Qué es la Resolución de facturación y todo lo que debes saber

Tiempo de lectura: 6 min

En Colombia todos los contribuyentes que se encuentren obligados a expedir facturas electrónicas deben solicitar a la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) una resolución para autorizar el rango de numeración que deben utilizar en sus facturas. En este artículo te contamos los aspectos principales que debes conocer acerca de la resolución de facturación electrónica. 

¿Qué es la Resolución  de facturación? 

La resolución de facturación es una medida de control que implementó la DIAN con el fin de tener el registro de los contribuyentes que se encuentran autorizados, y los rangos de numeración que les fueron emitidos. A pesar de que el Artículo 617 del ET (Estatuto Tributario), en donde se encuentran todos los requisitos que deben cumplir las facturas para efectos tributarios, no exige que deba incluir impresa la resolución de autorización para facturar. Este es un requisito que lo exige la DIAN teniendo en cuenta las facultades de fiscalización que a la Ley exige. 

Resolución 000055 para la autorización  

Siguiendo con el tema anterior, cabe destacar que la Ley por medio de los Artículos 684, 684-1 y 684-2 del ET ha facultado a la DIAN para que implemente los sistemas técnicos de control que a su juicio considere necesarios para el desarrollo de este proceso, gracias a esto la DIAN emitió la Resolución 000055 del 21 de julio de 2016, con esta reglamentó la obligación de solicitar autorización para facturar, es decir que, solicitar resolución de facturación es obligatorio.

¿Cuáles son los contribuyentes que deben solicitar la resolución de facturación? 

Todos los contribuyentes que se encuentren obligados a emitir facturas deben solicitarle a la DIAN, su respectiva resolución de autorización. Esta autorización la exige la DIAN incluso a quienes no son responsables del impuesto a las ventas, también conocido como Régimen Simplificado, en el caso que decidan emitir facturas. En conclusión, si te encuentras obligado a facturar, también tienes la obligación de solicitar tu resolución de facturación.  

¿Cuáles contribuyentes no se encuentran obligados a solicitar la resolución de facturación? 

En Colombia la legislación excluye a algunos contribuyentes de la obligación de solicitar su resolución de facturación, estos contribuyentes se encuentran relacionados En el Artículo 4 de la Resolución 000055 de 2016. 

¿Cuáles son los requisitos para solicitar tu resolución de facturación? 

Para tramitar la resolución de facturación el Artículo 6 de la Resolución 000055 de 2016 indica que los contribuyentes deben cumplir con los siguientes requisitos.

  • Disponer de una cuenta de ahorros o corriente que se encuentre activa y que haya sido abierta en una entidad financiera autorizada por la superintendencia financiera.
  • Realizar la respectiva solicitud utilizando la plataforma digital que ha dispuesto la DIAN.
  • Es preciso contar con el mecanismo de firma digital para realizar esta solicitud.
  • Contar con el RUT (Registro Único Tributario) actualizado con la respectiva obligación de facturar. 

Vigencia de la resolución de facturación

En el momento que se expida la resolución que autoriza el rango de facturación de un contribuyente, esta cuenta con una vigencia máxima de dos años, según lo establece el Artículo 3 de la Resolución 000055 de 2016. 

Otros casos que aplican para la vigencia de la resolución de facturación 

Esta vigencia, para la resolución de facturación, por dos años es la máxima, pero existen casos en que la DIAN declara en casos particulares una vigencia menor a la que dispone la Resolución 000055 de 2016.

En conclusión, según sea tu caso debes tener presente que la vigencia de tu resolución de facturación inicia desde la fecha en que se expidió la resolución de facturación, esta fecha la puedes consultar en la misma resolución. 

Autorización de los prefijos en la facturación 

En el caso en que el contribuyente cuente con varios establecimientos de comercio y requiera identificar o separar las ventas según sean las necesidades en particular, puede recurrir a los prefijos como mecanismo auxiliar para la identificación de facturas e ingresos.

