De cierta forma, toda empresa se beneficia al utilizar una herramienta tecnológica para operar su negocio. Gestionar una empresa de manera ordenada y eficiente es complejo sin la ayuda de, mínimamente, una aplicación, o un software contable que permita controlar la facturación y los inventarios.
Como guía, si usted está experimentando de alguna de las siguientes situaciones, probablemente se encuentra en un momento empresarial donde le sería beneficioso adquirir un software de gestión empresarial o mejorar el que tiene para que cubra de manera más completa sus procesos de negocio:
- Usted nota que con frecuencia sufre de agotados en su inventario, lo que disminuye sus ventas. Sin embargo, al revisar sus existencias, se da cuenta que tiene un exceso de referencias que no rotan, las cuales le atan una parte importante de su capital de trabajo. En esta situación, un software adecuado le permitiría determinar cuanto y cuando comprar insumos para surtir su bodega de manera más óptima, aumentar su rotación y liberar capital de trabajo.
- A usted le es difícil determinar la situación financiera de su negocio de manera rápida y exacta. Por ejemplo, usted no tiene claridad de “a donde se fue” todo el dinero que con esfuerzo invirtió en su negocio. Tampoco tiene certeza de los productos o servicios que le están generando una rentabilidad, o de aquellos que en el balance le generan pérdidas. Así mismo, usted solo logra entender el panorama financiero de su negocio en aquellos momentos puntuales (a veces solo una vez al mes) en que recibe la información de su contador externo. En esta situación, un software adecuado le debe permitir consultar sus estados financieros directamente, en tiempo real, y en cualquier momento.
- En su negocio han venido “desapareciendo” ítems de su inventario, lo que le cuesta mucho dinero. Sin embargo, con los procedimientos y controles actuales, es difícil evitar que personas inescrupulosas abusen de su confianza. Bajo este escenario, un software adecuado le permitiría controlar con disciplina y trazabilidad las entradas y salidas de su inventario, eliminando perdidas indeseadas.
- Su negocio crece, lo cual le requiere abrir nuevos puntos de venta geográficamente dispersos. Por más que usted quiera, usted no logra estar presente en todos ellos, en todo momento, perdiendo así visibilidad de lo que sucede en su empresa. En esta situación, un software robusto le permitiría tener visibilidad en tiempo real de lo que ocurre en todos sus puntos de venta, de manera independiente o consolidada.
- Su compañía crece y la información que maneja (proveedores, utilidades, márgenes, precios de compra, etc.) es altamente confidencial y se hace crítica para el éxito de su negocio. Sin embargo, con su procedimientos y controles actuales, usted no puede implementar un acceso restringido a su información. Bajo este escenario, un buen software le permitiría manejar permisos y roles que determinen quién ve u opera qué, de manera altamente granular.
- Usted crece y en proporción crecen también las obligaciones que tiene con el fisco y con los entes de control. Sin embargo, al llegar el momento de reportar sus resultados a la DIAN, usted sufre de procesos desorganizados, altamente manuales, y como resultado inexactos, los cuales le cuestan dinero en multas o retrasos. En esta situación, un software adecuado le permitiría contar siempre con información legal y fiscal al día, para que cumpla con sus obligaciones de manera sencilla y precisa.
Enumerar la totalidad de situaciones que hacen recomendable adquirir un software de gestión empresarial para su negocio sería imposible. En el análisis final, usted es el mejor juez del estado de su negocio, y quién más puede determinar cuando es el momento de dar un siguiente paso hacia la modernización.
Una cosa es cierta: hoy por hoy, el costo no debe ser un impedimento para adquirir una solución de software para su negocio. Existen en el mercado múltiples opciones asequibles a todo tipo de empresa. Es más, cuando usted sienta que ya “la operación de su negocio se lo tragó” y no le queda tiempo ni para vender ni para pensar, ¡probablemente es un buen momento para considerar una solución que automatice sus procesos!
Acerca de Loggro
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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