de Facturación le permite a la DIAN controlar la validez de la autorización de facturación y su vigencia. Este control está fundamentado en tres aspectos:

  • Gracias a la información en tiempo real sobre el comportamiento de las operaciones económicas que desarrolle el responsable a facturar.
  • Con el seguimiento al volumen de operaciones y el consecuente cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias.
  • Con la generación de la información diferenciada con respecto al volumen de facturación por el tipo de establecimiento de comercio, sucursales, oficinas, agencias, etc.

En conclusión, con la numeración de las facturas en línea es posible mejorar el control de la facturación en Colombia, aumentar el recaudo por el concepto del IVA e Impuesto Nacional al Consumo y, reducir la evasión.

¿Qué debes hacer antes de solicitar tu Resolución de facturación?

Antes de solicitar tu Resolución de facturación debes conocer el proceso previo que se debe realizar en la página web de la DIAN. Este proceso previo es el siguiente.

Verifica el calendario para iniciar con el proceso de la facturación electrónica

Lo primero que debes hacer es verificar que cumples con los requisitos establecidos por la DIAN en las Resoluciones 000030, 000064 de 2019 y con mayor prioridad los de la nueva Resolución 000042 de 2020, por esto, es muy importante que revises el calendario de inicio del proceso de facturación electrónica dependiendo de tu actividad económica principal.

Realiza tu habilitación como facturador electrónico

Cuando decidas si vas a utilizar tu propio software de facturación o si vas a utilizar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN podrás hacer tu habilitación como facturador en la página de la DIAN. Este es un proceso que no tarda mucho y es necesario que se realice luego del registro como facturador electrónico.

¿Para qué sirve la habilitación como facturador electrónico? 

La habilitación como facturador electrónico te permite verificar si el software de facturación que elegiste funciona de manera exitosa; esto quiere decir que, puedes hacer pruebas, cambio de contraseña, entre otros requisitos que exige la DIAN.

¿Cómo solicitar la resolución de facturación?

Para solicitar la Resolución de facturación lo único que debes hacer es seguir estos tres pasos sencillos.

Cómo solicitar tus rangos de numeración para facturación electrónica

Las exigencias técnicas y tecnológicas que ha implementado la DIAN son una medida para evitar las fallas al momento de expedir las facturas electrónicas. Uno de estos requisitos para la expedición de las facturas es solicitar la autorización de numeración, este es un trámite que puedes realizar en la página web de la DIAN siguiendo estas recomendaciones:

  • Primero: al ingresar a la página de la DIAN busca la opción “Portal transaccional” allí debes seleccionar si eres un usuario nuevo o un usuario que ya se encuentra registrado.
  • Segundo: al seleccionar el tipo de usuario el sistema te redirige a la plataforma Muisca, allí debes ingresar tu número de cédula, contraseña y el tipo de rol.
  • Tercero: busca la opción “Numeración de facturación – Solicitar numeración de facturación” luego puedes comenzar con tu solicitud.

Obtén tus rangos de autorización y la vigencia

Luego de realizar la solicitud tendrás tus rangos de facturación. Estos son los datos que conformarán tus facturas. La vigencia de autorización se genera al momento de solicitar los rangos de numeración y el plazo depende del comportamiento de las operaciones económicas que desarrolles.

Expide facturas electrónicas

Cuando completes los pasos que mencionamos anteriormente tendrás tu Resolución de facturación. Verifica constantemente las condiciones y términos que la DIAN exige.

Estos son los requisitos y los pasos para emitir la numeración consecutiva de tus facturas electrónicas. Recuerda que este es un trámite que puedes realizar utilizando el Portal Transaccional de la DIAN para que no te quedes sin los rangos para tus facturas electrónicas.

En este proceso puedes contar con Loggro, un software 100% comprometido con la transparencia de las empresas que además se actualiza de acuerdo con los avances legales.


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