Para este caso, el Artículo 5 de la Resolución 000055 de 2016 indica que los obligados a expedir facturas o documentos equivalentes y que cuenten con más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, o lugar donde desarrollen su actividad económica, en la solicitud de numeración deben indicar para cada uno de estos, los prefijos y su correspondiente numeración. 

Prefijos para diferenciar los ingresos 

En caso de que el obligado a solicitar autorización necesite diferenciar los ingresos que provienen de las ventas o prestación de servicios según sus modalidades de pago, u otra forma, pueden utilizar la numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, sin que estos se excedan de cuatro letras o números. 

Sanciones por emitir facturas electrónicas sin resolución de facturación 

Como ya sabes uno de los principales requisitos de la facturación es tener la resolución de facturación, es decir que, si no la tienes, o si la gestionas pero no la imprimes en tu factura, estás realizando un acto irregular relacionado con la facturación, y como consecuencia tendrás una sanción. 

Artículo 684-2 del Estatuto Tributario para el incumplimiento con la resolución de facturación  

Con respecto a la sanción específica que se debe aplicar, es importante tener en cuenta que la resolución de facturación es un mecanismo de control que implementó la DIAN, y sobre la sanción que se debe aplicar por su incumplimiento se debe tener en cuenta los lineamientos del Artículo 684-2 del ET que establece lo siguiente:

Los contribuyentes que no adopten dichos controles luego de 3 meses de haber sido dispuestos por la DIAN o su violación tendrán una sanción que comprende la clausura del establecimiento que seguirá los términos del Artículo 657 del ET.

En conclusión, queda claro que si emites facturas sin la correspondiente resolución de autorización o si las expides estando vencida, que cuenta como lo mismo, la sanción que se aplica es el cierre del establecimiento de comercio, siguiendo los términos del Artículo 657 del ET, pero también debes tener presente que luego de la Ley 1819 de diciembre 29 de 2016 no se contempla una sanción específica cuando los contribuyentes facturen sin la correspondiente resolución de facturación, esto sin duda ha creado un vacío en la literatura tributaria al respecto.

En todo caso, por tratarse de un requisito obligatorio, nuestra recomendación es que mantengas actualizada tu resolución, ya que además esto facilita el tratamiento de la información. 

¿Las facturas sin resolución son aptas para soportar costos y deducciones? 

Si te entregan una factura sin la correspondiente resolución de facturación, o que se encuentre vencida, te servirá para soportar los costos y las deducciones respectivas con dicha factura.

Lo anterior se debe a que los requisitos de las facturas para soportar costos y deducciones cuentan con una regulación especial que se encuentra en el Artículo 771-2 del ET, y en dicha norma no se exige como requisito incluir la resolución de facturación.

En conclusión, facturar sin resolución de facturación únicamente tiene consecuencias para los contribuyentes obligados a facturar, más no para quien realiza el pago, esto se debe a que no existe una norma que establezca alguna restricción y tampoco se encarga de hacerlo la Resolución 000055 de 2016 que fue expedida por la DIAN para regular la expedición de la resolución de facturación. 

¿Qué debes hacer si agotas tu numeración autorizada en tu resolución de facturación? 

En el caso que agotes la numeración que te fue autorizada antes de que expire la vigencia de autorización, debes solicitar una nueva resolución de autorización con la numeración que necesites utilizar, consulta el proceso, que incluye la solicitud de numeración en este artículo.

Estos son los principales aspectos que debes conocer acerca de la Resolución de facturación que emite la DIAN. Ten en cuenta cada uno para que evites sanciones legales y fiscales; si aún no has comenzado a facturar, ten presente que en Loggro contamos con uno de las soluciones de software con mayor capacidad de adaptarse a las empresas en el proceso de facturación electrónica. Además puedes contar con la asesoría de nuestros especialistas en caso de que tengas cualquier duda. 


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