Por medio de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la DIAN está implementando la nueva función de nómina electrónica que está incluida en el sistema de facturación electrónica que muchos empresarios utilizan actualmente.
En este artículo de Loggro de te contamos cuáles son las empresas que se encuentran obligadas a cumplir con este requisito a partir del 2021 y por qué su obligatoriedad será progresiva teniendo en cuenta el calendario de implementación que reglamenta distintos grupos de obligados y los plazos de acuerdo con el tamaño de tu empresa.
Contexto de la nómina electrónica en Colombia
Cumple los mismos lineamientos y las mismas funciones de una nómina tradicional, pero por sus nuevas especificaciones, el documento soporte de pago de nómina electrónica debe cumplir con otros lineamientos de generación, transmisión y validación ante la DIAN y para la entrega al empleado.
Empresas obligadas a adoptar la nómina electrónica en Colombia
Según la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, los obligados a generar, transmitir y validar la nómina electrónica son todas las empresas que realicen pagos o abonos a sus empleados por la retribución de sus servicios, así como también los pagos a pensionados.
Calendario de implementación de la nómina electrónica para las empresas colombianas
Del mismo modo, con la publicación de la Resolución 000013, la DIAN también implementó un calendario de implementación de la nómina electrónica, en el cual especifica varios plazos para la habilitación, implementación, generación, transmisión y su cumplimiento periódico.
¿Cómo funciona el calendario de implementación de la nómina electrónica?
En el Artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021 puedes encontrar el calendario de implementación de la nómina electrónica. Está organizado de acuerdo con el número de empleados con el que cuentan las empresas obligadas y sus fechas de implementación son las siguientes.
- Las empresas que tienen más de 251 empleados tienen como fecha límite de habilitación el 31 de mayo de 2021 y su fecha máxima para iniciar con la transmisión de la nómina electrónica será el 1 de julio de 2021.
- Aquellas empresas que tienen de 101 a 250 empleados su fecha límite de habilitación será el 31 de mayo de 2021 y la fecha máxima para iniciar con el proceso de transmisión será el 1 de agosto de 2021.
- Las empresas que tienen de 11 a 100 empleados su fecha de habilitación es el 31 de mayo de 2021 y la fecha máxima para iniciar con la transmisión es el 1 de septiembre de 2021.
- Aquellas empresas que tienen de 4 máximo 10 empleados su fecha de habilitación es el 31 de mayo de 2021 y la fecha máxima para iniciar con la trasmisión es el 1 de octubre de 2021.
- Las empresas de 2 y máximo 3 empleados su fecha de habilitación es el 31 de mayo de 2021 y la fecha máxima para que inicien con la transmisión de la nómina electrónica es el 1 de noviembre de 2021.
- Para las empresas con 1 empleado su fecha de habilitación es el 31 de mayo de 2021 y su fecha máxima para iniciar con la transmisión de la nómina electrónica es el 1 de diciembre de 2021.
Si tu empresa no está obligada a emitir factura electrónica, pero realizas pagos a tus empleados, debes habilitarte como emisor de nómina electrónica el 31 de marzo de 2022 y la fecha máxima para iniciar con la transmisión de la nómina electrónica es el 31 de mayo de 2022.
Nómina electrónica para las nuevas empresas – implementación permanente
Si tu empresa está recién constituida y realizas pagos a tus empleados, tienes plazo de dos meses a partir del momento en que realices pagos o abonos a tus empleados por la retribución de sus servicios.
Implementación voluntaria
Así como en el caso de la facturación electrónica, también puedes ser voluntario de nómina electrónica o anticiparte a tu fecha de habilitación.
La Resolución 000013 de 2021 indica que todas las empresas o entidades que deseen, de forma voluntaria, implementar la nómina electrónica antes de su obligación, lo pueden hacer siempre y cuando cumplan con todos los lineamientos que regulan este nuevo proceso. Para conocer cómo funciona la nómina electrónica, haz clic aquí.
