Documentos soporte en compras para no obligados a facturar electrónicamente

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La DIAN emitió el comunicado de prensa 55 en el que se establece que desde el 15 de agosto de 2020 se puede acceder al sistema de la DIAN para hacer la solicitud de numeración que deben llevar los documentos que soportan las transacciones con los catalogados como no obligados a facturar electrónicamente, teniendo en cuenta los lineamientos del Decreto 358 de 2020 y la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.

Con esto queda más que claro que los no obligados a facturar electrónicamente deben documentar sus transacciones y para ello deben solicitar numeración específica de acuerdo con lo que establece el Decreto 358 de 2020.

Los documentos equivalentes que deben emitir los no obligados a facturar son similares, en muchos aspectos, a los que deben emitir los obligados a emitir facturas de venta. Ten presente cada uno de los requisitos para que no cometas errores. 

Exentos o no obligados a facturar electrónicamente 

En el Artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016 se encuentran establecidos quiénes son los sujetos que no están obligados a emitir factura electrónica de venta o los documentos equivalentes; estos sujetos los relacionamosa continuación para que lo tengas en cuenta. 

Entidades bancarias 

No se encuentran obligados a emitir factura de venta o documento equivalente los bancos, las corporaciones financieras y las compañías para financiamiento. 

Cooperativas 

Todas las cooperativas que se enfocan en el ahorro y crédito, los organismos cooperativos catalogados en el grado superior, las organizaciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas integrales y multiactivas y los fondos para los empleados. Todas estas entidades en relación con sus operaciones financieras. 

Personas naturales no responsables del IVA

Las personas naturales que no sean responsables del IVA, siempre y cuando cumplan con los lineamientos que establecen los parágrafos 3 y 5 del Artículo 437 del ET (Estatuto Tributario)

  1. Sus ingresos en el año inmediatamente anterior deben ser inferiores a 3.500 UVT (Unidades de Valor Tributario).
  2. No deben contar con más de un establecimiento de comercio.
  3. No deben desarrollar actividades catalogadas como franquicias.
  4. No deben ser usuarios aduaneros.
  5. Las consignaciones que realizaron durante el año anterior no deben haber superado las 3.500 UVT.
  6. Si obtuvieron contratos con el Estado, los ingresos no deben ser superiores a 4.000 UVT.

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Personas naturales no responsables del Impuesto al Consumo 

Las personas naturales que no sean responsables del Impuesto al Consumo, siempre y cuando cumplan con todos los lineamientos que enuncia el Artículo 512-13 del ET; esto quiere decir que, sus ingresos en el año inmediatamente anterior deben ser inferiores a 3.500 UVT y no deben contar con más de un establecimiento de comercio para sus actividades comerciales. 

Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales 

Aquellas empresas que sean constituidas como personas jurídicas o naturales que presten servicios de transporte público metropolitano o urbano de pasajeros, y en relación con estas actividades. 

Las personas naturales vinculadas por una relación laboral 

También las personas naturales que se encuentren vinculadas por una relación laboral o legal, y los pensionados, con relación a los ingresos que se deriven de estas actividades. 

Las personas naturales que vendan bienes o servicios excluidos del IVA 

Todas las personas naturales que vendan bienes excluidos o que presten servicios que no estén gravados con IVA, que hayan obtenido ingresos brutos totales, provenientes de las actividades mencionadas, en el año inmediatamente anterior o en el año en curso inferiores a 3.500 UVT. Ten presente que dentro de los ingresos brutos no se incluyen los que son derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancias que sean ocasionales.  

Prestadores de servicios en el exterior 

Los prestadores de servicios que operen desde el exterior, que no cuenten con una residencia fiscal en Colombia por la prestación de sus servicios electrónicos o digitales. 

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Requisitos para los documentos soporte de los no obligados a facturar 

Lo anterior deja claro quiénes son los sujetos que no se encuentran obligados a facturar o a generar documentos equivalentes a las facturas de venta, los costos y gastos que sean originados por sus actividades comerciales, estos últimos deben ser soportados por medio de un documento que se encargue de probar dicha transacción. Para esto el Artículo 1.6.1.4.12 del DUT (Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria) 1625 de 2016 establece para probar dichas transacciones el documento soporte en adquisiciones que efectúen los no obligados a facturar, este documento debe cumplir con los siguientes requisitos. 

Debe estar denominado 

El documento soporte para los no obligados a facturar debe estar denominado como “Documento Soporte en Adquisiciones Efectuadas a No Obligados a Facturar”. 

Fecha de generación 

Debe incluir la fecha de la operación que debe ser correspondiente a la fecha en que se generó el documento. 

Incluir información personal o de tu empresa 

También debe incluir los apellidos y nombre o la razón social y el número de NIT (Número de Identificación Tributaria) de quien sea el vendedor o el prestador del servicio. 

Debe incluir la información del adquiriente 

El documento soporte debe incluir los apellidos y nombre o la razón social y el número de NIT de quien sea el adquiriente en la transacción.  

Incluir el sistema de numeración autorizado por la DIAN

Es importante que el documento soporte de los no obligados a facturar cuente con el sistema de numeración consecutivo autorizado por la DIAN. También debe indicar el rango autorizado, la fecha de autorización y la vigencia que tiene la solicitud. 

Descripción de la transacción  

El documento debe incluir una descripción específica del bien o servicio prestado. 

Incluir los valores  

Otro aspecto que debe incluir el documento soporte es detallar el valor total que tuvo la operación. 

¿Qué hacer en el caso que el adquiriente sea facturador electrónico? 

En el caso en que el adquiriente sea facturador electrónico, el documento soporte debe ser generado de manera electrónica, cumpliendo con todos los lineamientos, términos y mecanismos que establezca la DIAN, de lo contrario el documento puede ser generado de forma física cumpliendo todos los requisitos que describimos anteriormente. 

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¿Cuándo es obligatorio emitir documentos equivalentes electrónicos para los no obligados? 

Los no obligados a facturar serán obligados a presentar sus documentos equivalentes de manera electrónica cuando la DIAN establezca cuáles deben ser las condiciones y los mecanismos para la emisión de dichos documentos.

Los requisitos establecidos por la norma son similares a los de un documento equivalente a la factura de venta, con la identificación de las partes que realizan la operación, y con la denominación del documento como “documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.

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