El formato XML para el sistema de facturación electrónica es el conjunto de datos estructurados que componen un documento tributario. Estos se describen de forma que resulten legibles para el intercambio de la información entre las diferentes plataformas que intervienen en el proceso de facturación. En este artículo te contamos todo lo que debes saber acerca de la importancia del formato XML para la facturación electrónica.
El formato XML en la Facturación Electrónica: ¿Por qué es tan importante?
¿Qué es un archivo XML?
El archivo XML (Extensible Markup Language) o también conocido como Lenguaje Extensible de Etiquetado se define como un lenguaje marcado para documentos que cuentan con información estructurada, que a su vez tiene contenido como imágenes o palabras y alguna indicación de por qué fue generado.
Esto quiere decir que se trata de un metalenguaje que facilita la definición de etiquetas y las relaciones estructurales entre ellas, esto hace que se entienda como un documento cualquier tipo de información estructurada.
Características principales del archivo XML
Entre las características que más destacan al archivo XML podemos encontrar las que mencionaremos a continuación:
- Es un archivo abierto, muy flexible y frecuentemente utilizado para publicar, almacenar e intercambiar cualquier tipo de información.
- Brinda portabilidad y uso de la información por medio de diferentes tipos de plataformas.
- Lo soportan muchas aplicaciones en distintos programas.
- Es un formato que pueden leer tanto los computadores como las personas.
- Las especificaciones para los documentos XML son sencillas, ágiles y precisas.
Brinda seguridad y garantiza la integridad de la información mientras viaja por la web.
¿Por qué es importante el archivo XML para la facturación electrónica?
El archivo XML tiene relevancia fiscal y es el que se considera como comprobante para las operaciones comerciales. Es decir que este archivo es el que la DIAN tiene en cuenta para cualquier fin tributario.
Seguridad que brinda el archivo XML a tu información tributaria
A esto se suma la seguridad que brindan los archivos XML, pues al viajar encriptado no corre ningún tipo de riesgo de ser interceptado o alterado; de esta forma es posible evitar los fraudes fiscales o los robos de identidad que son más fáciles y frecuentes al utilizar archivos como el PDF, XLS, etc.
Por esta razón siempre que pagues por la compra de un bien o por la adquisición de un servicio es importante que además del PDF de la factura electrónica, exijas el respectivo archivo XML.
Utiliza un software de facturación electrónica
Si eres uno de los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente lo más sencillo es contratar los servicios de un proveedor autorizado por la DIAN para realizar esta tarea. A esto se suma que los software simplifican la facturación, permite cargar de forma masiva datos y tener funcionalidades adicionales, como la visualización de los pagos y recaudaciones; con este tipo de sistema puedes generar de forma automática el archivo XML, enviarlo a la DIAN para su proceso de validación previa y luego finaliza el proceso, remitiéndose al correo que te indique tu cliente.
¿Por qué la DIAN utiliza el formato XML?
Esta es la forma más segura para intercambiar información de forma electrónica y se aplica en el proceso de facturación electrónica, pues cumple los aspectos técnicos que deben tener todos los documentos electrónicos: facturas, nota crédito y nota débito.
Proceso de los archivos XML y PDF en la facturación electrónica
Cuando un contribuyente genera una factura electrónica, su sistema de facturación se encarga de encriptar la información en un archivo XML para que viaje de forma segura a través de los diferentes sistemas que operan en conjunto y el punto de destino son los servidores con los que cuenta la DIAN. Allí se aloja la información que es utilizada para monitorizar el consumo en tiempo real de los colombianos, conocer datos como la facturación anual por tipo de servicio, procesos de recaudo de cartera, entre muchos otros.
El archivo XML que se genera en un principio es la factura electrónica y el archivo PDF que se genera adjunto es tan solo su representación gráfica para facilitar su lectura y la contabilización de los documentos tributarios electrónicos.
Requisitos de una factura electrónica en formato XML
A continuación, te vamos a mencionar algunos de los datos más importantes que deben tener las facturas en formato XML, pero ten presente que por cualquier otra situación los datos que presenta la generación de una factura electrónica en el formato XML pueden ser muchos más.
- Nombre del archivo
Debes presentarlo en formato XML. Es una particularidad que también aplica para las notas débito y crédito.
- Los esquemas
Estos también debes presentarlos en el formato XML para la validación de las facturas electrónicas, nota débito y nota crédito. Estos formatos los puedes descargar directamente de la página web de la DIAN.
Estos esquemas los puedes consultar como los documentos anexos que componen la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016.
- Datos de los participantes
Otro aspecto muy importante que debe incluir son los datos del emisor y del receptor. Los datos del emisor corresponden a la empresa que debe facturar, mientras que los datos del receptor son los del cliente que realiza la compra.
- Descripción de los productos
En este campo se debe incluir toda la información y las características de los productos y servicios que se encuentran relacionados en la factura; esta descripción debe ser sencilla para que el comprador pueda identificarla.
- Firma electrónica
Con el fin de fomentar la seguridad y la confiabilidad de los procesos que soportan la implementación de la facturación electrónica, es obligatorio que tus facturas cuenten con la firma electrónica. Esto quiere decir que, el formato de firma electrónica es otra de las obligaciones con las que debes cumplir, teniendo en cuenta las normas y disposiciones de la DIAN para la facturación electrónica.
- Código CUFE
Cada factura electrónica debe incluir su respectivo Código CUFE (Código Único de Facturación Electrónica), este es el encargado de identificar una factura electrónica en Colombia y se puede tener por medio del uso del One-Way Hash; este último es un algoritmo que se encarga de convertir los mensajes o textos en una secuencia de dígitos.
- Otros datos
Además de los datos que mencionamos anteriormente se deben incluir otros como la información a nivel de impuestos, la resolución de facturación, etc. Los que mencionamos en este artículo son un ejemplo de todo lo que puede llegar a presentar una factura electrónica de venta. Conoce aquí cómo se llena la glosa de la factura electrónica.
(H3) ¿Cómo establece el formato XML el Estatuto Tributario?
El formato XML se compone por distintas secciones de diligenciamiento obligatorio, teniendo en cuenta lo que establece el Estatuto Tributario. Existen campos de carácter opcional y que se deben diligenciar teniendo en cuenta las necesidades de la operación comercial, el sector económico y sus características.
Para concluir, ten presente que es importante que emitas tus facturas a la DIAN en formato XML porque es uno de los requisitos de la facturación electrónica y porque le brinda mayor seguridad a tu información tributaria. Recuerda que este es un aspecto que aplica para las facturas electrónicas, notas débito y notas crédito.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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