Periodicidad de emisión de nómina electrónica para obligados
Según lo indica la Resolución 000013 de 2021, las empresas que están obligadas a emitir la nómina electrónica deben generar sus documentos soporte de pago de forma mensual, además debes tener presente que la transmisión a la DIAN tiene un plazo de 10 días en el mes siguiente al que corresponde la nómina. Una vez transmitas tu nómina a la DIAN, la revisará y te enviará de vuelta un documento electrónico en el que te indica si fue validada o rechazada.
Validación y rechazo de la nómina electrónica
En el caso de que tu nómina haya sido validada satisfactoriamente, la DIAN te la enviará firmada y validada para que la almacenes o la utilices en el momento que la necesites. Si la DIAN rechaza la validación de tu nómina electrónica, recibirás una notificación con los errores que cometiste, debes generar una nueva nómina con las correcciones y enviarla de nuevo para que la DIAN la valide.
¿Qué es el documento de pago de nómina electrónica?
El documento de pago de nómina es un documento de tipo electrónico que soporta los costos y deducciones que se realizan en el Impuesto Sobre la Renta e impuestos descontables en el IVA.
En caso de ser necesario, todo esto se deriva de los pagos o abonos relacionados con el pago de la nómina, y que se generan por una relación laboral o legal y reglamentaria.
Este documento se compone de los valores devengados de la nómina, el valor de las deducciones y el valor total que existe por la diferencia entre estos dos.
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Aspectos legales del Documento de pago de nómina electrónica
Según lo que establece el parágrafo 6 del Artículo 616-1 y el inciso 3 del Artículo 771-2 del ET (Estatuto Tributario), el Artículo 1.6.1.4.27. del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria 1625 de 2016:
El sistema de facturación electrónica aplica tanto para las operaciones de compra y venta de bienes y servicios como para otras operaciones como son las exportaciones, importaciones, los pagos a favor de los responsables del IVA y los pagos de nómina, de este último se debe generar un documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se deriven para este documento.
Documento de pago de nómina Electrónica para el soporte de costos, deducciones o impuestos descontables
Teniendo en cuenta lo anterior, el documento soporte de pago de nómina electrónica constituye un documento para el soporte de costos, deducciones o impuestos descontables que se derivan de los pagos que son realizados en virtud de la relación laboral o legal y reglamentaria: es importante que se establezca el contenido que debe incluir el documento soporte para el pago de nómina, así como las condiciones, términos, el mecanismo técnico y tecnológico para ser generado, la transmisión y la respectiva validación por parte de la DIAN; además de establecer cuáles son los plazos para la implementación de este documento soporte.
Estas son las empresas que deben implementar la nómina electrónica en Colombia.
Recuerda que su implementación es gradual y depende del número de empleados con los que cuenta, también ten presente el calendario permanente por si estas fechas pasaron y debes cumplir con tu proceso de habilitación y transmisión o si quieres iniciar con este proceso de forma voluntaria lo único que debes hacer es cumplir con todos los requisitos que la DIAN exige.
Ten presente que el sistema de nómina electrónica está dentro del software de facturación electrónica. Esto te permitirá cumplir dos requisitos de forma simultánea, porque además la solución de software que contrates se encarga de proveer el certificado digital que deberás presentar en tu nómina electrónica.
Por otro lado, queremos que conozcas Loggro, nuestro software de nómina electrónica en la Nube es100% validado por la DIAN para que cumplas con tu requisito de facturación electrónica, a la vez que cumples con tu obligación de emitir nómina electrónica.
Con Loggro puedes cumplir con las fechas de implementación y con todos los requisitos que la DIAN exige, además ponemos a tu disposición nuestro equipo de especialistas que te brindarán el soporte que necesitas aún en una etapa avanzada de la implementación de la nómina electrónica de tu empresa.
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Equipo Editorial Loggro
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